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Un software o sistema de gestión documental ahorra tiempo y esfuerzos del personal dedicado a clasificar, organizar, rastrear y almacenar grandes cantidades de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel creados por la organización o previamente escaneados y digitalizados. En resumen un buen sistema DMS permite ahorrar una buena cantidad de recursos económicos y mucho tiempo en gestión. Una etapa fundamental para convertir una empresa tradicional en una empresa digital es antes convertirse en una “empresa sin papel” y Odoo ERP a través de su infraestructura de Gestión Documental o DMS facilita este importante salto. Odoo Documents integrado, puede compartir, enviar, clasificar, archivar o aprobar documentos escaneados y generar fácilmente documentos comerciales como facturas de proveedores, registrar facturas, reembolsos de proveedores, tareas, escanear contratos y firmar electrónicamente.
Un sistema inteligente de gestión documental es muy útil en muchos sectores. Empresas industriales, comerciales y de servicios de todo tipo, empresas de macrodatos, datos masivos, inteligencia de datos, datos a gran escala o Big Data; industrias de la comunicación e internet (televisión, periódicos, cine, producciones para streaming); fotografía; bibliotecas; sector sanitario o salud, medicina, laboratorios, clínicas y hospitales (expediente clínico electrónico, por ejemplo); sector de la justicia o legal y despacho de abogados; las gestorías y administradores; ingeniería y arquitectura, educación y capacitación, colegios, escuelas, universidades y centros de entrenamiento; las Administraciones Públicas, etc.
Principales Funcionalidades del Software de Gestión Documental o DMS en Odoo ERP
- Reingeniería del concepto DMS (Document Management System): Pasar a un sistema sin papel. Odoo Documentos se ha creado para compartir, enviar, clasificar y archivar fácilmente documentos escaneados. Asimismo para generar documentos comerciales como facturas de proveedores, tareas y hojas de productos para la fabricación.
- Optimización del flujo de trabajo: Implica el proceso de aprobación, control y validación totalmente integrado, con actividades, reglas de chatter y acción que en cada etapa participe la persona correcta en el momento previamente establecido.
- Correo electrónico como base: El correo electrónico actúa como medio de enlace, las facturas se crean automáticamente, desde un documento procesado con un scanner o directamente desde el correo electrónico de proveedores.
- Colaboración entre el equipo de la empresa u organización y los clientes: Asigna documentos a los miembros de tu equipo, clientes o proveedores. Colabora compartiendo archivos y carpetas públicas con clientes y pudiendo ellos importar documentos directamente.
- Firma digital: los documentos pueden pasar a la firma digital de la persona asignada, sin tener que ser impresos o encaneados.
- Procesar lotes de documentos: Odoo Documents permita gestionar lotes de documentos, solicitando aprobación, cambiando carpetas, etiquetando y asignando varios archivos a la vez en lugar de cada uno individualmente.
- Integración con todas las aplicaciones de Odoo ERP: Los documentos se integran con otras aplicaciones de Odoo, siguen las diferentes versiones de planes, cambios de ingeniería y hojas de trabajo de Gestión del Ciclo de Vida de Productos o Product Lifecycle Management PLM; convierte las cotizaciones en en facturas de proveedores con el sistema de contabilidad de Odoo con elementos de Inteligencia Artificial; gestiona previsiones de proyectos, equipos y archivos. O delegar tareas y supervisar cada paso del proyecto.
Detalles de las funciones de gestión de documentos de Odoo ERP
- Avance: vista previa de los formatos de archivo: PDF, imágenes, videos.
- Chat: dialogar sobre documentos, crear actividades y realizar seguimiento de las actividades que se realizan sobre un documento.
- Selección de procesos: Subir archivos normales o crear documentos como enlaces
- Asignación de documentos: Asignar documentos a usuarios, clientes / proveedores o documentos de Odoo ERP (presupuestos, facturas, tareas, productos, informes,..)
- Organizar carpetas: Crear jerarquía de carpetas con etiquetas y tipos de acciones.
- Etiquetas: Establecer etiquetas para estructurar documentos por carpeta
- Recursos: Los documentos vinculados a los recursos (facturas, tareas) están integrados en el sistema de gestión de documentos.
- Filtros: Definir filtros propios
- Dividir archivos PDF: Dividir archivos PDF de varias páginas en varios documentos; particularmente necesario cuando se escasean documentos en lotes.
- Trabajo en lote: Etiquetar, pre-visualizar o iniciar acciones en un conjunto de documentos a la vez.
- Archivo: Posibilidad de archivar o borrar documentos.
