Un sistema ERP es algo más que un planificador de procesos empresariales. Es una fuente de automatización procesos, centrada en mejorar la productividad, la calidad y acceder a técnicas de gestión más complejas. Y automatizar no es algo que se pueda hacer de un día para otro. Sino, que necesita un proceso evolutivo y sobre todo, razones. Explicamos los beneficios de automatizar procesos con un ERP y, particularmente, las Areas Funcionales que un Software ERP podría Automatizar en una Empresa.
Indice del Artículo
Beneficios de Automatizar Procesos ERP
Areas Funcionales que se pueden Beneficiar con la Automatización
1. Automatización en Mantenimiento de Maquinaria Industrial y Equipos
2. Automatización en Procesos de Fabricación
3. Automatización en Operaciones
4. Automatización de la Gestión del Inventario y Aprovisionamiento
5. Automatización del Almacén y en la Cadena de Suministro
6. Automatización en el Area Financiera
7. Automatización en el Area de Recursos Humanos
8. Automatización en la Gestión de Proyectos
9. Automatización de Marketing
10. Automatización del Servicio al Cliente
I. Beneficios de Automatizar Procesos ERP
Son muchos los beneficios de automatizar procesos con un ERP. Por ejemplo, un buen ERP utiliza información externa e interna, relevante y valiosa para la empresa, dentro de la solución integrada. La automatización de datos, reduce errores humanos, asegura la coherencia y evita la discontinuidad y la duplicación de datos.
— El ERP consolida la información en una base de datos central para funcionalidades diversas de la empresa. Para todo. Lo cual no solo facilita la integración, sino también la automatización.
— La empresa se digitaliza, elimina el papel, -y con esto- riesgos de seguridad, acumulación de archivos, etc. Un estudio de PRISM International, dice que entre 2 y 7% de los documentos en papel se archivan incorrectamente, lo cual genera costes de gestión de unos 120 dólares por documento. Fuente: PRISM International, 2013. Records Management?
Y cambiar papel por documento digital, reduce la huella ambiental de servicios: menos desperdicio significa menos impacto negativo en el medio ambiente.
— El uso de un ERP para automatizar tareas y compartir información ayuda a evitar que se produzcan silos. Los silos son islas de información. Tal grupo o tal persona gestiona cierta información, y se hace fuerte en ella, en detrimento del equipo y de los intereses de la empresa. Compartir información es la piedra fundamental del trabajo en equipo.
10 Areas de Automatización de Procesos en un Software ERP y sus Beneficios
— En este mismo sentido, un software ERP automatiza las interacciones entre departamentos.
El beneficio más visible de esta automatización es utilizar mejor el tiempo de la gente durante las horas de trabajo.
- También, automatiza la generación de información y reportes de todos los departamentos. La analítica es instantánea, en tiempo real. Lo cual es perfecto para tomar decisiones, cuándo y dónde se necesite.
— Mejora la planificación. Por ejemplo, si cuentas con previsión de ventas automatizada, podrás planificar la producción (disponibilidad de materiales, logística de entregas, trabajadores, capacidad de producción, etc.)
— La automatización de ERP ayuda a una organización a establecer visibilidad y control en tiempo real del proceso empresarial. Ayuda a analizar cómo se gestionan los procesos. Y dónde pueden estar los cuellos de botella y destacar los posibles resultados.
II. Areas Funcionales que se pueden Beneficiar con la Automatización
El software ERP, tiene facultades innatas para llevar a cabo la automatización de procesos en todas las áreas funcionales de la empresa.
Pero sus capacidades se potencian cuando es complementado con sistemas de automatización robótica de procesos (RPA), inteligencia artificial (AI), redes de sensores y el despliegue de robots.
Teniendo en cuenta estos elementos, algunas de las Areas Funcionales que se pueden Beneficiar con la Automatización son las siguientes:
1. Automatización en Mantenimiento de Maquinaria Industrial y Equipos
Internet de las cosas (IoT) se refiere a elementos que tienen sensores inteligentes integrados para interactuar a través de Internet. Es lo que llamamos Industria 4.0, la convergencia entre el mundo físico y el digital.
Un ERP conectado a este tipo de dispositivos puede brindar información y alertas sobre el estado de la maquinaria, equipos, instalaciones, vehículos,…
Esta tecnología puede reducir el mantenimiento productivo, preventivo, correctivo y proporcionar ciclos de vida más prolongados. Un sistema ERP puede apagar equipos o encenderlos para ahorrar energía y extender su vida útil.
