Un software ERP (Enterprise Resource Planning) o de planificación de los recursos de la empresa, sirve para controlar, integrar la gestión y automatizar muchos procesos de la organización.
Un ERP, recopila, almacena, administra, controla e interpreta datos de varias unidades de negocio. Al recopilar los datos transaccionales compartidos en una empresa desde múltiples fuentes, el ERP elimina la duplicación de información y proporcionan integridad de los datos, porque actúa como una única fuente de información. Los ERP se diseñaron para la gestión de inventarios. Pero ahora, los sistemas ERP se han focalizado en la automatización de las tareas administrativas y en la optimización de los flujos de trabajo interdepartamentales. Básicamente, los ERP buscan maximizar la eficiencia, reducir los costes y aumentar la rentabilidad de la empresa.
¿Cuales son las funcionalidades clave de un ERP que impulsan la transformación de una empresa?
1. Gestión financiera
Un sistema ERP almacena, monitoriza y analiza todos los datos financieros, cuentas por pagar (deudas) y cuentas por cobrar (cobros), los activos, los cobros de proveedores y clientes, gastos de personal, los riesgos, presupuestos y predicciones.
Hace que aflore la información sobre gastos, para descubrir tendencias de ganancias o épocas del año en las que los gastos se disparan. Los datos permiten cambiar procesos improductivos que recortan ganancias o encarecen el producto final.
Un ERP con un buen sistema de gestión financiera (y que integre contabilidad, banca y pagos) puede optimizar la rentabilidad, medir el flujo de efectivo, determinar las obligaciones fiscales, garantizar el cumplimiento normativo y mantener la sostenibilidad de la empresa a largo plazo.
2. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Un ERP debe ayudar a reunir datos permitan a al equipo de marketing y de ventas conocer mejor las necesidades, preferencias y patrones de compra de los clientes. El CRM realiza el seguimiento de los datos de clientes y de las ventas.
La información que consigue el CRM ayuda a optimizar los esfuerzos de marketing y ventas. También ayuda a gestionar la facturación, proporciona información relevante y en tiempo real para preparar propuestas económicas o cotizaciones y controlar el estado general de los contratos. Facilita la trazabilidad del historial de compra de cada cliente, lo cual activa la posibilidad de realizar tácticas de ventas cruzadas o ventas adicionales de productos o servicio.
3. Ventas y marketing
El componente de ventas y marketing gestiona el flujos de trabajo de ventas: consultas de ventas, cotizaciones o presupuestos, pedidos de ventas y facturas de ventas.
Algunos sistemas ERP integran reglas de impuestos y rastreador de envíos.
Ventas y CRM trabajan juntos para acelerar el ciclo de ventas.
El cálculo manual de los márgenes de beneficios por ventas y de las ganancias es realmente complicado cuando hay muchas referencias. (Si la demanda es inelástica, podría fijarse un precio superior y tener más beneficios)
Un ERP automatiza este tipo análisis.
4. Recursos Humanos (RRHH)
El módulo de Recursos Humanos de un sistema ERP integra una serie de procesos que afectan a todos los trabajadores, y a la organización en su conjunto.
Unifica la gestión de la selección de personal, la incorporación a la empresa, el desempeño y compensación, la sucesión, la formación y la motivación de los empleados.
Pero la funcionalidad más importante de un módulo de RRHH es la gestión de nómina. Y la creación de las nóminas es una de las tareas más complejas a las que se enfrentan en el área de personal.
Hay actividades relacionadas con las nóminas que es muy pesado hacerlas manualmente, por ejemplo, el cálculo de nóminas con salarios garantizados, brutos o netos, transferencias de pago, impuestos, finiquitos, etc.
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5. Gestión de la cadena de suministro (SCM)
Un sistema ERP monitorear ágilmente la demanda, el suministro, el estado de fabricación, la logística y la distribución.
El módulo SCM de un software ERP optimiza la cadena de suministro, comenzando con la recopilación de datos en tiempo real para encontrar y solucionar los problemas a medida que ocurren.
No encontrar información, como la ubicación de los componentes clave de un producto puede tener un impacto significativo en la cadena de suministro de una empresa.
Por ejemplo, se está fabricando un vehículo y no se sabe dónde está el motor que hay que instalarle, con la ayuda de datos en tiempo real esto se solucionaría rápidamente.
El módulo SCM ayuda a crear un plan de producción preciso y actualizado para satisfacer la demanda.
6. Fabricación
El módulo de fabricación de un software ERP busca la eficiencia en áreas como la planificación de productos, el suministro de materiales, el monitoreo de la producción y la previsión de productos.
- Analizar el desempeño de los trabajadores
- Averiguar cual es el coste real de fabricación
- Ajustar el verdadero valor de producción
- Controlar y corregir las desviaciones
Entre las funcionalidades clave de este módulo destacan la lista de materiales, la programación de la producción, el control de la planta y la planificación de la distribución.
El módulo se integra con SCM y con el módulo de inventario.
Utiliza los números de serie del producto para rastrear y ubicar artículos en la empresa.
El control de inventario le ayuda a medir los objetivos de stock u estandarizar las reposiciones.
Visualizar el inventario disponible, lo que se ha enviado, la producción pendiente y dónde está el inventario en todo momento.
Video de Eduardo Paz Lloveras sobre las funcionalidades clave de un software ERP que permiten transformar un negocio: