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Un sistema ERP se caracteriza por seguir una serie de principios, como el principio de Integridad (interrelación de todos los departamentos entre si y evitar la duplicidad de datos); el de Adaptabilidad (que el ERP se pueda parametrizar o configurar para se encaje perfectamente con los procesos de la empresa) y el de Modularidad (que sea capaz de poder utilizarse en función de las distintas áreas que se quieran controlar).
En este artículo nos referiremos al último principio porque analizaremos los módulos de un ERP. Podríamos añadir, que el diseño modular también se rige por principios, como el de Independencia (los módulos pueden ser utilizados en forma independiente); Sustitución, los módulos pueden ser sustituidos e intercambiados con total facilidad y sin dejar residuos; Ampliación se pueden agregar nuevos módulos para crear nuevas soluciones; Inversión, las dependencias jerárquicas entre los módulos se pueden reorganizar; Transportación, los módulos se pueden aplicar a diferentes contextos; y Exclusión; los módulos existentes se pueden eliminar para crear una solución utilizable.
1 Módulo de Recursos Humanos - RRHH
El módulo de Recursos Humanos ayuda al equipo de recursos humanos a gestionar de forma eficiente del talento de la organización. Este módulo del ERP permite administrar la información de los empleados, hacer un seguimiento de los registros de los empleados, como evaluaciones de desempeño, designaciones, descripción de los puestos de trabajo, matriz de habilidades, seguimiento de tiempo y asistencia. Se puede gestionar el sistema de nómina para administrar los salarios, los informes de pago, etc. También puede incluir el control de gastos de viaje y reembolso o la formación de los empleados.
Las funciones de este módulo son la gestión de empleados, la asistencia, las licencias, las vacaciones, la gestión de auditoría de recursos humanos, etc.
2 Módulo de Inventario
El módulo de inventario sirve para rastrear el stock de artículos o referencias. Cada uno puede ser identificado por números de serie único. Lo interesante del sistema de inventario de números únicos es que se puede hacer un seguimiento cada artículo y determinar su ubicación, el número de existencias, fechas de caducidad, etc.
El módulo de inventario incluye funcionalidades como control de almacén, unidades maestras, informes de utilización de stock, etc. y se integra con el módulo de compra de ERP.
3 Módulo de Ventas
El proceso de ventas típico incluye procesos como consultas, solicitud de información, gestión de consultas y leads, elaboración de presupuestos, aceptación de pedidos de ventas, elaboración de facturas de ventas con impuestos adecuados, envío de material o servicio, seguimiento de pedidos de ventas pendientes. Todas estas transacciones de ventas son gestionadas por el módulo de ventas de ERP. El módulo de CRM complementa al módulo de ventas para la creación de oportunidades futuras y la generación de prospectos, se integra con contabilidad e inventario.
4 Módulo de Gestión de la relación con el cliente (CRM)
Un CRM mejora los resultados de ventas de la empresa a través de un mejor servicio al cliente y de establecer una relación de calidad con los clientes. Todo el historial interacción de la empresa con el cliente (comunicaciones, llamadas, reuniones, detalles de las compras realizadas por el cliente, reuniones, contratos, etc.) queda registrado en el módulo. El módulo de CRM se integra con el módulo de producción, inventario y ventas.
5 Módulo de Compra
El módulos de compra se encarga de los procesos que forman parte de la adquisición de artículos, materias primas o servicios que se requieren para la producción o el funcionamiento organización. El módulo de compra consta de funcionalidades como lista de proveedores, identificación de los artículos con sus proveedores, envío de solicitudes de cotización a proveedores, recibos y registros de cotizaciones, análisis de cotizaciones, preparación de pedidos de compra, seguimiento de los artículos comprados, preparación comprobante de recepción de mercancías, verificación de factura, actualización de existencias y varios informes. El módulo de compra se integra con el módulo de inventario y el módulo de ingeniería o producción para la actualización de las existencias.