El mantenimiento predictivo, por ejemplo, reduce la paralización de la maquinaria entre el 30 y el 50% e incrementa la vida útil de las mismas entre un 20 y un 40%, según un estudio de McKinsey and Company. Fuente: Valerio Dilda, et. al., 2017. Manufacturing: Analytics Unleashes Productivity and Profitability. McKinsey & Company.
2. Automatización en Procesos de Fabricación
Los sensores también pueden servir para racionalizar de las ejecuciones de producción.
La automatización de flujos de trabajo o workflow puede ayudar a las empresas de fabricación a:
- Recortar los tiempos del ciclo de compras y presupuestos (Gastos de Capital y Gastos Operativos)
- Mejorar y acelerar el desarrollo del ciclo de vida del producto
- Estandarizar la gestión de calidad del producto
- Acortar el ciclo de la cadena de suministro para las aprobaciones y la recepción de mercancías
- Mejorar y estandarizar los informes de seguridad.
3. Automatización en Operaciones
La IA puede determinar cómo enrutar y ejecutar transacciones mediante el uso de tecnologías modernas como el reconocimiento de voz entrante (IVR). En un sistema ERP, el reconocimiento de voz permite a los usuarios operar dentro de la aplicación en modo las manos libres, lo que mejora la precisión y las operaciones de las actividades laborales. Las interacciones de reconocimiento de voz también ayudan a aumentar la seguridad en áreas como autenticación y los privilegios de usuarios.
4. Automatización de la Gestión del Inventario y Aprovisionamiento
Es imprescindible conocer el inventario disponible para poder cumplir con los pedidos. Conocer sus costes de material para calcular el beneficio, y sobre todo optimizar los niveles de inventario
Los ERP notifican automáticamente cuando hay poco material o productos y es necesario hacer un pedido.
Se puede automatizar la gestionar del aprovisionamiento. Automatizar y optimizar el envío, el procesamiento de pagos y otras tareas de cumplimiento.
5. Automatización del Almacén y en la Cadena de Suministro
Los sensores también mejoran la visibilidad en la cadena de suministro.
Ya es muy común ver pequeños robots de recogida y embalaje que se desplazan rápidamente por un almacén y detectan el objeto o artículo correcto a través de SKU, UPC o incluso RFID. Y sincronizan datos con el ERP. Actúan autónomamente, cuando se recibe un pedido. Y agilizan el proceso de entrega, en beneficio del cliente final. A una escala gigante, también lo hacen en puertos, aeropuertos, etc.. El impacto, en términos de eficiencia en cadena de suministro, es enorme. Es una revolución.
6. Automatización en el Area Financiera
Optimiza la gestión de:
- Compra
- Gastos de capital
- Contratos
- Centraliza las solicitudes de suministro
- Creación de informes personalizados en tiempo real
7. Automatización en el Area de Recursos Humanos
Permite determinar el…
- Cambio de estatus de los empleados
- Gestión consultas de Recursos Humanos
- Ajustes automatizados de nómina
8. Automatización en la Gestión de Proyectos
Optimiza:
- La Planificación de proyectos
- La Planificación de recursos
- Elabora el Cálculo de costes de proyectos
- La Gestión de Facturación
- La Gestión de tiempo y gastos
- La Gestión de actividades e hitos del proyecto
- Evaluación del resultados en base a objetivos
9. Automatización de Marketing
- Detección de tendencias emergentes
- Tracking Multicanal, Omnicanal y Social Media
- Campañas por Goteo correos electrónicos enviados en intervalos diseñados para cada objetivo.
- Lead Nurturing y Lead Scoring Automatizados acciones de clasificación y cualificación de cada registro en base al comportamiento
- Clasificación de Leads
- Gestión de Leads
- Alertas para la Conversión en tiempo real
10. Automatización del Servicio al Cliente
Los datos permiten un mejor conocimiento del cliente, y a su vez, mejorar el servicio al cliente. En la práctica, un ERP integrado podría automatizar su servicio al cliente entrante, mediante un chatbot de integencia artificial, por ejemplo,
dando más tiempo al equipo de ventas, para realizar llamadas telefónicas o realizar visitas personales.