¿Qué es un software o sistema ERP?

Un ERP es un software que gestiona todos los datos y procesos de una empresa u organización de forma integrada y centralizada para maximizar su utilidad. Por un lado, un ERP, impide la creación de islas de información; y por otro, pone información valiosa en manos de los que toman cada decisión en la empresa, en el momento oportuno. Por ejemplo, al permitir a ventas la posibilidad de acceder a información sobre la disponibilidad de productos o stock, plazos de entrega, horarios de pedidos y compras realizadas, los vendedores podrán gestionar mejor la entrega oportuna de los productos y servicios a los clientes.

Básicamente un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos de la Empresa) es una herramienta diseñada para la automatización y la integración de las funciones de negocio de la empresa para centrarse en la eficacia y alcanzar el éxito empresarial más rápido. Puede automatizar las funciones de negocio, tales como pedidos de los clientes, las operaciones de programación, gestión de recursos y la introducción de datos de inventario, gestión de la contabilidad y las finanzas, gestión de relaciones con los clientes o CRM, logística, gestión de proyectos, fabricación, cadena de suministro, ventas, trabajos de servicio, presupuestos y previsiones, recursos humanos (RRHH), nómina de sueldos, control de calidad, business intelligence BI, entre otras.

El término ERP fue acuñado en 1990 por Gartner Group, pero sus raíces datan de la década de 1960. En esa época, el concepto se aplicaba a la gestión de inventario y control en sectores industriales. Los ingenieros de software crean programas para controlar el inventario, conciliar los saldos, e informar sobre su estado. En la década de 1970, se convirtió en Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP) programación para los procesos de producción. Evidentemente, hoy el concepto ERP es muchísimo más amplio.

¿Cuáles son los Beneficios del mejor software ERP?

• Simplifica los flujos de trabajo y procesos: Los sistemas desconectados ineficientes. Al existir datos en varios lugares a la vez se ha de pagar un coste de tiempo y gestión cada vez que se transfieren datos entre ellos. Un ERP presenta un interfaz y base de datos común, los datos se gestionan de manera singular, permitiendo procesos mucho más eficientes.
• Ofrece una detallada visibilidad de los flujos de trabajo. Un software ERP describe los procesos internos, los acelera y al mismo tiempo proporciona mecanismos para su seguimiento y mejora continua. La transparencia es un objetivo central en los sistemas ERP.
• Define procesos de negocio y asegura su cumplimiento en toda la cadena de suministro.
• Incrementa la eficiencia operacional al guiar a los usuarios durante tareas complejas eliminando el trabajo redundante.
• Intenta "predecir el futuro".
• Facilita el autoservicio mejorando la productividad en un 24% (fuente: Grupo Aberdeen) debido a una mejora en la toma de decisiones y el seguimiento de los pedidos.
• Impulsa el crecimiento del negocio porque la mayoría de los programas ERP están basados en tecnologías web escalables que permiten un fácil financiamiento del cambio y las empresas aumentan sus márgenes operativos en un 21% (fuente: Grupo Aberdeen).
• Se adaptan a los mercados globales y a la internacionalización. Los ERP se pueden adaptar con facilidad a todos los mercados hacia donde se expanda la empresa.
• Da una visión global y en tiempo real de datos que permiten a las empresa hacer frente a sus preocupaciones de forma proactiva e impulsar mejoras.
• Mejora el cumplimiento las normas reglamentarias fiscales y financieras. Reduce el riesgo.
• Mejora la planificación financiera
• Mejora el servicio al cliente, proporcionando una fuente para la facturación y el seguimiento de la relación.
• Reducción de costes
• Aumenta de la seguridad de los datos. Los sistemas ERP tienen un sistema de control común que garantiza que la información clave de la empresa no se vea comprometida.

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¿Cuales son las características funcionales del mejor sistema ERP?

Las características y funcionalidades de un programa ERP más importantes o valoradas por las empresas son la gestión de la contabilidad, operaciones, ventas, recursos humanos, y algunas que realizan una gestión horizontal, es decir, que no se corresponden claramente con un área o departamento de la empresa sino que sirven en forma horizontal o cruzada.

