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04 Febrero 2019

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• opensource
• ERP
• formación
• Educación

Los centros educativos en general, como las escuelas, colegios, institutos, academias, facultades, business schools, universidades, se enfrentan actualmente a ciertos problemas comunes que hasta hace unos pocos años no tenían. Los desarrollos tecnológicos y las nuevas formulaciones educativas facilitan el tránsito de los sistemas antiguos de gestión hacia la utilización de plataformas de software especializadas para administrar, proteger y encontrar los datos o información necesaria en el momento adecuado. Este tipo de software de gestión se viene utilizando en el mundo empresarial con éxito desde hace un par de décadas y se denomina genéricamente “sistemas de planificación de recursos empresariales” (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning).

Una plataforma ERP educativa integra la gestión de las múltiples actividades que los colegios y universidades de hoy en día llevan a cabo, por mencionar algunas, la información de los estudiantes, profesores o docentes (clases, evaluaciones, costo hora, disponibilidad horaria y tiempo de desplazamientos, programas, competencias, consultas, evaluación de desempeño docente ..), el personal, la administración (planificación, programas educativos, gestión del cuerpo docente y personal del centro), comunicación, control de procesos de enseñanza, gestión financiera y contable, tareas de logística, calendario de clases, carreras, asignaturas, calificaciones de los exámenes, gestión de documentos, reserva de espacios físicos, mantenimiento de equipos, actividades extraescolares, idiomas, comedores, rutas de los vehículos o autobuses escolares, educación online (campus digital), etc..

En este artículo informamos sobre algunas de las plataformas educativas de fuente libre u opensource. Esto significa que el software está a disposición de cualquier persona u organización para su revisión o análisis con total libertad. Estas aplicaciones opensource tienen una versión gratuita (que los usuarios pueden utilizar sin coste alguno) y una versión premium de pago.

¿En qué beneficia una plataforma ERP a un centro educativo, colegio, facultad o universidad?

Los objetivos generales de este tipo de plataformas son la simplificación de los procesos, la automatización de tareas, el empoderamiento de los maestros, el fomento de la participación de los padres y una mayor participación de los estudiantes en las actividades académicas y extra-académicas. Pero más concretamente:

• Mejora la organización: en primer lugar, el enorme volumen de datos o información que gestionan aumenta exponencialmente. Un ERP evita demoras y muchos problemas para encontrar y mantener los archivos y documentos. Elimina casi por completo el papel.
• Satisfacción del personal, profesores y alumnos: Un ERP educativo agiliza la información y la pone a disposición del personal autorizado. Cuando la gestión fluye el personal se puede centrar en su trabajo (quitando muchas preocupaciones innecesarias) lo cual da confianza, autoestima y satisfacción personal.
• Rentablilidad: El tiempo, el esfuerzo y el dinero que se emplea en impresión o fotocopias de documentos, libros, evaluaciones, títulos, carpetas y archivos se reduce al mínimo. Un ERP es sinónimo de digitalización, no consume espacio de almacenamiento físico. La documentación no se deteriora. Los archivos documentales se conservan con varias copias de seguridad. Ayuda también a optimizar los recursos humanos de centro educativo.
• En el caso de las aplicaciones opensource gratuitas la rentabilidad también deviene de no tener que pagar licencias por el uso del software. Seguramente, si tendrán que pagar los demás costes comunes en este tipo de software como los costes de implantación, personalización para cubrir las necesidades particulares del centro educativo, mensualidad del servidor donde se implanta el software, mantenimiento y seguridad, formación de los empleados que gestionarán la plataforma y algún otro gasto. En cualquier caso el precio será mucho más barato que el del software privativo.
• Automatización de la administración: La automatización de la gestión ayuda a tomar mejores decisiones, más rápidas y con la mínima participación humana. Por ejemplo, cuando el profesor calificaba los exámenes la información de la nota o calificación de dicho examen a los estudiantes se hacía en forma manual y, a veces, presencial. Con un ERP, los resultados se pueden calificar digitalmente en unos pocos minutos y se pueden enviar notificaciones a todos y cada uno de los estudiantes a su cuenta personal (o email o SMS) y a la administración del centro. Esto permite que la información llegue a quien tenga que llegar y quede constancia documental de todo el proceso.
• Respuestas más rápida: Normalmente los centros educativos demoran varios días o incluso semanas en responder a una simple solicitud. La razón de esto es que carecen de administración automatizada de datos, lo que se traduce en una respuesta más lenta. Si la organización utilizare un ERP, los datos permanecerán en todo momento frente a los ojos del operador y cualquier tipo de decisión o recuperación de información se puede implementar instantáneamente.
• Habilidades de cálculos complejos: hay varias decisiones y cálculos que requieren mucho análisis y esfuerzo humano. Si el centro educativo desea, por ejemplo, recuperar las calificaciones de algunos estudiantes de una clase durante los últimos 3 años; manualmente, debería investigar a través de varias hojas de documentos antes de poder llegar a una conclusión. Pero si se utilizare un ERP, simplemente habría que ejecutar algunas consultas en el sistema y los resultados aparecerán en pantalla unos segundos.

