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Actualmente en el mercado hay varios programas o aplicaciones de tipo CRM (Customer Relationship Management) o software de gestión y monitorización relaciones con los clientes, que reúnen las características de ser opensource y gratis. Nos referiremos a cuatro CRM que si bien están en niveles de desarrollo muy diferentes entre si, presentan un desempeño interesante dentro de este segmento, y ellos son: Odoo ERP - CRM, SuiteCRM, Dolibarr ERP - CRM y OroCRM.
Opensource se refiere a software de código abierto, con capacidad de ser estudiado, revisado, transformado y re-distribuido. Y gratis, significa que la licencia de este software no tiene coste alguno, el código es totalmente gratuito.
Pero hay que aclarar que si bien la licencia es gratis, el usuario que no tenga conocimientos deberá contratar su implantación a terceros. Si se instala en internet, deberá adquirir un dominio y contratar servicios de hosting, y si no sabe cómo funciona, deberá pagar por la formación. Pero aún así, este tipo de aplicaciones son mucho más económicas -y en algunos casos más seguras- que las aplicaciones comerciales. Nos gustan las aplicaciones opensource, y las recomendamos con absoluto convencimiento.
¿Para qué sirve un CRM? ¿Qué beneficios aporta un CRM a una empresa?
Básicamente, un CRM permite conocer mejor a los clientes para poder personalizar los productos y servicios, para poder atenderlos mejor, para mantenerlos informados, para que les llegue la propuesta de valor de la empresa y para resolver cualquier tipo de problemas que puedan surgir entre el cliente y la empresa.
Un CRM recopila, organiza y almacena información de prospectos, clientes potenciales y clientes actuales.
El CRM recopila, entre otros, datos como teléfonos, e-mails, requerimientos y necesidades, leads y oportunidades, preferencias, historial de la relación (llamadas, emails, reuniones, visitas, conversaciones, perfiles y relaciones en redes sociales, etc). También guarda datos sobre el perfil de empresas clientes o proveedoras.
En cuanto a las funcionalidades de CRM, podemos mencionar:
(1) Funcionalidades de tipo Operacional de un CRM
- Ventas
- Marketing
- Servicio al cliente
- Servicios de campo
- Comercio digital
- Funciones dirigidas por inteligencia artificial
(2) Funcionalidades de tipo Colaborativo de un CRM
- Integración de correo electrónico
- Integración de redes sociales
- Gestión a través de dispositivos móviles
(3) Funcionalidades de tipo Analítico de un CRM
- Recopilación de datos en tiempo real
- Análisis en tiempo real (consolidar y minar y analizar)
- Informes
- Escritorio o dashboard
(4) Características de tipo Funcional de un CRM
- Seguridad
- Eficiencia
- Escalabilidad
- Facilidad de uso
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1. Odoo CRM
Odoo es más que un CRM. Es un ERP de última generación de arquitectura modular. Si quieres puedes comenzar con el CRM y a partir de allí, y en la medida de las necesidades de la empresa, se pueden ir añadiendo módulos que permiten gestionar no solo los clientes y el marketing, sino todos los procesos de la empresa: POS, desarrollo del sitios web, comercio electrónico, ventas, facturación, contabilidad, fabricación, gestión de almacén o stock, compras, proveedores, logística, recursos humanos, gestión proyectos, herramientas de marketing, etc.
Odoo tiene una presencia relevante y está adaptado a todos los países que utilizan el español o castellano como España y sus comunidades autónomas, México, Colombia, Estados Unidos, Argentina, Chile, Bolivia, Brasil, Costa Rica, Cuba, República Dominicana, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Puerto Rico, Uruguay, Venezuela, entre otros.
Funcionalidades de CRM de Odoo:
Gestión de Leads:
- Promoción Leads segmentados en campañas
- Importar archivos de clientes
- Detectar vistitantes por GeoIP
- Chat en directo con visitantes
- Reglas de asignación de leads entre el equipo de ventas
- Facilidades para llamadas a la acción CTA
Gestión de Oportunidades:
- Gestión de oportunidades y llamadas
- Planificación
- Monitorización de etapas de cada oportunidad
- Planificación de reuniones
- Sincronización con calendario de Google y teléfono móvil
- Visibilidad 360
Gestión de Clientes:
- Libro de contactos
- Historial completo y preferencias
Comunicación eficiente:
- VoIP
- Plantillas de emails
- Alertas de actividades relevantes
- Visibilidad de la información y reportes
- Integración con Ventas, Inventario, otras aplicaciones, Google Docs, multi-channel, etc..