- Derechos de acceso personalizados: Establecer derechos de acceso o privilegios personalizados por carpeta o etiquetas.
- Compartir carpetas: para ofrecer acceso a usuarios externos (con o sin inicio de sesión) y permitirles cargar nuevos documentos
- Compartir documentos: compartir listas de documentos con clientes o proveedores para colaborar. Establecer fecha de validez de los documentos compartidos.
- Pasarela de correo electrónico: los usuarios pueden crear documentos enviando un correo electrónico. Definir reglas para establecer etiquetas y carpetas automáticamente de acuerdo con el correo electrónico.
- Definir acciones automatizadas por carpetas, contactos o tareas: creación de documentos, procesar facturas, firmar, organizar archivos, etc.
- Bloqueo y desbloqueo: bloqueo de archivo cuando se está modificando con el objetivo de que otros no intervengan
- Solicitudes de documentos: Crear alerta de "documentos faltantes" y organizarlos como documentos, para indicar al equipo que hay que añadir esos documentos.
- Proceso de validación: proceso de validación personalizado con etiquetas y acciones automatizadas.
- Integraciones: Integración con gestión de proyectos, firma electrónica, facturación de proveedores, gestión del ciclo de vida de productos o Product Lifecycle Management PLM, etc. Hay que tener en cuenta que las posibilidades son múltiples porque Odoo ERP es un software modular que puede integrar CRM (ventas), compras, inventarios, facturación electrónica, contabilidad, producción, proyectos, recursos humanos, códigos de barras, nóminas, centros de costos, gestión de activos, cobranzas, gestión de miembros y descuentos, control de calidad, control de créditos, logística, conciliación bancaria automática, comercio electrónico o ecommerce, Google Maps, tipos de cambio automáticos, etc.
Videos de Odoo Sistema de Gestión Documental DMS
Odoo Documents: Sistema de Gestion de Documentos, video (en inglés)
Sistema de Gestión de Documentos o Document Management System, video (en inglés):
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Odoo ERP es un programa profesional para la gestión integral de una empresa o institución. Permite mejorar el rendimiento productivo de la empresa, organizar los procesos, reducir pérdidas de tiempo y dinero, optimizar el talento y potencial del personal y en resumen mejorar la economía de la empresa de Ecuador.
Presenta una versión Opensource gratis (Odoo Community version) y una versión más evolucionada de pago a precio razonable (Odoo Enterprise version).
Odoo ERP cubre todas las necesidades de una empresa ya sea una PYME o una gran compañía con tecnología para la gestión financiera completa, contabilidad, compras, ventas, cobros, pagos, activos fijos, manufacturas o fabricación, stock, gestión o control de inventarios; gestión de almacenes o bodegas; gestión de proyectos; gestión integral de compras, ventas, marketing; gestión de relaciones con los clientes o CRM; gestión electrónica de pedidos de venta – EDI; soluciones móviles para venta y preventa; call center de ventas integración web; tienda virtual; puntos de venta TPV o POS; gestión de marketing, analítica completa o BI Business Intelligence, gestión de Recursos Humanos RRHH; gestión documental y almacenamiento automático de pedidos, albaranes, facturas (facturación electrónica). Su implantación se puede realizar “in company” normalmente en ciudades como Guayaquil o Quito o implementación “remota” vía internet en el restos de ciudades de Ecuador o de otros países del mundo.
Por otra parte Odoo es muy interesante para empresas con muchas sucursales a nivel nacional delegaciones en otros países, porque es un software multi-empresas y multi-idiomas. Con una única aplicación se pueden gestionar todas las empresas del grupo, cada una con sus propias particularidades.
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El software de gestión empresarial Odoo ERP está disponible en dos versiones. Por un lado Odoo Enterprise (bajo licencia propietaria) y Odoo Community (opensource, licencia LGPL). Odoo Community opensource es un software de código es libre, abierto, público y es gratis sin restricciones de tiempo. En cambio, Odoo Enterprise es de pago. ¿Qué ventajas tiene Odoo Enterprise? Básicamente, ofrece unas funcionalidades extra como interfaz con bancos, interfaz de usuario móvil, contabilidad completa, hojas de tiempo, y varias otras parecidas así como diferencias que analizamos en este artículo.
