Los centros educativos en general, como las escuelas, colegios, institutos, academias, facultades, business schools, universidades, se enfrentan actualmente a ciertos problemas comunes que hasta hace unos pocos años no tenían. Los desarrollos tecnológicos y las nuevas formulaciones educativas facilitan el tránsito de los sistemas antiguos de gestión hacia la utilización de plataformas de software especializadas para administrar, proteger y encontrar los datos o información necesaria en el momento adecuado. Este tipo de software de gestión se viene utilizando en el mundo empresarial con éxito desde hace un par de décadas y se denomina genéricamente “sistemas de planificación de recursos empresariales” (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning).

Una plataforma ERP educativa integra la gestión de las múltiples actividades que los colegios y universidades de hoy en día llevan a cabo, por mencionar algunas, la información de los estudiantes, profesores o docentes (clases, evaluaciones, costo hora, disponibilidad horaria y tiempo de desplazamientos, programas, competencias, consultas, evaluación de desempeño docente ..), el personal, la administración (planificación, programas educativos, gestión del cuerpo docente y personal del centro), comunicación, control de procesos de enseñanza, gestión financiera y contable, tareas de logística, calendario de clases, carreras, asignaturas, calificaciones de los exámenes, gestión de documentos, reserva de espacios físicos, mantenimiento de equipos, actividades extraescolares, idiomas, comedores, rutas de los vehículos o autobuses escolares, educación online (campus digital), etc..

En este artículo informamos sobre algunas de las plataformas educativas de fuente libre u opensource. Esto significa que el software está a disposición de cualquier persona u organización para su revisión o análisis con total libertad. Estas aplicaciones opensource tienen una versión gratuita (que los usuarios pueden utilizar sin coste alguno) y una versión premium de pago.

¿En qué beneficia una plataforma ERP a un centro educativo, colegio, facultad o universidad?

Los objetivos generales de este tipo de plataformas son la simplificación de los procesos, la automatización de tareas, el empoderamiento de los maestros, el fomento de la participación de los padres y una mayor participación de los estudiantes en las actividades académicas y extra-académicas. Pero más concretamente:

• Mejora la organización: en primer lugar, el enorme volumen de datos o información que gestionan aumenta exponencialmente. Un ERP evita demoras y muchos problemas para encontrar y mantener los archivos y documentos. Elimina casi por completo el papel.
• Satisfacción del personal, profesores y alumnos: Un ERP educativo agiliza la información y la pone a disposición del personal autorizado. Cuando la gestión fluye el personal se puede centrar en su trabajo (quitando muchas preocupaciones innecesarias) lo cual da confianza, autoestima y satisfacción personal.
• Rentablilidad: El tiempo, el esfuerzo y el dinero que se emplea en impresión o fotocopias de documentos, libros, evaluaciones, títulos, carpetas y archivos se reduce al mínimo. Un ERP es sinónimo de digitalización, no consume espacio de almacenamiento físico. La documentación no se deteriora. Los archivos documentales se conservan con varias copias de seguridad. Ayuda también a optimizar los recursos humanos de centro educativo.
• En el caso de las aplicaciones opensource gratuitas la rentabilidad también deviene de no tener que pagar licencias por el uso del software. Seguramente, si tendrán que pagar los demás costes comunes en este tipo de software como los costes de implantación, personalización para cubrir las necesidades particulares del centro educativo, mensualidad del servidor donde se implanta el software, mantenimiento y seguridad, formación de los empleados que gestionarán la plataforma y algún otro gasto. En cualquier caso el precio será mucho más barato que el del software privativo.
• Automatización de la administración: La automatización de la gestión ayuda a tomar mejores decisiones, más rápidas y con la mínima participación humana. Por ejemplo, cuando el profesor calificaba los exámenes la información de la nota o calificación de dicho examen a los estudiantes se hacía en forma manual y, a veces, presencial. Con un ERP, los resultados se pueden calificar digitalmente en unos pocos minutos y se pueden enviar notificaciones a todos y cada uno de los estudiantes a su cuenta personal (o email o SMS) y a la administración del centro. Esto permite que la información llegue a quien tenga que llegar y quede constancia documental de todo el proceso.
• Respuestas más rápida: Normalmente los centros educativos demoran varios días o incluso semanas en responder a una simple solicitud. La razón de esto es que carecen de administración automatizada de datos, lo que se traduce en una respuesta más lenta. Si la organización utilizare un ERP, los datos permanecerán en todo momento frente a los ojos del operador y cualquier tipo de decisión o recuperación de información se puede implementar instantáneamente.
• Habilidades de cálculos complejos: hay varias decisiones y cálculos que requieren mucho análisis y esfuerzo humano. Si el centro educativo desea, por ejemplo, recuperar las calificaciones de algunos estudiantes de una clase durante los últimos 3 años; manualmente, debería investigar a través de varias hojas de documentos antes de poder llegar a una conclusión. Pero si se utilizare un ERP, simplemente habría que ejecutar algunas consultas en el sistema y los resultados aparecerán en pantalla unos segundos.