6 Módulo de Finanzas y Contabilidad
En una empresa se utiliza dinero en todos los departamentos y los datos financieros de todos los departamentos convergen en este módulo. Su sistematización reduce y simplifica la carga administrativa en tu organización controlando los gastos y compromisos financieros. Gestiona la información de todos los ingresos y salida de dinero, y el capital. Realiza un seguimiento de todas las transacciones relacionadas con la cuenta, como gastos, balance, libros de contabilidad, presupuestos, estados de cuenta bancarios, recibos de pago, gestión de impuestos, etc. Almacena las actividades y transacciones de la empresa usando un orden cronológico y clasificándolos según el Plan General Contable. Permite realizar presupuestos de gastos con facilidad. Genera informes financieros.
7 Módulo de Ingeniería o Producción
El módulo de producción es fundamental para las empresas industriales. Ofrece funcionalidades como la planificación de la producción, la programación de las máquinas, materias primas, la preparación (lista de materiales), seguimiento del progreso de la producción diaria, pronóstico la producción e informe de producción real. Controla las estaciones de trabajo, las fórmulas de los productos y los procesos de producción, realizar la explosión de materiales (explicación detallada de la composición de cada material), controlar los lotes de producción, costos y mucho más. Básicamente, este módulo sirve para gestionar la estructura de productos, programación de producción, carga de máquinas, asignación de mano de obra productiva, imputación de mano de obra a órdenes / productos, mantenimiento de máquinas y equipos, control de calidad, etc).
8 Módulo de Gestión de la cadena de suministro (SCM)
La cadena de suministro permite planificar y optimizar la red de logística y los recursos de la empresa que se coordinan para conformar una cadena de suministro. La Gestión de la cadena de suministro o Supply Chain Management es un poderoso sistema capaz de llevar adelante la planificación de la demanda, la planificación de los procesos de la cadena de suministro, la planificación de la producción y la planificación de la distribución y transporte.
9 Módulo de Gestión de Proyectos
El módulo de gestión de proyectos permite controlar todo el ciclo de vida de un proyecto desde su planificación hasta su implantación y finalización. Permite establecer un seguimiento cercano y constante de todos los aspectos del proyecto controlar el tiempo, el personal involucrado en cada etapa, los gastos y su implicación en las finanzas de la organización.
10 Otros Módulos
Un ERP moderno se integra con otros módulos o aplicaciones complementarias como gestión documental (para avanzar hacia la oficina sin papel), Comercio Electrónico, BI (Business Intelligence), BPM (Business Process Management), ECM (Enterprise Content Management) entre otros.
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Tal vez te estés preguntando si tu empresa necesita un ERP. Posiblemente actualmente gestiones toda la información y los procesos con una hoja de cálculo tipo Excel, o con algún programa hecho a medida hace muchos años, o con cinco o seis aplicaciones diferentes que hacen un poco de todo pero lo más complicado hay que hacerlo manualmente. Tal vez quieras comprar o implantar un ERP pero piensas que la economía de tu empresa no se lo puede permitir (infórmate porque ahora los ERP son modulares y pagarás sólo por lo que usas y están implantados en "la nube", es decir, no se hace una instalación completa en las redes de la empresa). En este artículo te damos una orientación sobre algunos indicadores que te pueden sugerir que ya es hora de te decidas a implantar un buen ERP en tu empresa y que no te arrepientas de ello.
Un ERP hará que tu empresa se organice mejor, que la información sirva para crecer económicamente y para evitar riesgos innecesarios; y para que puedas gestionar con más tranquilidad, porque cada paso que des tendrá más sentido.
¿Tu empresa PYME necesita un ERP? ¿Cuales serían los indicadores clave para saber si necesitas un ERP?
1 Necesidad de aumentar la eficiencia y en consecuencia de la productividad
Uno de los beneficios inmediatos de la implantación de un ERP es el aumento de la eficiencia de la empresa y en consecuencia, de la productividad. Reduce procesos manuales como generación de albaranes, propuestas comerciales o presupuestos, facturas, nóminas, informes, etc.), la entrada de datos lo cual elimina duplicidades y unificación la información disponible, generando una única fuente centralizada de datos.
2 Tu empresa tiene un ambicioso planes de crecimiento
Ya sea que desee crecer orgánicamente o atraer fondos o inversiones, un ERP es un buen motor de un crecimiento comercial. Es un muy buena base para que las empresas se expandan y se vuelvan más complejas, porque crea una fuente de información centralizada que puede expandirse sin volverse incontrolable. Y genera informes de previsión comercial imprescindibles para obtener la financiación y la inversión que la empresa necesita a través de inversores o proyectos.
