CPQ más software ERP + inteligencia artificial: Automatización desde Lead hasta la Entrega en Proyectos Industriales B2B e intensivos en Ingeniería.
Uno de los problemas en los procesos que se repiten en las empresas es la desconexión absoluta entre la promesa de venta y lo que finalmente se entrega al cliente B2B. Muy particularmente a proyectos industriales, muy personalizados y de ingeniería intensiva.
Las empresas invierten en un buen CRM para gestionar clientes, un ERP para gestionar la operación, y normalmente el equipo de ventas gestiona las cotizaciones con hojas de cálculo Excel y plantillas de Word. Y la información viaja desde el lead, producción, finanzas, logística y entrega de forma caótica.
- ¿Te ha pasado alguna vez que el equipo de ventas ofrece cosas que la empresa no está en condiciones de producir?
- ¿O que el equipo de Finanzas ha tenido que "parar" una orden después de ser aprobada por el cliente, porque el margen de beneficios era negativo o el descuento aplicado por el vendedor no estaba autorizado? Porque vender en esas condiciones no es negocio.
- ¿Cuánto tiempo pasa tu equipo de Ingeniería "traduciendo" lo que el vendedor prometió en la cotización, a algo que la línea de producción realmente pueda entender y fabricar, revisando la Lista de Materiales o la BOM?
El 80% de este tipo de problemas no son tecnológicos, son discrepancias de flujo.
Cada departamento vive en su propia isla. Vive en su propio Excel, destrozando expectativas precedentes a través de toda la cadena de valor. Perdiendo oportunidades de venta por cotizaciones lentas, errores en precios o falta de visibilidad entre ventas y producción.
Y el eslabón perdido, la pieza que une la intención de venta (CRM) con la ejecución (ERP), es un elemento que se llama CPQ (Configure, Price, Quote). La integración CPQ + ERP + IA puede automatizar los flujos y procesos para dejar de perder dinero y tiempo, y facilitar la creación un sistema inteligente o cerebro que aprenda de cada operación.
Los 10 Puntos Relevantes de la Integración CPQ + ERP + Inteligencia Artificial
1. El Diagnóstico: El departamento de Ventas y de Operaciones no se entienden
Los errores de entrega y las fugas de margen no se deben a una mala ejecución, sino a una mala definición inicial.
Hay un problema de diagnóstico cuando el equipo de ventas (mirando el CRM) promete una configuración de producto o un descuento, que Operaciones (mirando el ERP) no puede fabricar de forma rentable. O no puede fabricar de ninguna forma.
Esto es relevante porque si ventas promete algo que producción no puede cumplir, el coste de la insatisfacción es 10 veces mayor que el error de la cotización.
¿Cómo detectar el síntoma?
Esto suele suceder cuando las cotizaciones son enviadas en PDF o Excel y el equipo de entrada de datos las debe traducir al ERP.
En esta traducción manual nacen los errores. Por ejemplo, se teclea mal un SKU, se olvida un componente, o se aplica un precio antiguo.
La Solución CPQ + ERP: No hay traducción. La cotización es básicamente una confirmación, es la orden de venta.
2. CPQ con "C" de Configurar: La Primera Línea de Producción
Contrariamente a lo que parece, un CPQ no es una herramienta de ventas, sino la puerta de entrada a la operación.
Los vendedores son muy creativos. A veces para cerrar un trato, ofrecen personalizaciones "muy sencillas", fantásticas.
Pero esa "pequeña modificación" requiere una nueva ruta de ingeniería, detiene la línea de producción y se come el margen.
Para evitar esto, nada mejor que una automatización.
La herramienta "C" (Configurar) del CPQ debe estar integrado al ERP.
Este incluye unas reglas de configuración. Por ejemplo: "si eliges el motor A, debes usar el chasis B".
Y las reglas no se inventan; se leen desde la lógica de negocio, los datos maestros y las listas de materiales (BOM) que ya existen en el ERP.
Como resultado el vendedor no podrá cotizar algo que no se puede construir.
El CPQ lo guiará, en tiempo real, hacia configuraciones válidas y rentables.
En este punto debo decir que muchas veces los equipos comerciales odian el CPQ, les quita control. Pero al final, terminan aceptando.