Principales plataformas de fuente abierta para gestión académico universitaria

- Odoo ERP Educación

Actualmente, el ERP opensource más avanzado y completo del mercado es Odoo ERP que es una suite modular que integra funcionalidades (módulos) para la gestión de todo tipo de empresas, entre ellas gestión financiera completa, contabilidad, compras, ventas, cobros, pagos, activos fijos, manufacturas o fabricación, stock, gestión o control de inventarios; gestión de almacén o bodega; gestión de proyectos; gestión integral de compras, ventas, marketing; gestión de relaciones con los clientes o CRM; gestión electrónica de pedidos de venta – EDI; soluciones móviles para venta y preventa; call center de ventas integración web; tienda virtual; puntos de venta TPV o POS; gestión de marketing, analítica completa o BI Business Intelligence, gestión de Recursos Humanos RRHH; gestión documental y almacenamiento automático de pedidos, albaranes, facturación electrónica, etc. Odoo ERP compite en el mercado empresarial e institucional con desarrolladores de software como SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, SAGE y es utilizado por empresas como Boeing, Danone, Toyota, Hyundai, y miles de colegios e universidades de todo el mundo.

Junto con esto, se han desarrollado módulos sectores verticales determinados, por ejemplo, sector educativo (escuelas, colegios, facultades, academias, universidades, business schools, centros de investigación), sector salud (clínicas, centros médicos, hospitales), sector construcción, sector financiero, ingeniería y proyectos, sector alimentario, automotor, etc.

Al tratarse de una estructura modular, en el proceso de implementación se han de seleccionar los módulos de servicios que se quiera utilizar e implantarlos y, por otro lado, el módulo vertical específico, es decir, el módulo para formar el centro educativo o académico. Hay varios módulos desarrollados para este sector que funcionan perfectamente bien dentro de este poderoso ERP. Son muchas horas de consultoría y desarrollo pero bien implementado el resultado es muy satisfactorio.

Asimismo, Odoo ERP se puede integrar mediante módulos con OpenEduCat que, como se explica un poco más adelante, es una plataforma educativa opensource de alto nivel, de las más eficientes del mercado.

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Funcionalidades de la plataforma ERP educativa Odoo

Básicamente, Odoo ERP dispone de un módulo para gestión de estudiantes, información personal, registro de actividades, perfil educativo del alumno, aspectos médicos, asignación, trámites en biblioteca, comunicaciones, admisión de estudiantes, inscripción del estudiante a la universidad, escuela o centro de estudios, clases y lotes, migración y cambios de estudiantes a otras clases. Tabla de tiempos, creación de calendario, organización clases, tablas de horarios. Gestión de la asistencia diaria de los alumnos, hojas de asistencia. Gestión de la biblioteca. Gestión de pago online de las matrículas y otros servicios educativos (plataforma ecommerce) y recibo de pagos. Gestión de la residencia de estudiante y habitaciones. Transporte escolar, vehículos disponibles, rutas y paradas. Gestión de actividades extraescolares y eventos de estudiantes. Gestión de exámenes, convocatoria, asistencia, registros, plantillas, aulas, clases, temas y fechas. Se integra con Moodle y otras aplicaciones de elearning.

Odoo ERP es multi-idiomas (en español), multi-divisas, multi-empresa (grupos de colegios, franquicias de universidades o business schools, o colegios de congregaciones) se adapta a la legislación financiera y contable de cada país y tiene una extensa implantación en España, México, Colombia, USA, Argentina, Chile, Bolivia, Brasil, Costa Rica, Cuba, República Dominicana, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Puerto Rico, Uruguay, Venezuela, Portugal, Marruecos, Francia, Inglaterra, etc.