Comparativa de Servicios de Odoo Community vs Odoo Enterprise
| Odoo ERP |
Versión Community |
Versión Enterprise |
| SERVICIOS | GRATIS | DE PAGO |
| Foro de la comunidad | SI | SI |
| Actualizaciones gratis | NO | SI |
| Garantía de solución de bugs | NO | SI |
| Soporte funcional | NO | NO |
| Hosting y mantenimiento gratis | NO | NO |
Comparativa Odoo Community vs Odoo Enterprise de Interfaz de Usuario
| Odoo ERP |
Versión Community |
Versión Enterprise |
| INTERFAZ DE USUARIO | GRATIS | DE PAGO |
| Interfaz de Escritorio | SI | SI |
| Versión para dispositivos móviles | NO | SI |
| Diseño de la última versión | NO | SI |
Comparativa Odoo Community vs Odoo Enterprise de Libros Contables y Contabilidad
| Odoo ERP |
Versión Community |
Versión Enterprise |
| LIBROS CONTABLES | GRATIS | DE PAGO |
| Contabilidad estándar | SI | SI |
| Facturación y pagos | SI | SI |
| Escritorio financiero | NO | SI |
| Informes financieros dinámicos | NO | SI |
| Importación de declaraciones bancarias | SI | SI |
| Notificaciones de pagos de clientes | NO | SI |
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El MRP o planificación de necesidades de material permite optimizar la planificación del material necesario para procesos de fabricación o aprovisionamiento en base a una reevaluación de los inventarios, las demandas y los suministros existentes y en la modificación de los parámetros de planificación (establecimiento del tiempo de entrega, las decisiones de fabricación o compra y la planificación de vacaciones, entre otros).
Si tu empresa está en crecimiento o es una PYME manufacturera industrial, la tecnología de Odoo ERP puede ayudarte a gestionar cada etapa de sus procesos de producción. Más allá de que tu empresa sea fabricante de equipos, un proveedor de cadena de suministro de componentes de ingeniería de alta tecnología o robótica, o una línea de producción para la industria alimentaria (como alimentos y bebidas) o del sector automotriz, puede utilizar los módulos básicos de MRP de Odoo ERP o personalizarlos a la medida de sus necesidades para aumentar al máximo su productividad. Odoo ERP MRP es un programa noble y robusto tanto en su versión opensource (Odoo Community version) como en su versión privativa (Odoo Enterprise).
Integración modular de Odoo ERP MRP con otras funcionalidades de la solución
En Odoo ERP todo es circular, todo está sincronizado. Gestionar procesos de esta forma es más simple y “user friendly”. En Odoo ERP todos los procesos están integrados porque la solución sigue un esquema modular que se extiende desde el procesamiento inicial de los pedidos de los clientes hasta el proceso de producción, almacenamiento, la administración de stock, la entrega del producto, facturación electrónica, la contabilidad y finanzas, la inteligencia de mercado (BI), KPI, monitoreo y reportes, la gestión del CRM y el marketing digital.
En el ámbito específico de la gestión de procesos industriales hay que destacar que Odoo MRP se integra con módulos (aplicaciones) de Odoo como:
- Compra: para automatizar el cumplimiento para mantener los niveles de inventario correctos.
- PLM: para simplificar la gestión de cambios de ingeniería y versiones
- Mantenimiento: para planificar el mantenimiento preventivo y actuar rápidamente para corregir cualquier tipo de problema de producción.
- Calidad: para poder definir con precisión los puntos de control de calidad y activar cualquier tipo de alertas de calidad con rapidez.
Leer más… Odoo ERP MRP manufacturas, industria y gestión de fabricación
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El equipo de investigación y desarrollo de Odoo ha mostrado en diferentes workshops y en las redes sociales, particularmente en Twitter, las últimas novedades de la suite empresarial opensource Odoo ERP versión 12. La fecha del lanzamiento de esta nueva versión se espera para finales de octubre 2018. Hay algunas mejoras interesante que mejoran la usabilidad para la gestión global de esta suite empresarial, otros son más bien cosméticos o de diseño y otros están relacionados con la extensión acuerdos de la compañía con terceros para mejorar el funcionamiento del sistema, por ejemplo, nuevos sistemas de pagos o nuevas mejoras funcionales, por ejemplo, la adecuación o localización del sistema contables a nuevas legislaciones nacionales en Odoo Enterprise. Ya sabes que Odoo tiene una versión opensource y gratis que es Odoo Community (pensada como alternativa de fuente libre a SAP ERP y Microsoft Dynamics) y otra de uso bajo licencia que es Odoo Enterprise. Odoo 12 llega también con nuevos módulos como IoT (Internet de las Cosas o Internet of Things), módulo que ayuda a la empresa a gestionar sus dispositivos IoT.
Leer más… Odoo versión 12 actualizaciones, novedades y mejoras del ERP
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