3. CPQ con "P" de Precios: De la "Lista de Precios" al Margen Real
En donde más dinero pierden las empresas es en la "P", en el precio.
El problema es que los precios se gestionan en una hoja de Excel que "alguien", equis, del equipo actualiza.
En las empresas los descuentos se aplican por intuición, a ojo de buen cubero, o por la presión del cliente, o por la competencia, sin saber el impacto real en el coste.
Un CPQ integrado realiza una consulta al ERP para obtener los costos reales.
La fijación de precios deja de ser una lista estática, sino basada en reglas dinámicas de precios actualizados (por ejemplo, margen objetivo del 30%, tipo de cambio de hoy x, última actualización del proveedor x, coste de materia prima, insumos, coste de mano de obra, logística,..).
El sistema puede aplicar descuentos automáticos por volumen, pero también puede poner un piso de descuentos basado en el coste real, protegiendo la rentabilidad de cada cotización.
4. CPQ con "Q" de Cotización: La Misión es Convertir un Excel o un PDF, en un Pre-BOM
La "Q" (Quote o Cotización) es el documento que ve el cliente, pero para la empresa es muchísimo más.
Porque normalmente las cotizaciones son documentos de texto estáticos.
Un copia - pega. Cuando el cliente acepta, alguien del equipo tiene que interpretar ese texto y crear una orden de venta.
La cotización generada por el CPQ es un conjunto estructurado de datos, condensa toda la información no solo para el cliente final, sino también la información que requieren los departamentos de la empresa
Contiene los SKU exactos, las cantidades, los precios acordados, los términos y condiciones, etc..
Según Gartner, las empresas que integran CPQ con ERP reducen los ciclos de venta en un 50% y aumentan la precisión de las cotizaciones en un 90%.
Pero lo más importante, es una "pre-lista de materiales", es casi un BOM. Es el borrador de la orden de producción.
5. Lead u Oportunidad como "Ganada" en el CRM SIN CPQ
El cliente acepta y firma la cotización.
El vendedor feliz marca la oportunidad como "Ganada" en el CRM.
Envía un email a Operaciones (o a un administrador) adjuntando el PDF de la cotización.
El administrador vuelve a teclear manualmente toda la información del PDF en el sistema ERP para crear la Orden de Venta.
Este proceso manual puede tardar días.
Y si el administrador tiene alguna duda, el proceso se detendrá. Es un enorme cuello de botella "Lead-to-Cash".
6. Lead u Oportunidad como "Ganada" en el CRM CON CPQ
La integración CPQ + ERP lo simplifica todo.
El vendedor marca la oportunidad como "Ganada" (en el CRM o en el CPQ).
El vendedor (o un sistema automático) pulsa el botón: "Crear Orden de Venta".
El sistema CPQ, que ya tiene todos los datos estructurados.
Y en pocos segundos, se crea una Orden de Venta perfecta en el ERP.
Sin errores de transcripción.
Sin demoras.
Sin conflictos.
7. El ERP Asume la Dirección
Finalizado el trabajo del vendedor, comienza el del ERP
Posee el 100% de la información precisa y validada desde el inicio.
La Orden de Venta en el ERP dispara automáticamente los procesos downstream:
Inventario: Reserva los componentes en stock.
Compras: Genera órdenes de compra para los materiales que faltan (basado en el Lista de Materiales o BOM de la cotización).
Producción: Programa la orden en la planta (MRP y planificación).
Finanzas: Reserva los ingresos y prepara la factura de venta.
8. Sincronización, Visibilidad y Trazabilidad con el CRM
Para el vendedor es frustrante desconectarse de su venta, necesita saber en dónde está el pedido de su cliente.
Es apego y es responsabilidad.
En un entorno sin CPQ, el vendedor tiene que llamar a Operaciones para preguntar por el estado del pedido, porque el ERP y el CRM no se hablan.
Pero con un CPQ la integración es bidireccional.
El ERP actualiza el estado actual del pedido en el CRM (por ejemplo, "En producción", "Enviado")
Esto mejora el trabajo del equipo de ventas y el servicio al cliente.
9. CPC en Entrega, Facturación y Servicio
Sin CPQ, el departamento de Contabilidad y Finanzas crea la factura basándose en la orden de venta que ellos mismos teclearon.