Distribución y precio: Cloud o en la nube y On-Premises. El código de Odoo Community version es licencia GNU LGPL v3, código abierto y gratis. Odoo Enterprise version es de pago pero incluye prestaciones premium. El coste y condiciones de los servicios de consultoría, implantación, personalización, mantenimiento, servidor, formación varía según empresa implantadora.

- OpenEduCat

OpenEduCat es una plataforma opensource en español para instituciones educativas, escuelas, colegios, facultades y universidades creada para funcionar sobre el core del poderoso ERP Odoo. Incluye prestaciones clave como gestión de cursos, matriculaciones, administración de aulas, exámenes, evaluación de actividades, gestión de tarifas y pagos, administración financiera, administración de bibliotecas, informes técnicos para planificación y gestión y mucho más. Es una aplicación muy extendida en todo el mundo, con muy buena aceptación en España y en América Latina.

Funcionalidades de la plataforma ERP educativa OpenEduCat

Entre las principales funcionalidades de esta suite educativa destacan contabilidad, admisiones, cursos y gestión de lotes, copias de seguridad y restauración de la base de datos (administración), creación del sitio web corporativo del centro educativo, integración de correo electrónico, gestión de eventos, gestión de tarifas, mesa de ayuda o helpdesk, recursos humanos y nómina, sistema de kiosco, soporte móvil, gestión de proyectos, cotización y estimaciones, cotizaciones de ventas, gestión de información del estudiante, seguimiento del tiempo, personalización de usuario, gestión de la calidad, capacidades de integración, cuentas por cobrar, conciliación bancaria, modelización de procesos de negocio (BPM), interfaz de procesamiento de tarjetas de crédito, eCommerce - tienda online, activos fijos, control de inventario, orden de compra, gestión de empleados, tablero, programación, gestión de personal, gerencia de contabilidad, contabilidad financiera, gestión de ventas, gestión de la distribución, gestión de la evaluación, manejo del comportamiento, gestión de cafetería, gestión curricular, gestión de instalaciones, K-12, distrito escolar, información del estudiante / registros, integración de correo electrónico, gestión de estudiantes, aplicación de marca de la escuela, tarjetas de informe personalizadas, admisión al CRM, gestión académica, actividades regulares, extraescolares, idiomas, gestión de asistencia, CRM, gestión de documentos, calendario de eventos, gestión de exámenes, gestión financiera, gestión de residencia universitaria, gestión del inventario, gestión de bibliotecas, integración de la pasarela de pago, gestión de proveedores y órdenes de compra, gestión de registro, SMS, horario, transporte y gestión de flotas, gestión de almacenes, base de datos de empleados, cuentas por pagar, seguimiento del solicitante, inteligencia de negocios (Business Intelligence o BI), CMMS / EAM, despacho, conectores de intercambio de datos electrónicos (EDI), libro mayor, facturación electrónica, gestión de órdenes de trabajo, integración de SMS, gestión de admisiones, gestión docente, gestión de datos, gestión de compras, gestión de la cadena de suministro, gestión escolar, gestión de activos del centro educativo, seguimiento de asistencia, gestión de biblioteca, gestión del aula, gestión de inscripciones, educación secundaria, educación primaria, portal de padres, educación especial, portal estudiantil, gestión de la formación, APP del profesor, asistencia al autobús escolar y encuesta de padres. Ideal para Sistemas Integrados de Gestión Académica Universitaria (SIGAU) de soporte a los procesos de admisión, matrícula y seguimiento de egresados.

Distribución y precio: Cloud o en la nube y On-Premises. El código de OpenEduCat es licencia LGPL Version 3, código abierto y gratis. El coste y condiciones de los servicios de consultoría, implantación, personalización, mantenimiento, servidor, formación varía según empresa implantadora. OpenEduCat también ofrece versiones premium de pago.

- Fedena

 Fedena es un software administración escolar de código abierto que se centra principalmente en la gestión de registros y admisiones para colegios de educación primaria, secundaria, institutos y centros educativos similares. Permite la administración ilimitada e inicios de sesión de estudiantes para usar el sistema, y la cantidad de cursos que se pueden crear son ilimitados. El sistema está desarrollado en Ruby on Rails lo que facilita la personalización. El sistema opensource, incluye recursos humanos, un calendario, gestión financiera, gestión de exámenes e inicios de sesión de estudiantes y padres. Esta plataforma educativa tiene una versión de pago con funcionalidades premium y características mucho más extensas.

