A veces la dirección de la empresa tiene conciencia de que llegó la hora de implantar un ERP -desde una gestión de datos y organización mediante aplicaciones anacrónicas o simples hojas de cálculo Excel- pero sin embargo encuentra razones para no hacerlo. Es cierto que en cualquier organización los cambios son duros y afectan -por varios meses- a muchas personas, tanto a los trabajadores como a los gerentes y dirección. Pero aún en el caso de que la dirección esté convencida de que un ERP no es adecuado para su negocio, por el esfuerzo que hay que hacer o porque el retorno de la inversión ROI no parece apropiado, es posible que descubran las verdaderas ventajas y cambien de opinión.

Argumentos para no utilizar un ERP en la empresa y quedarnos como estamos

Dejamos de lado el argumento realista de la empresa que por su situación económica no se podría permitir realizar una inversión en una mejora tecnológica como la implantación de un ERP, ni siquiera hacerlo poco a poco o por etapas. Las razones u argumentos que muchas veces dan desde los estratos superiores son parecidos a estos:

• Somos una empresa muy pequeña
• Somos autosuficientes. Lo hacemos todo. Todo depende de mí
• Un ERP es muy caro. Sólo se lo pueden permitir grandes compañías
• Un ERP no beneficia a toda la empresa
• Los procesos actuales son suficientes, no es necesario un ERP
• Un ERP sólo sirve para impresionar a los clientes
• En el día a día, hay que dedicarle mucho tiempo
• Hay soluciones más baratas
• Conozco experiencias nefastas en implantación de ERP
• El personal de mi empresa no será capaz. No lo aceptará. Se generarán conflictos y enfrentamientos.
• Un ERP da más trabajo, porque obliga a trabajar ordenadamente
• Si hasta ahora me ha ido bien, para qué cambiar
• Tengo un informático que me va haciendo todo y es muy barato. Y es el primo de mi cuñado.
• No encuentro ninguna razón para implantar un ERP en mi empresa. Y punto.

Argumentos de “venta” interna de un ERP (para que los jefes entiendan las ventajas)

Si bien los razonamientos para evitar realizar una inversión en un ERP pueden ser acertados, es muy probable que un ERP pueda beneficiar significativamente a una empresa, particularmente, para optimizar los procesos, mejorar la colaboración, establecer transparencia y mejorar la posición para la creación de negocio.

1. Un ERP permite ahorrar dinero
Los estudios sobre el ROI del ERP indican que la mayoría de las empresas muestran un rendimiento económico significativo a través de ganancias de productividad, racionalización general y centralización de las tecnologías. Aunque la implementación puede ser costosa, muchas compañías pueden rápidamente recuperar el dinero que ha invertido en la selección de la aplicación, planificación del proyecto y gastos de capacitación. Una vez implantado el sistema permite ahorrar costes de mantenimiento, trabajo y tiempo.

2. Un ERP Ahorra tiempo
Para convencer a tu jefe sobre el ahorro de tiempo, necesitarás la ayuda de personas de otros departamento. Muchas veces, los gerentes no se dan cuenta de que gran parte del tiempo de sus empleados se utiliza haciendo tareas ineficientes que pueden eliminarse con una simple solución ERP. Por ejemplo, la introducción manual de datos, la gestión de Word u hojas de cálculo Excel, etc. Una tabla de rutina diaria ayuda a encontrar fácilmente las cosas que consumen mucho tiempo y que son claramente ineficientes. Si los empleados se centrasen en dar un servicio al cliente excelente, o en nuevas formas de aumentar las ventas y los ingresos, el ERP se amortizaría muy rápidamente.

3. Ahora se puede adquirir un ERP nivel profesional por un precio razonable

Si bien hasta hace unos años un ERP era un producto tecnológico centrado en grandes empresas y cuyo coste de implantación, mantenimiento y formación era prácticamente imposible para una PYME, ahora todo ha cambiado. En primer lugar, ya casi todos los principales proveedores de software ERP presentan opciones "en la nube", es decir, no hace falta adquirir el software (como producto) sino tan solo el derecho al uso de un sistema que está distribuido en internet (sólo hay que pagar por la adaptación a las necesidades de la empresa, una mensualidad o anualidad y formación). Esto hace que el precio sea mucho más bajo.