Y si el vendedor dio un descuento especial por su cuenta o que no se registró bien, la factura será incorrecta.
Se genera una serie de actividades para resolver el problema.
Pero con CPQ,
El ERP genera la factura basándose directamente en los términos y precios de la cotización original aprobada.
La factura es 100% precisa SIEMPRE.
Además, la configuración exacta que se fabricó (el "as-built BOM") se almacena en el ERP y se vincula al cliente, lo que permite al equipo de servicio técnico saber exactamente qué materiales, componentes y ensambles tienen los productos de ese cliente para futuras reparaciones o upselling.
10. La IA integrada al CPQ y al ERP, como un Cerebro Predictivo del Proceso
La integración CPQ + ERP sirve para automatizar el flujo de datos, y la IA sirve para la optimización las decisiones que se toman dentro de ese flujo.
La empresa que utiliza un CPQ consigue que una cotización válida, se convierta en una orden perfecta mediante el ERP.
Perfecto pero
¿La cotización fue correcta?
¿Se realizó con el precio óptimo?
¿Ventas ofreció los productos o servicios adicionales o complementarios que el cliente probablemente necesitará?
El sistema CPQ + ERP, por sí solo, es reactivo, porque responde a lo que el vendedor le pide.
En este punto es cuando IA se convierte en un asistente proactivo que utiliza los datos de ambos sistemas para guiar al vendedor: la intención del CPQ y la realidad del ERP
La IA permite una automatización más profunda:
10.1 Precios Dinámicos basados en inteligencia artificial:
El Precio del CPQ ya no se basa solo en el coste del ERP más un margen fijo.
La IA analiza el historial de oportunidades ganadas y perdidas (mediante datos del CRM/CPQ) contra márgenes reales (datos del ERP) y factores externos (ej. perfil del cliente, región, urgencia, época del año..).
El vendedor configura el producto, y la IA le sugiere:
"Para este cliente y esta configuración, el precio óptimo con un 90% de probabilidad de cierre es 10.500 EUROS.
Bajar a $10,000 solo aumentaría la probabilidad al 91%, pero destruiría un 5% del margen.
No bajes de 10.200 EUROS".
10.2 Venta Guiada y Upselling Inteligente basados en inteligencia artificial:
El elemento Configurar se vuelve más inteligente.
La IA analiza el historial de pedidos en el ERP.
Mientras el vendedor añade el "Producto A", la IA interviene en el CPQ y le advierte:
"El 85% de los clientes que compraron el 'Producto A' también necesitaron 'Refacciones Tipo B', en los siguientes 6 meses.
¿Quieres añadir el paquete de servicio de refacciones ahora y aumentar el valor del contrato en un 15%?"
10.3 Previsión de Demanda basada en inteligencia artificial:
Este es el beneficio más potente para el ERP.
El ERP planifica la producción basándose en ventas pasadas.
Pero la IA es capaz de analizar todas las cotizaciones abiertas en el CPQ (el pipeline) y antes de que se cierren las ventas decirle al ERP qué se va a necesitar.
Por ejemplo, la IA le informa a Compras y a Planificación en el ERP:
"Tenemos 5M de EUROS en cotizaciones activas para el 'Modelo X' con un 70% de probabilidad de cierre.
Deberíamos comprar 'Componentes Z' ahora, para reducir el tiempo de entrega de 8 a 4 semanas".
Hasta aquí esta breve reflexión sobre el potencial del la integración entre CPQ, ERP e inteligencia artificial, para implementar esquemas de automatización desde el lead hasta la entrega en proyectos de industriales con fuertes componentes de ingeniería.
Pero no creas que implantar un CPQ y un ERP es la solución.
La solución comienza repensando el flujo de datos desde la intención hasta la entrega.
El 80% del éxito está en la integración, no en la herramienta en sí.
Y la IA es simplemente una herramienta que analiza todo el valor que ya se tiene (los datos de las cotizaciones, del cliente y el historial de entregas) para responder tres preguntas vitales que vendedores solo pueden intuir:
- ¿Con qué precio ganaré el contrato?
- ¿Qué más les podría vender?
- Y ¿Lo podremos entregar a tiempo?