Si estás interesado en la implantación o implementación de un nuevo ERP en tu empresa te recomendamos tener en cuenta algunos costes que no están muy claros al principio pero que en algún momento podrían aparecer y trastocar un poco el presupuesto total de adquisición del sistema.
1. Costes laborales de implantación ERP
2. Costes de capacitación y entrenamiento del ERP
3. Actividades de corrección de errores del ERP
4. Costes por resistencia de los empleados a adoptar el nuevo ERP
5. Costes por reingeniería, personalización e integración del ERP
¿Cuales son los principales costes extra o no esperados en la implantación de un ERP?
1. Costes laborales de implantación ERP
Realmente hay un coste laboral importante (en tiempo y esfuerzo) desde que se involucra a los usuarios de varios departamentos en el proceso de selección de la solución ERP y un proveedor adecuado. Es un coste de horas imputable al proyecto. Dejando de lado esto….
En principio la previsión de costes de personal parece evidente, tanto si la implantación es de un ERP Cloud o de un ERP on premise; o si la implantación es hecha por la propia empresa o institución, como si se recurriere a consultores externos.
- acondicionamiento de servidores
- configuración funcional del sistema para adaptarlo a los flujos y procesos del cliente
- configuración y parametrización de módulos del ERP
- migración de datos históricos desde el sistema heredado (o sistema legacy). Limpieza de datos desactualizados.
- diseño de formularios corporativos… etc…
Aunque haya un presupuesto sobre la mesa, siempre van a aparecer trabajos extra no presupuestados.
Hay empresas que lo saben, se anticipan y añaden personal temporal, especializado en la tecnología, de apoyo (o contratan consultores para partes del proyecto).
Y cuando el proyecto en conjunto, lo lleva una empresa de consultoría externa, normal que se pacte una bolsa de horas para imprevistos y contingencias. Aunque es muy común que la empresa externa trabaje muchas horas a costes perdidos.
2. Costes de capacitación y entrenamiento del ERP
La capacitación es ampliamente reconocida como un coste oculto importante.
- el personal necesitará aprender nuevas habilidades
- se deberán adaptar a la herramienta y el entrenamiento es clave para el éxito de la implantación.
Estimar ese coste real con precisión es difícil. En algún momento aparecerá.
3. Actividades de corrección de errores
La prueba para detección y corrección de errores es una actividad imprescindible, y puede ser una fuente de aparición de problemas, necesidad de retoques en la solución, o re configuración. Donde hay problemas hay costes.
Una vez que un buen ERP está correctamente ajustado, normalmente no aparecen problemas.
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4. Costes por resistencia de los empleados a adoptar el nuevo ERP
Neofobia: miedo injustificado a experiencias nuevas.
Un nuevo ERP representa un cambio para la organización de la empresa, para las personas en sus puestos de trabajo y para toda la cultura de la compañía.
Y es normal que haya personas que no acepten el cambio y que se resistan.
La empresa debe transitar el proceso desde la Neofobia hasta Aceptación: Negación, la Resistencia, la Exploración y finalmente el Compromiso. Y esto también tiene un coste que la empresa deberá asumir. A veces es un coste de tiempo y esfuerzo interno, otras veces recurriendo a un especialista en gestión de cambio organizacional.
5. Costes por reingeniería, personalización e integración
Puedes elegir:
¿Realizar primero reingeniería de procesos y a partir de allí desarrollar el software o elegir una solución apropiada?
¿o elegir una solución estandar y personalizarla para que se adapte a las necesidades concretas que el ERP no resuelve?
La opción de Reingeniería de procesos siempre fue más barata que la alternativa de personalización.
Pero también es cierto que los ERP modernos contemplan casi todos los procesos más comunes, ofrecen mucho más funcionalidades y mas valor.
y aunque la personalización es un coste extra y seguro que llevará más tiempo de lo planeado, en conjunto, puede ser la alternativa más acertada. Especialmente si el proyecto es iniciado con un GAP análisis.
Y también comentar que la integración es otra práctica relacionada con la personalización, pero sirve para que cierta información fluya en ambas direcciones. Por ejemplo, el ERP se puede integrar con una tienda online y de esa forma consolidar la información sobre referencias, inventario, ventas, contabilidad, logística, reclamaciones, etc. teniendo un panorama unificado de la empresa física y virtual. Hay ERP modulares que integran por defecto el comercio electrónico, otros no.
Depende del nivel de interoperabilidad nativa que tengan ambas aplicaciones (el ERP y el eCommerce) deberás considerar -o no- gastos de integración.
Video de Eduardo Paz Lloveras sobre Costes no esperados en implantación o implementacion de software ERP