Ficha resumen de Odoo CRM
Contactos gratis: ilimitado
Usuarios gratis: ilimitados
Almacenamiento gratis: ilimitado
Soporte gratis: foro
Precio de mejorar la categoría servicio: 12 Euros/Mes
Email Marketing: si
Automatización de Email: si
CRM Móvil: si
Integración social media: si
Integración analítica de datos: si
Servicio en la nube: si
Posibilidad de hospedarlo en servidor propio: si
- Licencia Opensource de Odoo CRM: Licencia: Odoo Communty Version es Opensource se distribuye bajo GNU LGPL v3; y Odoo Enterprise Edition License v1.0
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Un ERP tiene como objetivo la optimización de los procesos empresariales. Básicamente, su misión consiste en aglutinar toda la información de la empresa para dar acceso esa información de forma confiable, precisa y oportuna, para la toma de decisiones correctas y rentables. Esto se hace a través funcionalidades que facilitan llevar a cabo una serie de operaciones. Los principales programas ERP funcionan mediante módulos que coinciden con los procesos que las empresas deben optimizar o automatizar, por ejemplo, módulo de activos fijos, módulo de finanzas, módulo de recursos humanos, módulo de manufactura o producción, módulo de costes, módulo de warehouse o almacén, inventario o stock, módulo de compras, módulo de contabilidad, módulo de gestión documental, módulo de gestión de la cadena de suministro o supply chain management SCM, módulo de inteligencia de negocio o BI, módulo de ecommerce, servicios de campo, servicios de asistencia técnica o SAT, gestión punto de venta POS, entre otros.
Si bien en el mercado hay muchos sistemas ERP, en este breve artículo ponemos como ejemplo a cinco de los ERP más conocidos como Oracle Cloud ERP, SAP Business One, Odoo ERP, Epicor ERP, Microsoft Dynamics 365
Ejemplos de ERP:
- Ejemplo 1: Oracle Cloud ERP
- Interfaz agradable y limpia
- Escalabilidad
- Gestión de Informes
- Integración con los otros módulos de ERP
- Ejemplo 2: SAP Business One
- Pensado para la gran empresa, no para medianas o pequeñas
- Comparativamente, caro
- Percepción de ser demasiado complicado. Falta de flexibilidad para elegir
- Gran prestigio y solvencia de marca
- Ejemplo 3: Odoo ERP
- Comunicaciones internas y externas
- Muy buenas funcionalidades
- Flexible
- Precio
- Se caracteriza por correr a la par de la tecnología
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No todos los ERP son iguales. Hay varios tipos de ERP y no se diferencian por simples matices técnicos, sino por profundas razones estructurales y de modelo de negocio. Hay tipos de ERP claramente superiores a otros en cuanto a agilidad, usabilidad, facilidad de implantación, costo total de propiedad (TCO) y libertad de uso o disposición del código, entre otras características. Analizamos los tipos de ERP según su arquitectura, su diseño o concepción, la versatilidad que posea la aplicación en cuanto a si ha sido desarrollado empresas en general o para un sector determinado, la forma en que el ERP se distribuye, y si el código es opensource o privativo.
1. Tipos de ERP según su Arquitectura
Una primera clasificación de los tipos de ERP podría ser la que ha dado Scott Hirst, experto en experiencia de cliente de SAP
(i) ERP de Sistema Monolítico
- Se desarrolla con una única estructura de tecnología y un solo proveedor
- No es flexible en relación a los cambios que surjan en los negocios
- Las mejoras se consiguen mediante la actualización del sistema
(ii) ERP de Sistema Posmoderno
- Están centrados en el usuario
- Es una suite de múltiples productos
- Impulsado por las redes sociales, la información y la nube
- Son muy fáciles de usar y son más ágiles
- No contienen tablas redundantes ni ningún tipo de complicación técnica
2. Tipos de ERP según su Concepción
(i) ERP Genéricos: El sistema ERP puede ser empleado por empresas de diferentes sectores y características.
(ii) ERP Pre-parametrizados: Es un software predefinido, más económico y su implantación es rápida. En este tipo se incluyen también las soluciones prediseñadas y verticales. El ERP, previamente a su implantación, es adaptado al sector en el que opera la empresa según las necesidades específicas de su tamaño o del mercado en el que interviene. Ejemplo, Microsoft Dynamics 365 o Epicor Retail
(iii) ERP Individualizados o A Medida: El software a medida supone crear un sistema de ERP desde cero para satisfacer todas las necesidades funcionales de una empresa en particular. Es más caro, su implantación lleva más tiempo, pero se adapta al máximo a las necesidades de la empresa.
3. Tipos de ERP según la Versatilidad que Posea el Software
(i) ERP Vertical: Están diseñados específicamente para un determinado sector. Esto hace que estén preparados para cubrir las necesidades de las empresas pertenecientes a dicho sector. Las bodegas y los hospitales son dos tipos de negocio que suelen emplear este tipo de planificación de recursos.
(ii) ERP Horizontal: Sirven en principio para cualquier empresa. El inconveniente es que necesitan mayor adaptación que uno vertical.
Según el tipo de software utilizado
4. Tipos de ERP según el Tamaño de la Empresa
(i) ERP para Grandes Empresas: Ejemplos, Oracle, SAP, Microsoft Dynamics, Netsuite
(ii) ERP para PYMES: Ejemplos, Microsoft Navision, Sage Business Cloud Enterprise Management, SAP Business One, A3 ERP, Odoo ERP, Oracle PeopleSoft
(iii) ERP para Micro y empresas unipersonales: Ejemplo Soho
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Un software ERP (Enterprise Resource Planning) o de planificación de los recursos de la empresa, sirve para controlar, integrar la gestión y automatizar muchos procesos de la organización.
