Gracias a la e-factura cualquier empresa de cualquier sector puede reducir los costes asociados al envío de papel -como el sobre y el sello-, a los derivados de la necesidad de archivar facturas; así como disminuir el tiempo que exige la facturación tradicional en papel, permitiendo que el departamento de administración pueda dedicarse a tareas de mayor valor para la empresa. Además, la factura digital permite recuperar facturas de forma automática y más rápida; una serie de beneficios que aportarán al sector español un ahorro estimado de 18 millones de euros anuales (cerca de 3000 millones de pesetas). Un estudio estima que la utilización de factura digital en las transacciones comerciales puede hacer ahorrar a las partes intervinientes unos 0.7 euros en emisión y hasta casi 2 euros en recepción, por factura.
Asimismo, la e-factura es mucho más segura que el papel (autenticación e integridad), es un sistema abierto y aplicable a cualquier marco tecnológico (Red Valor Añadido, Internet, diskette ..y cualquier sistema de futuro), que permite cualquier formato EDI (EANCOM, XML, ...) y de mucha mayor accesibilidad (Sin autorización previa y sin registros adicionales).

Factura Digital: Beneficios - Ahorros Administrativos en Facturas AECOC
Ahorro por Factura Emisor
Papel
coste/unid
E.D.I.
coste/und.
Impresión 0.12 Estación (Hard + Soft) 0.01
envío (sobre, sello...) 0.28 Tráfico 0.03
Trataminento manual 0.35 Gestión, Admon, EDI, Desarrollo 0.02
Total 0.75 euro Total 0.05 euro
Ahorro por factura receptor: 1.85 euros
Ahorro por Factura Receptor
Papel
coste/unid
E.D.I.
coste/und.
Recepción y manip. 0.07 Estación (Hard + Soft) 0.01
Grabación 0.15 Tráfico 0.03
Tratamiento manual 1.68 Gestión, Admon, EDI, Desarrollo 0.02
Total 1.9 euros Total 0.05 euros
Ahorro por factura Receptor: 1.85 Euros

Según la Asociación Española de Codificación Comercial AECOC, los principales beneficios de la factura digital pueden resumirse en:

Reducción de costes
a. Ahorro de tiempo y personal en tareas que no aportan valor.
b. Mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos.
c. No necesitamos sellos, papel ni ensobrado
d. Archivado de las facturas de forma electrónica, evitando archivar el papel.

Mayor disponibilidad de los datos
a. Transmisión electrónica (EDI)
b. Automatización e Integración de los datos
c. Los datos no contienen errores
d. Integridad del contenido y seguridad de la identidad del emisor (muy difícil suplantar la identidad)

El abec? de la factura digital de AECOC se resume a continuación:

1. Obtener un certificado FNMT Clase 2 CA.
Durante el proceso de emisión del certificado debe personarse una persona con poderes a una delegación de AEAT para la verificación de la identidad. Puede encontrar más información en la Agencia Tributaria www.aeat.es en el apartado de Oficina Virtual, donde se explica Cómo conseguir un certificado, los pasos a seguir y como instalarlo posteriormente, o bien en la página de Fabrica Nacional de Moneda y Timbre (www.fnmt.es).
2. Actualizar la Estación de Usuario EDI. Contacte con su proveedor de software EDI para actualizar su herramienta y poder trabajar con factura digital.

3. Verificar que el mapa de Integración contiene todos los datos que se deben exigir a una factura. Si alguno no estuviera, debe incluirlo.

4. Acordar con el cliente una fecha para realizar pruebas de funcionamiento.

5. Enviar el certificado digital (solo con la clave pública, la privada NO debe exportarse nunca) a tu interlocutor.

6. Tras el período de pruebas ya podemos suprimir la obligación de enviar el papel.

AECOC ha trabajado en el desarrollo de la e-factura y en la actualización de los sistemas informáticos para que las empresas de gran consumo pudiesen incorporar la firma digital a sus procesos de facturación. Carrefour, Condis, Caprabo, Eroski, Mercadona, El Corte Ingles, Snack Ventures y Unilever han sido de las primeras empresas en intercambiar facturas digitales con total validez legal, consiguiendo además, Según sus propias estimaciones, reducir en un 20% los costes administrativos asociados a las facturas.
La factura digital es, por su facilidad, comodidad y simplicidad, una extraordinaria oportunidad de mejora y ahorro en los procesos de facturación. Además, la utilización del estandar internacional EDI-EANCOM promovido por la Asociación EAN internacional -de la que AECOC es representante en España- para enviar facturas firmadas ofrece múltiples ventajas a las empresas: utilización de una herramienta común y estandarizada, automatización de los procesos, disminución de los errores, ahorros importantes en la gestión del papel y simplificación de la gestión de litigios.

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