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Implantacion y ROI de la factura digital en Carrefour España

En marzo del 2003 Carrefour España comenzó recibir y emitir las facturas de sus transacciones comerciales B2B a través de el sistema de facturación telemática, es decir, ficheros electrónicos con plena validez tributaria y legal que eliminan la necesidad de imprimir el documento.

Antes de la aprobación de la Ley de Firma Digital el 14 de Febrero de 2003, Carrefour recibía unas 20.000 facturas físicas al día, esto significaba tener que disponer de 12 Km de lineales de archivo con 8.000 containers de 64.000 archivadores y cientos de personas dedicadas a la validación de facturas. Su personal administrativo punteába 7 millones de líneas de factura al año para identificar los litigios.

Carrefour España gestionaba más de 6 millones de facturas por año de las cuales, en marzo de 2003, 189.000 facturas eran procesadas manualmente (42%) y 268.000 facturas procesadas mediante EDI (58%). Ante este panorama la implementación de la factura electrónica no tenía más opción que resultar beneficiosa.


Carrefour factura digital o telematica comercio electronico EDI

El 14 de Febrero de 2003 se aprueba la ley de firma digital en España y Carrefour comienza el proceso de convertir a todos los proveedores. Comenzaron su estrategia de captación de aquellos proveedores que ya trabajaban con Carrefour mediante el protocolo de comercio electronico Electronic Data Interchange (EDI).

(a) Pasos para captar a los proveedores que ya trabajaban con EDI:

  • Adaptaron sus estaciones EDI
  • Comunicaron a todos sus proveedores que ya trabajaban con EDI esta nueva oportunidad
  • Hicieron llamadas telefónicas a todos los proveedores para explicarles los pasos a seguir para enviar facturas firmadas
  • Resultados: En sólo un mes 25 proveedores comenzaron a enviar facturas firmadas y se fueron incorporando unos 3 proveedores al día.

    (b) Pasos para captar al resto de proveedores

  • Tenían dos perfiles de proveedores:
    (a) proveedor EDI que no enviaba firma
    (b) proveedor que aún no era EDI y queríamos captar directamente en digital
  • Preparación: Reuniones con empresas de software EDI para fijar objetivos de captación de proveedores
  • Reuniones: Reuniones con proveedores para explicar ventajas de EDI (Reuniones conjuntas entre AECOC, Carrefour y empresa de software)
  • Reactivaciones y seguimiento: Seguimiento telefónico de cada uno de los proveedores por parte del equipo de Carrefour (media de 7 llamadas para captar a un proveedor).
  • Aceptación e implantación: Tras un período de pruebas, el proveedor envía a Carrefour un escrito de comienzo de envío de facturas EDI con firma digital
  • Actualmente, por un lado, el 93% de todas las facturas que paga Carrefour se conforman en formato EDI y, de estas, el 88% son firmadas digitalmente, y por otro emite un alto porcentaje de sus facturas y cargos con firma digital avanzada (2.800 proveedores)

    Ventajas y ROI que ha aportado a Carrefour la implantación de facturas firmadas digitalmente:

    Antes recibían 20.000 factucturas físicas (en papel) al día.
    Ahora sólo reciben 3.000 facturas físicas diarias

    Antes archivaban 20.000 facturas físicas (en papel) al día.
    Ahora archivan sólo 3.000 facturas físicas diarias

    ROI en organización: con este ratio de productividad, el departamento de archivo y clasificación ha mejorado en un 80%.

    ROI en armonización: la recepción de facturas por EDI permite avanzar en el desarrollo y aplicación de funcionalidades que incrementan la eficiencia y eficacia en procesos automatizables como la resolución de litigios.

    ROI económico y financiero: Carrefour elimina papel y gestión de un altísimo porcentaje de las facturas que recibe, pero también de las que emite con firma digital avanzada. El ahorro de coste estimado es el siguiente:
    Ahorro en gasto de personal: 2.500.000 Euros
    Ahorro en gasto de archivo: 200.000 Euros
    Ahorro en gasto de correo: 35.000 Euros

    Como conclusión la implementación de la factura telemática o digital por parte de Carrefour ha significado:

  • Mayor eficacia en los procesos administrativos
  • Mayor fiabilidad al evitar el error humano
  • Mayor agilidad en los flujos de información con sus proveedores
  • Sinergias importantes en la gestión del pago-cobro
  • Estos datos se basan en la presentación realizada por Ana Quintana Responsable del centro de conformación de facturas de Carrefour en la Jornada sobre facturación telemática llevada a cabo en la Cámara de Madrid el 15 de noviembre 2005.

    Una opinión en “Implantacion y ROI de la factura digital en Carrefour España

    1. maiker

      buen comentario bueno estoi haciendo una tesis basada en wal mart y tu analisis es de gran ayuda para pensar en hacer buenas estrategias gracias por darme la posibilidad de comentarlo maiker gonzalez egresado de ingenieria en recursos humanos instituto la araucana,chile

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