Pero también hay proveedores que distribuyen paquetes de ERP bajo el modelo de negocio opensource lo cual permite utilizar el software gratuitamente (sólo hay que pagar por la adaptación a las necesidades de la empresa si fuere necesario, formación y mantenimiento para las actualizaciones). Esta forma es muchísimo más barata que la implantación de software clásica de aplicaciones propietarias. Ejemplos de ERP opensource: Odoo, Open Bravo, Compire, ERPNext o ERP5.

También es importante saber que no hace falta implantar todos los módulos del ERP de una sola tacada. La implantación podría ser asumible para una PYME si se hiciere por partes atendiendo a los principales problemas que tenga que resolver la empresa. Por ejemplo, el primer año la logística y CRM, el siguiente año añadir proyectos y contabilidad, y así sucesivamente.

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4. Por definición un ERP aumenta la eficiencia
Cada proceso y sección de su empresa que se integra en el ERP permite aumentar la eficiencia. Una implementación de ERP obliga a la administración a evaluar todos los procesos existentes y mejorar su flujo de trabajo en consecuencia. Es decir, por definición un ERP ayuda a corregir el sistema antiguo e ineficiente para convertirlo en un proceso eficiente y organizado.

5. Un ERP beneficia a los clientes
Si bien un ERP no es en sí una tecnología de cara al cliente (aunque ahora los ERP integran CRM por defecto), tendrá un impacto positivo en su sistema de gestión de relaciones con clientes. Un ERP mejora los datos del historial de cada cliente, incluye correo electrónico, chat, detalles de las conversaciones, detalles de los productos comprados, soporte técnico y opiniones sobre el servicio, entre otras cosas.

6. Un ERP mejora la calidad de los datos
La mala calidad de los datos da como resultado una mala evaluación y problemas relacionados con las organizaciones de costes. Del estudio de casos del año anterior, podemos encontrar que las inconsistencias en la calidad de los datos que pueden afectar gravemente a los clientes, personal y socios. La implementación de ERP ayuda a eliminar errores asociados con problemas de calidad.

7. Un ERP reduce los “trabajos en curso”
Los empleados pueden perder muchas horas de tiempo productivo cada semana o cada día cuando tienen que esperar que otros terminen sus proyectos o compartan la información o datos adecuados. Un ERP muestra un muy buen cuadro de situación del trabjo en curso, aumenta la transparencia, facilita la gestión de proyectos y mejora la colaboración. Un ERP facilita y mejora extraordinariamente la supervisión de las tareas y proyectos. Además, permite eliminar el gasto y la pérdida de tiempo asociados con el intercambio manual de datos.

8. Un ERP optimiza y automatiza los procesos
Un ERP, también por definición, simplifica y automatiza los procesos empresariales. Para mantenerse en la carrera de negocios, cada organización necesita invertir en ERP para optimizar los inventarios, anticipar los intereses y requisitos del cliente y automatizar los procesos, ya que tiene la capacidad de racionalizar y automatizar los procesos y mantenerse competitivo.

9. Beneficios intangibles de un ERP

Alguno de los beneficios de los ERP son difíciles de medir, pero tienen un impacto significativo en la empresa. Entre ellos:

• Mejor acceso a la información
• Mayor calidad del servicio al cliente
• Mayores posibilidades de acceso a nuevos mercados, adquisiciones y productos
• Mayor adaptabilidad a las preferencias de los clientes y a los cambios en el mercado
• Procesos internos más eficientes

10. Ventaja competitiva
Tener un sistema de software ERP totalmente integrado podría ser un factor clave para crecimiento y éxito de una empresa. Disponer de datos exactos, visibles y en tiempo real permite tomar mejores decisiones, y desde luego mejores que los competidores que carezcan de un ERP.