Principales plataformas de fuente abierta para gestión académico universitaria

- Odoo ERP Educación

Actualmente, el ERP opensource más avanzado y completo del mercado es Odoo ERP que es una suite modular que integra funcionalidades (módulos) para la gestión de todo tipo de empresas, entre ellas gestión financiera completa, contabilidad, compras, ventas, cobros, pagos, activos fijos, manufacturas o fabricación, stock, gestión o control de inventarios; gestión de almacén o bodega; gestión de proyectos; gestión integral de compras, ventas, marketing; gestión de relaciones con los clientes o CRM; gestión electrónica de pedidos de venta – EDI; soluciones móviles para venta y preventa; call center de ventas integración web; tienda virtual; puntos de venta TPV o POS; gestión de marketing, analítica completa o BI Business Intelligence, gestión de Recursos Humanos RRHH; gestión documental y almacenamiento automático de pedidos, albaranes, facturación electrónica, etc. Odoo ERP compite en el mercado empresarial e institucional con desarrolladores de software como SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, SAGE y es utilizado por empresas como Boeing, Danone, Toyota, Hyundai, y miles de colegios e universidades de todo el mundo.

Junto con esto, se han desarrollado módulos sectores verticales determinados, por ejemplo, sector educativo (escuelas, colegios, facultades, academias, universidades, business schools, centros de investigación), sector salud (clínicas, centros médicos, hospitales), sector construcción, sector financiero, ingeniería y proyectos, sector alimentario, automotor, etc.

Al tratarse de una estructura modular, en el proceso de implementación se han de seleccionar los módulos de servicios que se quiera utilizar e implantarlos y, por otro lado, el módulo vertical específico, es decir, el módulo para formar el centro educativo o académico. Hay varios módulos desarrollados para este sector que funcionan perfectamente bien dentro de este poderoso ERP. Son muchas horas de consultoría y desarrollo pero bien implementado el resultado es muy satisfactorio.

Asimismo, Odoo ERP se puede integrar mediante módulos con OpenEduCat que, como se explica un poco más adelante, es una plataforma educativa opensource de alto nivel, de las más eficientes del mercado.

Leer más… Las 5 mejores plataformas ERP opensource para educación, gestión de colegios y universidades

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23 Enero 2019

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• opensource
• ERP
• presupuesto

Odoo ERP es un software para planificación de recursos empresariales, y como tal, es ampliamente utilizado en empresas y organizaciones de todo tipo. Integra todas las funcionalidades necesarias para la gestión de un profesional autónomo, una empresa pequeña o PYME o de muy gran tamaño como fabricación, almacén, logística, compras, ventas, facturación electrónica, finanzas y contabilidad (FICO), Recursos Humanos (HR o RRHH), marketing, proyectos, gestión de las relaciones con los clientes (CRM), gestión documental, métricas y KPIs, business intelligence (BI) etc. Es un software modular que permite a los usuarios elegir las funcionalidades que quieren implantar creando un sistema centralizado que integra o conecta todos los departamentos de su organización. Odoo ERP es una aplicación poderosa e innovadora implantada por millones de empresas en todo el mundo, como Toyota, Carrefour, Alain Afflelou, Danone, Hyundai, entre otras. Un caso de éxito interesante de Odoo ERP en recursos humanos es el Ministerio de Educación, Gobierno de Portugal que lo ha implantado para la gestión de los empleados administrativos y trabajadores de esta institución pública; básicamente han conseguido automatizar las gestiones de atención al público y administrativas para 300.000 usuarios. Una buena noticia: Odoo es muy fácil de usar, sencillo e intuitivo y en idioma Español.

Este software se pude implantar de dos formas diferentes. Por un lado, el usuario dispone de una versión Opensource (Odoo Community Version) que es de fuente libre y totalmente gratis, que el usuario debe implantar por sus propios medios. Es una aplicación totalmente operativa que integra los módulos básicos necesarios para la gestión de una empresa (excepto contabilidad). Por otro lado, dispone un versión de pago (Odoo Enterprise) que permite utilizar los módulos necesarios mediante el pago de una licencia mensual o anual. Normalmente -en ambos casos- las empresas recurren a los servicios de empresas de servicios de implantación de Odoo ERP, que les garantizan una implementación limpia, segura, sin pérdida de tiempo y a un precio competitivo.

