Cómo obtener y conservar la factura digital o electrónica

AECOC ha elaborado un resumen de los pasos a seguir para obtener la factura digital o factura electrónica en España:

  1. Obtener un certificado FNMT Clase 2 CA. “Durante el proceso de emisión del certificado, debe personarse una persona con poderes a una legislación de AEAT, para la verificación de la identidad”. Puedes encontrar más información en la página de la Agencia Tributaria (apartado de Oficina Virtual), dónde se explica cómo conseguir un certificado, los pasos a seguir y como instalarlo posteriormente, y en la página de Fabrica Nacional de Moneda y Timbre.
  2. Actualizar la Estación de Usuario EDI (ver softwares disponibles para firma). “Contacte con su proveedor de software EDI, para actualizar su herramienta y poder trabajar con factura digital. Si no dispone de una Estación de Usuario EDI, puede ver la lista de proveedores EDI.”
  3. Verificar que el mapa de integración contiene todos los datos que se deben exigir a una factura. “Si alguno no estuviera, debe incluirlo”.
  4. Acordar con el cliente una fecha “para realizar pruebas de funcionamiento”.
  5. “Enviar el certificado digital (sólo con la clave pública, la privada no debe exportarse nunca) al interlocutor”.
  6. Tras la prueba positiva, “se puede suprimir el envío de papel”.

    Qué y cómo conservar

    I.- El emisor de la factura digital

    (i) Si conserva copia de las facturas

    • Formato Papel: Conservación de copias de las Ver artículo 19.1.b) del Real Decreto 1496/2003. Guardar una simple copia de la factura en papel.
    • Formato Eletrónico: Conservación de las copias de las facturas expedidas en formato original en el que se haya emitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma o otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de los datos.

    Ver artículos 19.1.b) y 21.1 del Real Decreto 1496/2003 En este caso, es necesario conservar la factura electrónica con la firma y el software necesario para comprobar la autenticidad e integridad.

    (ii) Si conserva matríz de las facturas expedidas

    • Copia en Papel: Conservación de las matrices de las facturas expedidas. Ver artículos 19.1.b) y 21 del Real Decreto 1496/2003 La interpretación de matriz es cualquier soporte informático que permita su visualización, búsqueda selectiva y emisión de copia. Por ejemplo, un archivo que contiene la factura escaneada (.pdf) o archivo que contiene una imagen de la factura (.jpg).
    • Formato Electrónico: Conservación de las matrices de las facturas expedidas.

      Ver artículos 19.1.b) y 21 del Real Decreto 1496/2003.

      Ver “Informe sobre la consulta formulada por AECOC sobre aclaración de los requisitos de conservación de la factura expedida y remitida por medios electrónicos, en el supuesto de que el expedidor haya optado por conservar las matrices AEAT.

      En este caso, la interpretación de matriz es cualquier soporte informático que permita su visualización, búsqueda selectiva y emisión de copia. Tal copia se puede emitir en formato EDI, así como, en formato papel. Con lo cual, se puede asociar el término matriz a base de datos. Esta asociación se refirma con la consulta realizada por AECOC a Jesús González Fuentes, jefe de la Unidad Central de Auditoria Informática de la AEAT.

      Por ejemplo, es necesario conservar una base de datos (Access, Oracle, …) que contenga los datos de la factura y que permita la creación de una copia.

      II. El receptor de la factura digital

      • Formato papel: Conservación de las facturas y documentos sustitutivos recibidos. Ver artículo 19.1.a) del Real Decreto 1496/2003. En este caso, hay que conservar la factura en papel que se ha recibido.
      • Formato electrónico: Conservación de la facturas en formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma o otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de los datos.

      Ver artículos 19.1.a) y 21.1 del Real Decreto 1496/2003. En este caso, es necesario conservar la factura electrónica con la firma y el software necesario para comprobar la autenticidad e integridad.

        Excepcionalmente, las facturas electrónicas recibidas con firma electrónica avanzada podrán conservarse impresas en papel a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación, producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, para los empresarios o profesionales de reducida dimensión y, en su caso, consumidores finales que expresamente se determine.

        Ver punto sexto de la ORDEN HAC/3134/2002. En este caso, hay que conservar el papel que contiene la impresión de la factura con la marca gráfica de autenticación correspondiente y puede destruirse la firma electrónica.

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