3 Quieres flexibilizar el trabajo
La flexibilidad laboral y en remoto es una práctica beneficiosa para la empresa, permite captar muy buenos talentos y mejora la productividad del negocio. Para que funcione un esquema de flexibilidad hay que establecer un sistemas centralizado basado en la nube que permita el acceso de las personas a las fuentes de información desde sus lugares de trabajo. Esto lo hace un ERP.
4 Tu empresa tiene procesos y procedimientos inconsistentes
La inconsistencia es el enemigo de la productividad y de la inteligencia empresarial. Si los diferentes departamentos de tu empresa ejecutan los procesos de manera diferente, recopilan, registran y aprovechan la información de manera diferente tu empresa está en peligro. Podrás experimentar una caída en la productividad o tratar con información contradictoria por culpa de datos conflictivos. Un ERP fuerza la creación de un solo proceso y una base de datos unificada.
5 Tu competencia está utilizando ERP
Si toda tu competencia está utilizando un ERP y tu no, es posible que te estés quedando atrás, por razones de colaboración e innovación. Es una clara señal, solicita información sobre un buen ERP.
Leer más… 7 Señales clave que indican que tu empresa necesita un ERP
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ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales y se podría definir como la gestión integrada de los procesos empresariales, generalmente tiempo real y a través de software y tecnologías. Los ERP integran y automatizan la entrada y migración manual de datos, creando una única fuente de información desde múltiples procesos y desde diferentes departamentos de negocios de la empresa. Un ERP, por ejemplo puede integrar información sobre la gestión de clientes y el ciclo de ventas, contabilidad y finanzas, procesos de producción y fabricación, procesos de compras o adquisiciones, la logística, inventario o stocks, los envíos, desempeño y gestión corporativa, la administración de recursos humanos, gestión documental, comercio electrónico, etc..
Lo importante es que los sistemas ERP convierten múltiples fuentes de datos dispares, en una sola y única fuente. Proporcionan claridad y simplicidad, y forman una plataforma unificada para que la empresa ingrese y encuentre la información que necesita en tiempo real.
¿Cuáles son los beneficios de un ERP?
Los beneficios de un ERP son seis: permite realizar previsiones para planificar en diferentes escenarios, facilita la colaboración interna en la empresa, aumenta la eficiencia, la protección de datos y la flexibilidad laboral.
1. Previsión
Tener capacidades de previsión comercial, financiera, de compras o adquisiciones, de producción, recursos humanos, etc. es imprescindible tanto para grandes y pequeñas empresas, incluso las las nuevas empresas, startups y PYMES que buscan financiación para crecer o participar en rondas de inversión. Permite una planificación realista en base a los escenarios futuros.
2. Colaboración
Un motor de información único y centralizado facilita el intercambio de información y colaboración entre diferentes departamentos, y dentro de cada departamento individual. Todos trabajan con los mismos datos, y las actualizaciones y cambios se reflejan para todos. Un ERP fomenta el trabajo entre departamentos, lo cual permite nuevas líneas de comunicación y que aparezcan de nuevas ideas y procesos entre todas las partes involucradas.
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Un CRM es un gestor de información que almacena en forma inteligente las interacciones de la empresa u organización con el cliente relacionadas con la pre-venta, ventas y post-venta, el marketing, atención al cliente, el soporte técnico, etc; y software ERP gestiona los datos críticos de administración de la empresa. La tendencia es el enfoque integrado de estas tecnologías, que los ERP incorporen o integren un CRM por defecto, o que los CRM amplíen sus funcionalidades dando cobertura a procesos administrativos como contabilidad, facturación, almacén, logística, gestión de la cadena de suministro (SCM), ecommerce entre otros. Lo beneficios de la integración del CRM en un sistema ERP son enormes, especialmente, cuando la integración es natural cuando el software ERP dispone de un CRM como función nativa (y no son dos aplicaciones de diferentes desarrolladores unidas por un conector).
¿Cuáles son las principales ventajas de la integración CRM + ERP?
1. Visión de 360 grados de los clientes y los procesos en los que están implicados
La integración del CRM en un software ERP ofrece una descripción detallada y completa del cliente potencial, información de contacto, de sus hábitos de compra, el historial de pedidos, detalles de facturación, información de los envíos, el historial de comunicaciones por cualquier medio y también las necesidades generales.