Un ERP, recopila, almacena, administra, controla e interpreta datos de varias unidades de negocio. Al recopilar los datos transaccionales compartidos en una empresa desde múltiples fuentes, el ERP elimina la duplicación de información y proporcionan integridad de los datos, porque actúa como una única fuente de información. Los ERP se diseñaron para la gestión de inventarios. Pero ahora, los sistemas ERP se han focalizado en la automatización de las tareas administrativas y en la optimización de los flujos de trabajo interdepartamentales. Básicamente, los ERP buscan maximizar la eficiencia, reducir los costes y aumentar la rentabilidad de la empresa.
¿Cuales son las funcionalidades clave de un ERP que impulsan la transformación de una empresa?
1. Gestión financiera
Un sistema ERP almacena, monitoriza y analiza todos los datos financieros, cuentas por pagar (deudas) y cuentas por cobrar (cobros), los activos, los cobros de proveedores y clientes, gastos de personal, los riesgos, presupuestos y predicciones.
Hace que aflore la información sobre gastos, para descubrir tendencias de ganancias o épocas del año en las que los gastos se disparan. Los datos permiten cambiar procesos improductivos que recortan ganancias o encarecen el producto final.
Un ERP con un buen sistema de gestión financiera (y que integre contabilidad, banca y pagos) puede optimizar la rentabilidad, medir el flujo de efectivo, determinar las obligaciones fiscales, garantizar el cumplimiento normativo y mantener la sostenibilidad de la empresa a largo plazo.
2. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Un ERP debe ayudar a reunir datos permitan a al equipo de marketing y de ventas conocer mejor las necesidades, preferencias y patrones de compra de los clientes. El CRM realiza el seguimiento de los datos de clientes y de las ventas.
La información que consigue el CRM ayuda a optimizar los esfuerzos de marketing y ventas. También ayuda a gestionar la facturación, proporciona información relevante y en tiempo real para preparar propuestas económicas o cotizaciones y controlar el estado general de los contratos. Facilita la trazabilidad del historial de compra de cada cliente, lo cual activa la posibilidad de realizar tácticas de ventas cruzadas o ventas adicionales de productos o servicio.
3. Ventas y marketing
El componente de ventas y marketing gestiona el flujos de trabajo de ventas: consultas de ventas, cotizaciones o presupuestos, pedidos de ventas y facturas de ventas.
Algunos sistemas ERP integran reglas de impuestos y rastreador de envíos.
Ventas y CRM trabajan juntos para acelerar el ciclo de ventas.
El cálculo manual de los márgenes de beneficios por ventas y de las ganancias es realmente complicado cuando hay muchas referencias. (Si la demanda es inelástica, podría fijarse un precio superior y tener más beneficios)
Un ERP automatiza este tipo análisis.
4. Recursos Humanos (RRHH)
El módulo de Recursos Humanos de un sistema ERP integra una serie de procesos que afectan a todos los trabajadores, y a la organización en su conjunto.
Unifica la gestión de la selección de personal, la incorporación a la empresa, el desempeño y compensación, la sucesión, la formación y la motivación de los empleados.
Pero la funcionalidad más importante de un módulo de RRHH es la gestión de nómina. Y la creación de las nóminas es una de las tareas más complejas a las que se enfrentan en el área de personal.
Hay actividades relacionadas con las nóminas que es muy pesado hacerlas manualmente, por ejemplo, el cálculo de nóminas con salarios garantizados, brutos o netos, transferencias de pago, impuestos, finiquitos, etc.
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Implantar o implementar un ERP en una empresa industrial o de manufactura es a veces complicado porque pueden surgir potenciales conflictos entre la empresa implantadora o integradora del software ERP y la empresa en dónde el software se va a implantar. En este artículo analizamos por un lado las expectativas, intereses y en qué tipo de valores se enfoca la empresa de software y la empresa que contrata los servicios para implantar el ERP. Y al final del artículo, damos unos pautas sobre la forma en que el consultor o el equipo de consultores debería abordar la implantación a fin de mejorar las posibilidades de éxito en esta tarea.
Comparación de objetivos entre las partes
(i) El objetivo de la empresa de software
El objetivo principal es lograr éxito en la implantación del ERP
Para conseguir este objetivo, la empresa debe vender más Software. Porque vender más software les garantiza ampliar sus margenes de beneficios económicos, realizar más actividades de consultoría y formación, y también su contrato de mantenimiento anual recurrente. Es la base de su modelo de negocio.
Y para vender más software se debe centrar o poner el foco en prescribir más “funcionalidades”.
(ii) El objetivo de la empresa industrial
El objetivo principal es tener éxito en la implantación del ERP (objetivo compartido)
Pero, para esta empresa, éxito significa ver resultados, por ejemplo, reducir tiempo de procesos, aumentar la colaboración y centralizar los datos de la empresa.
Y para ver resultados necesitan el nuevo software.
Y para poder tener el software, la empresa se debe centrar en el proceso de implantación o implementación.
Leer más… Conflicto de objetivos y enfoque al implantar un software ERP
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