El precio de implementar un ERP se establece teniendo en cuenta muchas variables, y a veces es particularmente difícil porque cada empresa u organización funciona de manera diferente y según como sean sus procesos demandará una tecnología o unos servicios que hay que determinar caso por caso. En este sentido, podríamos analizar cuales son los factores que influyen en el establecimiento del precio del ERP en las pequeñas y medianas empresas PYMEs que requieren servicios externos para la implantación y cuales son los modelos de distribución del software para evaluar también su potencial impacto en el precio. Damos por sentado que el retorno de la inversión (ROI) de la adquisición de un ERP es muy alto para las empresas en términos de mayor eficiencia productiva, menores costes laborales, ahorro de tiempo en tareas administrativas, datos unificados o consolidados (no duplicación de datos), mejora de la planificación operativa, mejor tratamiento de las oportunidades de negocio, etc.

I. Factores que influyen en el precio de un ERP para PYMEs

• Precio de licencia de software (en caso de software libre y gratis, no existe este coste) o sistema híbrido
• Análisis GAP o similar para establecer las necesidades reales de la empresa y el alcance del proyecto, si fuera necesario (Consultoría)
• Nivel de cobertura del ERP (implantación de módulos, por ejemplo, de gestión financiera, CRM, ventas y marketing, gestión de recursos humanos; fabricación, ingeniería o producción; gestión de la cadena de abastecimiento o SCM, gestión de almacén o inventario, compras o adquisiciones, etc. (Consultoría)
• Sistema de distribución del software (distribución en la nube, cloud o SAAS; en local, o distribución on-premise, o sistema de licencia perpetua)
• Coste de alojamiento en servidores y hardware de red
• Migración de datos de al nuevo ERP
• Personalización o adecuación del software a los procesos particulares de la empresa (Consultoría)
• Pruebas de funcionamiento
• Formación o entrenamiento para que el personal saque el máximo provecho a la aplicación
• Servicios de apoyo postventa o consultoría post implementación (Consultoría)
• Mantenimiento o soporte técnico (incidencias, fallos, actualizaciones del software principal y actualización evolutiva de módulos)
• Gastos de desplazamientos en caso de que sea necesario (transporte, hotel, restaurante)
• Costos imprevistos

II. ¿Cuánto puede costar un ERP para tu empresa?

Antes de hablar de un precio, habría que ver algunos factores que reducen el precio gracias a avances tecnológicos recientes.

Normalmente, lo primero que hay que se hace es centrar el alcance del proyecto a través de un trabajo de consultoría para definir las funcionalidades. Pero a veces surgen problemas, por ejemplo, la empresa que se aventura a adquirir un ERP por primera vez no sabe con claridad qué procesos debe optimizar o automatizar, o la empresa que abandona un ERP antiguo por uno nuevo buscan una aplicación similar a la anterior para no perder los conocimientos adquiridos con los años de uso. En cualquier caso, los consultores saben orientar al usuario y tienen el ojo clínico necesario para centrar correctamente el alcance de los proyectos para PYMEs. En los proyectos grandes, más complejos o muy verticales, no dudan en llevar a cabo un estudio profundo de los procesos a través de un análisis GAP.

Es importante es no cometer el error de adquirir funcionalidades inútiles para la empresa, lo cual es un error muy común que encarece innecesariamente el proyecto.

Actualmente hay una clara tendencia hacia el software libre (opensource) o sistemas híbridos. Esto permite reducir mucho una de las variables tradicionales mas sensibles del precio que es el coste de licencias. La empresa puede ahorrar mucho dinero en este concepto. Por ejemplo, con un ERP como Odoo que ofrece una versión con licencia (Odoo Enterprise) y otra totalmente opensource (Odoo Community) permite la implantación híbrida. Y hay empresas que quieren mantener una actualización de calidad de módulos críticos como el financiero y contabilidad con “localización” o adaptación perfecta a la legislación de su país. Odoo ERP Enterprise garantiza esa localización, pues la empresa, puede contratar a Odoo el módulo de Contabilidad y Facturación (que son interdependientes) y para el resto del proyecto de implantación, optar por los módulos gratis de la versión Community de Odoo.

Por otra parte, hay una marcada preferencia por los ERP en versión en la nube, Software-As-a-Service (SaaS) o on-cloud. Esto también reduce costos porque no es necesaria su implantación en máquinas físicas (servidores) de las empresas. Sólo se llevan a cabo parametrizaciones o configuraciones sobre la instancia del software que se contrata para cada empresa.

Respecto a las migraciones de datos, normalmente no son complicadas y hay proveedores de ERP que las incluyen en el servicio. Hay datos de conversión obligada como los Estáticos (datos de clientes o listas de precios, por ejemplo), los datos Dinámicos, por ejemplo, las órdenes de trabajo abiertas, son de conversión deseable. Y datos Históricos, como el historial de órdenes de trabajo o el historial contable que no hay que conservar por ley son de conversión opcional. Sólo se migrarán los datos claramente indispensables.

A veces, aparecen gastos inesperados, trabajos extras, mejoras no planeadas, reingeniería de procesos. Para estos gastos, y los que no se han podido cuantificar inicialmente, se puede contratar un bolsa de horas o plan de servicios (Consultoría) permita afrontarlos sin sobresaltos.

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En Europa, un ERP podría costar a una empresa PYME industrial o de servicios con procesos estándar, entre 10.000 EUROS y 25.000 EUROS. Este arco de precio podría disminuir si se implantase un ERP opensource o híbrido, distribuido en la nube, y con un bajo nivel de personalización.

En Estados Unidos, un informe indica que el presupuesto promedio por Usuario para un proyecto de ERP es de 7.200 dólares norteamericanos. Y que el 37% de los empleados de la compañías son Usuarios del ERP (son los que trabajan o gestionan con sistema), con este dato, en ese país el precio de un ERP para una empresa mediana podría ubicarse entre los 150.000 y 750.000 dólares norteamericanos (Fuente: Softwarepath, 2019 ERP Project Report). 

En los países de América Latina, el precio del ERP se parece más al de Europa. El precio de las horas de consultoría es sustancialmente más económico y esto permite a los proveedores presentar ofertas más competitivas y con muy buen nivel de consultaría y de ingeniería de sistemas.

Hay una creencia bastante generalizada en el sector de que el precio de un ERP podría calcularse de la siguiente manera. El coste de la Consultoría podría representar el 50% del total. El coste de la licencia por usuarios podría representar el 35%. El coste de hardware el 10%. Y el coste de mantenimiento el 5%. Pero normalmente, el coste anual de soporte técnico o mantenimiento es de entre el 12% y 16% y en el caso de que el software haya sido implantado en la nube, se cobra una cantidad fija anual o mensual de servicios de hosting.

Video de Eduardo Paz Lloveras sobre cuánto cuesta un ERP