Esto permite monitorear las ventas, soporte, las finanzas, la contabilidad y tener una foto panorámica de cliente para trabajar mejor con él, construir una relación duradera y determinar ámbitos de potencial crecimiento comercial. Los datos consistentes permiten un mejor análisis y desarrollar informes para dar seguimiento de los cambios de preferencias, rentabilidad y lealtad de los clientes.
2. Acceso a la información estratégica en tiempo real
La falta de información oportuna podría generar el riesgo de que los empleados sean menos eficientes y productivos, lo cual sería negativo para los clientes. Un software CRM + ERP totalmente integrados proporciona al empleado acceso a información en tiempo real sin dificultades de la información relativa a los niveles de inventario, envíos, datos financieros de clientes, historial de pedidos, devoluciones, pagos, precios, etc.
3. Mejor información, más oportunidades de venta
Cuando los vendedores tienen acceso a clientes potenciales, historial de pedidos y llamadas de servicio al cliente, se pueden posicionar mejor para cerrar tratos ante las oportunidades de negocio. Es lógico que si los vendedores conocen la frecuencia con la que los clientes habituales realizan pedidos, pueden comunicarse de forma proactiva con el éstos para vender o realizar ventas cruzadas.
4. Establecer mejor el precio en las propuestas económicas, presupuestos o cotizaciones
Con una buena integración del CRM + ERP, el responsable de ventas puede establecer un precio muy preciso en las propuestas o presupuestos de venta, porque puede disponer de información actualizada sobre los costos, y formas alternativas para definir el precio para hacer, por ejemplo, promociones o descuentos.
5. Reduce entradas de datos y elimina la duplicación de datos
La información de contacto de los softwares ERP + CRM integrados sirve para diferentes propósitos comerciales. Mientras que ERP se centra principalmente en las direcciones de facturación y envío, CRM se centra principalmente en la previsión de ventas, órdenes de compara, ventas, soporte técnico y atención al cliente. Las cuentas y contactos se cargan o importan en forma centralizada. La integración de ERP y CRM elimina la costosa tarea de duplicar las entrada de datos del CRM y ERP. Por ejemplo, si se realiza cualquier tipo de alteración en el ERP, se reflejará automáticamente en el CRM y viceversa. El mismo principio se aplica a la adición y la eliminación de campos personalizados, nuevas entradas o cualquier tipo de cambios en la base de datos.
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El verdadero atractivo del marketing de “influencers” o de “influenciadores” y la razón de su rápido crecimiento en adopción por parte de las marcas, es su autenticidad y la cantidad de formas en que se pueden crear y combinar campañas para llevar a cabo proyectos con diferentes objetivos de nicho (milimétricamente sementados).
Antes de comentar la situación del marketing de influencers entre empresas, haré una introducción de esta modalidad de marketing en las relaciones que se establecen entre las marcas y los consumidores finales.
I. Los influencers de consumo
Los “influencers” son personas que destacan en los canales digitales, particularmente en las redes sociales, como Youtube, Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, Snapchat, WhatsApp, QQ, Weibo, etc. Son referentes de un sector determinado. Llegan a una audiencia muy amplia y transmiten confianza. Entre los tipos de influencers destacan los del sector de estilo de vida saludable, cocina (foodies), nutrición, moda, estilo de vida de lujo, belleza y maquillaje (beauty), viajes, videojugadores, tecnología de consumo, entretenimiento, los que muestran su vida cotidiana (Vloggers), música, deportes, los que desarrollan videoturiales, etc..
Estos son influencers de productos de consumo, y son tan demandados porque son susceptibles de convertirse en prescriptores de marcas en segmentos muy bien definidos. Y además, si se establecen correctamente los objetivos de la campaña (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y dentro de un contexto de tiempo determinado) es posible que los KPIs (key performance indicator o indicador clave de rendimiento) nos informen con exactitud el porcentaje de éxito (o fracaso) de la campaña.
