Una empresa pequeña o mediana tiene como indicadores de éxito unas variables muy sencillas: nivel de crecimiento, desarrollo y aumento de beneficios. Pero para llegar a conclusiones interesantes sobre esas variables -aparte de tener los conocimientos adecuados- hay que dedicarle mucho tiempo, dejando de lado actividades diarias como la administración, la comercialización, el estado del inventario, la gestión financiera y contabilidad, los plazos de finalización de proyectos, etc. Justamente estos temas son los que abarca un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales. Actualmente la oferta de programas ERP es muy amplia y sus funcionalidades están muy bien estudiadas para simplificar todos los procesos de una empresa pequeña o mediana. Este es, sin duda, el momento de abandonar esas planillas de cálculo tipo Excel y las aplicaciones hechas a medida en los años noventa y buscar un ERP sencillo y a buen precio que facilite el trabajo al personal y genere información valiosa para tomar mejores desiciones en la empresa.

Odoo ERP es -posiblemente- la mejor solución que hay actualmente para PYMES para la gestión integral de la empresa: gestión de clientes, ventas y oportunidades comerciales (CRM), facturación, contabilidad, sitio web, ecommerce, almacén y gestión de proyectos, fabricación, inventario, inteligencia de negocio (Business Intelligence o BI), etc.. Pero esta misma aplicación también es utilizada por compañías muy grandes y complejas como TOYOTA, Hyundai Motors, Danone, Huawei, la Universidad de Namur en Bélgica y miles más; porque es opensource, gratis, escalable, estable, interoperable, seguro, user friendly y cuenta con un marketplace de módulos (tipo Apple Store o Google Play) que cubren casi todas las necesidades técnicas y requerimientos de un proyecto ERP moderno.

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Principales razones de por qué es necesario un ERP en las PYME

1. Mejorar la organización en la empresa

Casi siempre en las actividades de PYMES intervienen varios departamentos o áreas dentro de las propias instalaciones de la empresa o en sucursales remotas. Hoy por hoy, sin ERP en la nube, la coordinación de todos es imposible y en el mejor de los casos complicadísima. Un ERP es una plataforma de organización, desde donde se ejecutan, supervisan y gestionan todas las actividades de la empresa. Mientras facilita la integración de todos los miembros del equipo, recibe flujos de información desde todos los departamentos, áreas o sucursales creando una base de datos común y generando informes del negocio.

2. Mejorar la reacción y tiempos de respuesta más rápidos

Contar con una plataforma de centralización de las operaciones empresariales permite tener a la administración y al personal de la empresa una visión global del negocio. La programación, las marcas de tiempo, los mecanismos de seguimiento de contratos y proyectos, así como las herramientas e informes personalizables y específicos del sector permiten una rápida rápida reacción y disminución de tiempos de respuesta.

También permite la integración con operaciones de back-end, procesamiento de transacciones, inventarios, historiales de compras, logs de servicios y otros datos permite a los clientes y proveedores recibir sus requerimientos de manera oportuna y eficiente consiguiendo una mayor satisfacción y lealtad del cliente.

3. Mejorar el trabajo colaborativo

A menudo las PYMEs utilizan una gran cantidad de aplicaciones que se van acumulando a medida de que los van implementando los trabajadores de los diferentes departamentos. Salvo que la empresa cuente con un departamento de IT(lo cual no siempre ocurre) la decisión sobre qué aplicación utilizar es tomada por la gente del equipo. En la misma empresa nos encontramos a fanáticos de Microsoft que utilizan Windows, fans del software libre que utilizan aplicaciones para Ubuntu, gente que prefiere usar APPs para el iPhone o para sus smartphones Android. Bajo el techo de una pequeña empresa los trabajadores llegan a utilizar cientos de aplicaciones de gestión de comunicación, correo electrónico y mensajería electrónica, documentación, calendario, tareas, contabilidad, facturación, VOIP, gestión de contactos, etc. Es un error básico porque multiplica y dispersa la información, impide el trabajo colaborativo y pone en riesgo la seguridad de la información porque muchas veces las aplicaciones no están actualizadas o se utilizan programas "parcheados" de dudoso origen.

Una plataforma ERP proporciona uniformidad e integración de un conjunto de herramientas de software para los trabajadores de la empresa. Permite el acceso o restricciones a datos de acuerdo a permisos para cada uno de los empleados. Esto permite al personal de los diferentes departamentos o lugares geográficos trabajar en forma colaborativa en proyectos comunes y compartir ideas e información. También permite una mayor integración entre las funciones empresariales (recursos humanos, operaciones, equipos de ventas, servicios de atención al cliente, etc.)

4. Mejorar la gestión de costes

Utilizar un sola plataforma en vez de una maraña de programas y aplicaciones incompatibles también es conveniente desde una perspectiva económica. Históricamente las soluciones ERP estaban reservadas solo para las grandes empresas, con personal TIC dedicado y buenos recursos financieros. Estaban muy bien preparados para gestionar las tareas de administración y mantenimiento asociadas con el software cliente de ERP y los servidores en el sitio. Pero ahora con las soluciones ERP distribuidas en la nube el coste y los gastos de mantenimiento se han reducido a niveles que hacen que las plataformas ERP sean una propuesta atractiva para negocios de menor escala.

A nivel operacional, la integración de flujos comerciales como la producción, la comercialización, el inventario, la contabilidad, el servicios de atención al cliente SAT y otros facilita a los gerentes conocer en detalle de dónde proviene y se dirige el dinero: esencial para el seguimiento y la planificación del curso financiero de una empresa.

5. Mejorar la planificación estratégica y la toma de decisiones

Una plataforma ERP proporciona un punto único para recopilar datos de toda la organización. Las herramientas de inteligencia de negocio (Business Intelligence o BI) que se integran con el ERP permiten realizar análisis e informes capaces de procesar información en tiempo real o casi real, y presentarla de una forma fácilmente digerible. Esto da a los gerentes y encargados de la planificación financiera una capacidad enorme para desarrollar estrategias comerciales y tomar decisiones tácticas que aseguren el crecimiento continuo y la productividad de la empresa.