Un software o sistema de gestión documental ahorra tiempo y esfuerzos del personal dedicado a clasificar, organizar, rastrear y almacenar grandes cantidades de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel creados por la organización o previamente escaneados y digitalizados. En resumen un buen sistema DMS permite ahorrar una buena cantidad de recursos económicos y mucho tiempo en gestión. Una etapa fundamental para convertir una empresa tradicional en una empresa digital es antes convertirse en una “empresa sin papel” y Odoo ERP a través de su infraestructura de Gestión Documental o DMS facilita este importante salto. Odoo Documents integrado, puede compartir, enviar, clasificar, archivar o aprobar documentos escaneados y generar fácilmente documentos comerciales como facturas de proveedores, registrar facturas, reembolsos de proveedores, tareas, escanear contratos y firmar electrónicamente.

Un sistema inteligente de gestión documental es muy útil en muchos sectores. Empresas industriales, comerciales y de servicios de todo tipo, empresas de macrodatos,​ datos masivos, inteligencia de datos, datos a gran escala o Big Data; industrias de la comunicación e internet (televisión, periódicos, cine, producciones para streaming); fotografía; bibliotecas; sector sanitario o salud, medicina, laboratorios, clínicas y hospitales (expediente clínico electrónico, por ejemplo); sector de la justicia o legal y despacho de abogados; las gestorías y administradores; ingeniería y arquitectura, educación y capacitación, colegios, escuelas, universidades y centros de entrenamiento; las Administraciones Públicas, etc.

Principales Funcionalidades del Software de Gestión Documental o DMS en Odoo ERP

• Reingeniería del concepto DMS (Document Management System): Pasar a un sistema sin papel. Odoo Documentos se ha creado para compartir, enviar, clasificar y archivar fácilmente documentos escaneados. Asimismo para generar documentos comerciales como facturas de proveedores, tareas y hojas de productos para la fabricación.
• Optimización del flujo de trabajo: Implica el proceso de aprobación, control y validación totalmente integrado, con actividades, reglas de chatter y acción que en cada etapa participe la persona correcta en el momento previamente establecido.
• Correo electrónico como base: El correo electrónico actúa como medio de enlace, las facturas se crean automáticamente, desde un documento procesado con un scanner o directamente desde el correo electrónico de proveedores.
• Colaboración entre el equipo de la empresa u organización y los clientes: Asigna documentos a los miembros de tu equipo, clientes o proveedores. Colabora compartiendo archivos y carpetas públicas con clientes y pudiendo ellos importar documentos directamente.
• Firma digital: los documentos pueden pasar a la firma digital de la persona asignada, sin tener que ser impresos o encaneados.
• Procesar lotes de documentos: Odoo Documents permita gestionar lotes de documentos, solicitando aprobación, cambiando carpetas, etiquetando y asignando varios archivos a la vez en lugar de cada uno individualmente.
• Integración con todas las aplicaciones de Odoo ERP: Los documentos se integran con otras aplicaciones de Odoo, siguen las diferentes versiones de planes, cambios de ingeniería y hojas de trabajo de Gestión del Ciclo de Vida de Productos o Product Lifecycle Management PLM; convierte las cotizaciones en en facturas de proveedores con el sistema de contabilidad de Odoo con elementos de Inteligencia Artificial; gestiona previsiones de proyectos, equipos y archivos. O delegar tareas y supervisar cada paso del proyecto.

 

Detalles de las funciones de gestión de documentos de Odoo ERP

• Avance: vista previa de los formatos de archivo: PDF, imágenes, videos.
• Chat: dialogar sobre documentos, crear actividades y realizar seguimiento de las actividades que se realizan sobre un documento.
• Selección de procesos: Subir archivos normales o crear documentos como enlaces
• Asignación de documentos: Asignar documentos a usuarios, clientes / proveedores o documentos de Odoo ERP (presupuestos, facturas, tareas, productos, informes,..)
• Organizar carpetas: Crear jerarquía de carpetas con etiquetas y tipos de acciones.
• Etiquetas: Establecer etiquetas para estructurar documentos por carpeta
• Recursos: Los documentos vinculados a los recursos (facturas, tareas) están integrados en el sistema de gestión de documentos.
• Filtros: Definir filtros propios
• Dividir archivos PDF: Dividir archivos PDF de varias páginas en varios documentos; particularmente necesario cuando se escasean documentos en lotes.
• Trabajo en lote: Etiquetar, pre-visualizar o iniciar acciones en un conjunto de documentos a la vez.
• Archivo: Posibilidad de archivar o borrar documentos.
• Derechos de acceso personalizados: Establecer derechos de acceso o privilegios personalizados por carpeta o etiquetas.
• Compartir carpetas: para ofrecer acceso a usuarios externos (con o sin inicio de sesión) y permitirles cargar nuevos documentos
• Compartir documentos: compartir listas de documentos con clientes o proveedores para colaborar. Establecer fecha de validez de los documentos compartidos.
• Pasarela de correo electrónico: los usuarios pueden crear documentos enviando un correo electrónico. Definir reglas para establecer etiquetas y carpetas automáticamente de acuerdo con el correo electrónico.
• Definir acciones automatizadas por carpetas, contactos o tareas: creación de documentos, procesar facturas, firmar, organizar archivos, etc.
• Bloqueo y desbloqueo: bloqueo de archivo cuando se está modificando con el objetivo de que otros no intervengan
• Solicitudes de documentos: Crear alerta de "documentos faltantes" y organizarlos como documentos, para indicar al equipo que hay que añadir esos documentos.
• Proceso de validación: proceso de validación personalizado con etiquetas y acciones automatizadas.
• Integraciones: Integración con gestión de proyectos, firma electrónica, facturación de proveedores, gestión del ciclo de vida de productos o Product Lifecycle Management PLM, etc. Hay que tener en cuenta que las posibilidades son múltiples porque Odoo ERP es un software modular que puede integrar CRM (ventas), compras, inventarios, facturación electrónica, contabilidad, producción, proyectos, recursos humanos, códigos de barras, nóminas, centros de costos, gestión de activos, cobranzas, gestión de miembros y descuentos, control de calidad, control de créditos, logística, conciliación bancaria automática, comercio electrónico o ecommerce, Google Maps, tipos de cambio automáticos, etc.

Videos de Odoo Sistema de Gestión Documental DMS

Odoo Documents: Sistema de Gestion de Documentos, video (en inglés)

Sistema de Gestión de Documentos o Document Management System, video (en inglés):