Normalmente, en redes sociales el éxito de la campaña se mide por la cantidad de nuevos followers, suscriptores, vistas de videos, impresiones, etc.. El grado de implicación o compromiso (engagement) se mide por Likes, comentarios, sentimientos (frases de entusiasmo sobre el producto, emojis positivos, tags a amigos, cantidad de tags con la marca, menciones a la marca, frases positivas sobre el contenido..), veces compartida, menciones..; prensa, menciones en los medios, tráfico del website, entre otros. También se pueden medir las compras concretas de producto (que es una muy buena medida respecto a inversión sobre campaña, pero no respecto al “valor” obtenido), suscripciones a newsletters, creación de nuevas cuentas de usuario en el sitio web o plataforma, el CTR o “Click-through” del link promocional, cantidad de descargas de folletos o documentos, etc.. Los canales en los que el ROI se puede medir más fácilmente son las Stories en Instagram, los videos en YouTube y los posts patrocinados en los blogs.
Cada marca tiene un objetivo primario de conversión que el influencer ayuda a conseguir, por ejemplo, una empresa entretenimiento lanza una nueva película, el objetivo primario será promover la película entre la mayor cantidad de gente posible para que se hable de ella y vayan verla al cine o vía streaming. Una tienda online para adolescentes buscará “engagement” a través de redes sociales y crecimiento de followers; un marca internacionalmente reconocida podría necesitar reparar su prestigio por graves críticas en su contra, y el objetivo primario del influencer sería construir o re-construir afinidad positiva en relación a la marca; una cadena hotelera internacional que abre un nuevo hotel, podría buscar cobertura editorial en prensa aportando fotos y videos de calidad para atraer futuros clientes. Todos son ejemplos relacionados con influencers B2C, es decir entre una compañía y sus clientes.
II. El marketing de influencia en el sector B2B es diferente
En principio, no es fácil imaginar influencers, como El Rubius o Luisito Comunica, con millones de seguidores intentando persuadir a equipos de compra de empresas de industrias como la aeroespacial, defensa y seguridad, automotriz, construcción, biotecnología, salud, software ERP para empresas, o commodities del sector agroalimentario. De igual forma, antes de la revolución de internet, rara vez se veían anuncios en los medios masivos de comunicación relacionados con estos tipos de productos. Hay dos factores clave diferenciadores que se manifiestan en el enfoque y en el abordaje táctico que son la velocidad de la toma de decisión y el perfil del influencer:
1. Velocidad de la toma de decisión
Los procesos de información para el aprovisionamiento de productos, materiales o insumos o contratación de recursos humanos, son más lentos, estructurados, previsibles y para nada impulsivos. Normalmente se centran en la lectura de revistas especializadas, minuciosos estudios de las especificaciones técnicas, reuniones con proveedores de diferentes marcas, conversaciones con compañeros o gente de otras empresas del sector, análisis de cómo compra la competencia, etc..
Se calcula que el ciclo de venta medio para la compra de software para empresa es de 6 meses, aunque las redes sociales han reducido un poco es período nunca es tan corto como el de productos de consumo. Se calcula también, que dos tercios de ciclo de compra se llevan a cabo antes de entrar en contacto con un proveedor, y esto ocurre sólo si el proveedor cumple con una serie de requisitos técnicos predefinidos. Esto abre las puertas a la posibilidad de que alguien pueda “influir” o persuadir en la decisión de compra en éste ámbito.
2. Los mejores influencers B2B están muy cerca
Los mejores prescriptores de producto son los que tratan todos los días con él. Son los que conocen perfectamente los detalles técnicos y son capaces de demostrar sus funcionalidades y ventajas clave en cualquier situación. ¿Quiénes deberían participar en las campañas?
Influencers de primer nivel:
- Empleados comprometidos: aparte de conocer perfectamente el producto, su participación en campañas aumenta su autopercepción positiva, amplía su espacio de proyección profesional, optimiza sus capacidades e imprime una visión de transformación de alto impacto cultural para la compañía. Todas son ventajas.
- Clientes agradecidos: conocen el producto y la participación en campañas aumentará su compromiso con la marca
- “Embajadores” de la marca (fans activos con cierto grado reconocimiento): conocen el producto, conocen los medios sociales y aumentará su compromiso con la marca.
Influencers de segundo nivel:
- Colaboraciones de personalidades relevantes en el sector específico
- Colaboraciones de líderes de opinión (periodistas y bloggers especializados)
- Colaboraciones de personajes públicos de la televisión, cine, etc (celebrities)
Leer más… Influencer Marketing para marcas B2B, el modelo 1: 9: 90
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