I. Características más valoradas de un software ERP en Contabilidad

1. Características clave en el área contable:

• Gestión de órdenes de compra
• Job costing (se utiliza para acumular costes al menor nivel unitario posible)
• Libro mayor (control de gastos generales)
• Gestión de Presupuesto
• Conciliación bancaria (comparación entre los apuntes contables que lleva una empresa de su cuenta corriente o cuenta de bancos y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta
• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Monedas extranjeras, multi-monedas o divisas
• Activos fijos
• Pagos por transferencias electrónicas
• Facturación progresiva

2. Características secundarias:

• Contabilidad de fondos (particularmente útil en ONGs, gobiernos, iglesias, hospitales, colegios y otras organizaciones sin fines de lucro)

II. Características más valoradas de un sistema ERP en Operaciones

1. Características clave en áreas operacionales:

• Control de inventario
• Recepción
• Gestión pedidos u órdenes de trabajo
• Lista de materiales
• Integración de transportes múltiples o multimodal
• Estimaciones
• Planeamiento de necesidades de material
• Gestión de servicios en terreno
• Sistema de ejecución de manufacturas
• Gestión de activos de la empresa (EAM) y Sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS)
• Despacho de mercancías
• Gestión de calidad (producción)

2. Características secundarias:

• Gestión del ciclo de vida del producto
• Gestión de flota (vehículos, camiones, maquinaria..)

III. Características más valoradas de un programa ERP en Ventas

1. Características clave en el área comercial:

• Gestión de presupuestos o cotización
• Órdenes de compra
• Facturación tradicional y facturación electrónica
• Pronóstico, estimación o previsión de ventas futuras
• Gestión de contratos
• Autorización de devolución de mercancía (RMA)
• Interfaz de procesamiento de tarjetas de crédito
• Sistema de configuración de producto
• CRM

2. Características secundarias:

• Comercio electrónico (carro de compra), sólo para las empresas con venta online
• Punto de venta (POS), solo para tiendas físicas, restaurantes, hoteles, bares, -sector HORECA en general-.
• Fundraising, captar y gestionar fondos y bienes de personas, empresas, fundaciones y Administraciones Públicas para actividades no lucrativas

IV. Características más valoradas de un ERP en recursos humanos y Nóminas

Características clave:

• Hoja de tiempos: Control de horas trabajadas por proyectos o tareas, análisis de horas productivas y no productivas, cálculo del coste y precio de las horas trabajadas, etc.
• Gestión de comisiones
• Registro de empleados. Nóminas del personal. Gestión de información personal relevante para la empresa, datos profesionales, datos de IRS y Seguridad Social, remuneraciones y descuentos fijos, históricos, fotografía, Documento Nacional de Identidad DNI, etc.
• Gestión de contratación, selección de personal y seguimiento de candidatos
• Gestión y pago de salarios, vacaciones, etc.
• Informes internos como recibos de vencimiento, recibos de nóminas, informe mensual de nóminas, informe mensual de nóminas, informe anual de nóminas, informe de pagos, listado de empleados, informe de ausencias, informe de horas extra, informe de vacaciones, informe de liquidación de IRS, informe de Seguridad Social, informe de control de horas, declaraciones anuales de rendimientos del trabajo de los empleados, entre otros.

IV. Características de herramientas transversales más valoradas en un ERP

Características clave:

• Business intelligence (BI), es la herramienta transversal más valorada. Básicamente todas las empresas quieren transformar sus datos en información productiva.
• Gestión de documentos
• Modelización de procesos de negocio (BPM)
• Integración EDI, permite interoperar o integrar el sistema con otros sistemas homologados.

V. ¿Qué otras características o funcionalidades tiene el mejor ERP para una empresa?

Dejamos esta pregunta abierta para que, si te parece oportuno, lo expliques abajo en la zona de comentarios. Por nuestra parte hay dos características que podríamos analizar:

¿Software con licencia de desarrollador (propietario) o Software Libre (opensource)?

¿Software implantado en los equipos del usuario o distribuido en La Nube (cloud) o SAAS?

Este post se basa en la Guía estadística de las 50 características Más Populares de ERP que explora analíticamente las preferencias de los usuarios de los siguientes sistemas ERP: Odoo ERP, Microsoft Dynamics AX, ERP Microsoft Dynamics GP, ERP Microsoft Dynamics NAV, ERP Microsoft Dynamics SL, ERP Epicor, ERP industrial Exact Macola, ERP FinancialForce, IFS Applications, Infor Visual, Intacct, ERP Kenandy, Netsuite ERP, Plex Cloud ERP, Ramco ERP Suite, Sage 100 ERP, Sage 300 ERP, Sage ERP X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Syspro ERP, Traverse ERP, Unit4 Agresso, Acumatica ERP y Deltek ERP.