Leer más… Odoo ERP opensource, software para gestión de recursos humanos RRHH

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01 Enero 2019

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• implantar
• seguridad,

Ya sabes todo lo que puede hacer un buen ERP en tu empresa: gestionar y programar los procesos productivos de la empresa (fabricación, elaboración, manufactura de productos o creación de servicios), controlar el almacén, inventario o stock, la distribución física u online de los productos y servicios, establecer precios convenientes en base al coste real de los materiales o insumos, estacionalidad, etc; gestionar la flota de vehículos corporativos, gestionar las compras, las ventas en tiendas o establecimientos físicos u online (ecommerce), mejorar las relaciones con los clientes y proveedores (CRM), llevar la contabilidad financiera y analítica, crear presupuestos y convertirlos en facturación electrónica al momento de su aceptación, optimizar la gestión de los documentos y contratos de la empresa (DMS); gestionar los recursos humanos, el talento de la empresa, reclutamiento, nóminas, etc (RRHH), desarrollar campañas de marketing online y medir sus resultados, y muchas cosas más.

¿En qué puede beneficiar un ERP a tu empresa desde un punto de vista económico?

Un ERP en cierta manera unifica e integra varias aplicaciones empresariales cuyas siglas son: CRM, BI, MRP, WHM, DMS, SCM y FICO. Esto garantiza:

• Menores costes operativos: Los ERP pueden gestionar una extensa gama de información, desde asignaciones de trabajo, procesos y recursos hasta inventario, costes de mano de obra, entregas y envíos. Lo cual ayuda a las empresas a mejorar su capacidad para mejorar la eficiencia organizativa y eso se traduce en reducción de costes operativos en todos los niveles.
• Menor costo comparativo en relación al uso de múltiples aplicaciones: Es más barato administrar un ERP integrado que varias aplicaciones dispersas. Un sistema ERP centralizado y único permitirá que la empresa no tenga que pagar y gestionar múltiples licencias o suscripciones para los diferentes departamentos. Y también será más simple y económico el mantenimiento y actualizaciones del software.
• Menor necesidad de formación del personal: disponer de un solo sistema reduce las necesidades de capacitación del personal. Por otra parte hace que el personal adquiera conocimientos tecnológicos homogéneos y que puedan trabajar en otras áreas con mayor flexibilidad.

Leer más… Con un ERP te puedes organizar, ser productivo, mejorar los ingresos y vivir más relajado

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12 Diciembre 2018

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• Odoo
• presupuesto
• MRP,
• manufactura

La trazabilidad en un sistema ERP permite desarrollar información completa de toda la vida de un producto, partiendo de qué materiales, insumos o materias primas; en qué fases de trabajo; con qué equipo o máquina se ha elaborado; qué personas o empleados intervinieron en la fabricación; cuándo se fabricó el producto y cuáles han sido los lugares de distribución o entrega del producto o mercancía fabricada o elaborada. Todos los datos del seguimiento o rastreo guardan en el número de serie o el nivel de lote, según los requisitos, normas o estándares. Con éstos datos, es posible identificar los productos en los que se ha utilizado un material o componente, o un semiproducto determinado, o el lote de material con el que se ha fabricado o elaborado un producto. La trazabilidad es imprescindible en muchas industrias y sectores como el de fabricación en la industria automotriz (coches, camiones, vehículos para construcción u obras públicas), industria naval, aeronáutica y espacial, industria alimentaria y agroalimentaria (carnes, charcutería, lácteos, frutas y hortalizas, bebidas, piensos..), biotecnología, robótica, fabricación de productos utilizados en la atención de la salud (clínicas y hospitales) e industria farmacéutica, cosméticos, industria veterinaria, industrias bio y de productos ecológicos, productos congelados, industria textil, informática, mecánica y metalmecánica, industria pesada, electrodomésticos, industria militar, etc.. En muchas de estas industrias, la trazabilidad es obligatoria por ley, por ejemplo, la normativa de seguridad alimentaria y nutrición de la Unión Europea.

La trazabilidad permite rastrear los lotes de producción y encontrar fácilmente productos en el almacén o productos que hay que retirar del mercado por cualquier razón. También, permite buscar la causa de las rupturas o brechas en los movimientos de stock. Y la recopilación de este tipo de datos tiene gran importancia en otras actividades de la empresa como la gestión y distribución de materiales, control de calidad y como inputs de BI o business intelligence.

Datos que se pueden trazar con Odoo ERP MRP

• Materias primas o insumos, por lotes, códigos o número de series, fechas y características específicas
• Condiciones de fabricación, turnos, operarios y máquinas
• Condiciones de almacenaje, particularmente, cuando se requiere cadenas de frío u temperaturas específicas
• Embalajes utilizados que están en contacto con el producto
• Transportistas, distribuidores y centros de distribución
• Fechas de realización de cada traza 

Leer más… Software Odoo MRP para trazabilidad en la fabricación o manufactura de productos