Funcionalidades de la plataforma ERP educativa Fedena opensource gratis y versión de pago

Módulos de núcleo Fedena (gratis): cursos, recursos humanos, asistencia del estudiante, horarios, exámenes, tableros personalizables, admisiones de estudiantes, gestión de usuarios, administración de usuarios, instituto, calendario de eventos, finanzas, información del estudiante, inicio de sesión del empleado o maestro, centro de informes del sistema de mensajería, comentarios personalizados del estudiante, integración por SMS, generación de tarjetas de identificación, generación de certificados.

• Módulos Pro de Fedena (de pago): asignación, administración de datos del albergue, transporte, inventario, chat, biblioteca, tareas, encuestas, gestión de disciplina
• Módulos Pro Plus (de pago): gestión registros y solicitudes, importación y exportación personalizada de datos, informes personalizados, tarifas, examen en línea, integración de pasarela de pago, integración de correo electrónico, integración de cómputo.
• Módulos Empresariales (de pago): generador de formularios, alumni, auditoría, gestión documental, blog, generador automático de horarios, aplicaciones de iOS y Android para padres, profesores y estudiantes, integracion biometrica, monitoreo de la asistencia de los estudiantes y el personal

Distribución y precio: Cloud o en la nube y On-Premises. El código de Fedena opensource es Licencia Apache License v2.0. código abierto y gratis. El coste y condiciones de los servicios de implantación, personalización, mantenimiento, servidor, formación varía según empresa implantadora.

- OpenSIS Open Source

OpenSIS es una plataforma de código abierto diseñada para K-12 -es una terminología internacional para denominar las edades educativas comprendidas entre el "Jardin de Infancia" o Kindergarden y el "12º grado" o desde los 4 años de edad hasta los 16. En el entorno educativo español equivale al segundo ciclo de Educación Infantil (3-5 años) y la enseñanza Primaria (6-11), podría extenderse incluso hasta los dos primeros años de la Educación Secundaria Obligatoria (14 años)-. Se utiliza en escuelas autónomas, privadas o estatales, pero particularmente en escuelas pequeñas y medianas con un personal de TI bien informado porque su estructura tecnológica es compleja y es necesario conocer la base de datos PostgreSQL.

Esta plataforma de educación ofrece una versión gratuita y otras premium de pago. Las escuelas y centros educativos pueden usar este software para gestionar las inscripciones, registros de salud, asistencia, información demográfica, programación, libros de calificaciones e informes personalizados. OpenSIS también permite la integración con el software de elearning Moodle LMS que facilita la creación y administración de la información de los alumnos el personal y los maestros. La versión gratuita no ofrece gestión de disciplina, portales de clase, facturación o informes estatales.

Funcionalidades de la plataforma ERP educativa OpenSIS

Seguimiento de asistencia, cuadernos de calificaciones, planificación y programas, comunicación con profesorado mediante mensajes, informes obligatorios por el Ministerio o Secretaría de Educación, gestión de bibliotecas, gestión de contactos, gestión del aula, libreta o boletas de calificaciones, transcripciones, gestión de extraescolares, integración con Moodle, información sobre demografía estudiantil.

- OpenSchool

OpenSchool es una plataforma educativa que ofrece una versión opensource (Open-School Community Version) gratuita, y una versión premium de pago. La versión gratuita incluye el tablero de instrumentos, sistema sistema registro, mensajería interna, noticias y eventos, calendario, módulo del estudiante (pagos de cuotas, cursos, calificaciones, asistencia, información de los padres, registros disciplinarios y otros informes), módulo del curso, traducción o localización, gestión de roles y módulo de importación. Y las versiones de pago, módulo de exámenes, módulo de asistencia, horarios, módulo informes, módulo de descargas, módulo para exportar, módulo de notificaciones, gestión de documentos, gestión de quejas, administración de copias de seguridad, gestión de inscripciones en línea, exámenes en línea, logros de alumnos y maestros, módulo de albergue, módulo de transporte, módulo de biblioteca, módulo de compra, módulo de recursos humanos RRHH, portal del maestro, portal del estudiante y el portal de los padres.

Videos de las Plataformas ERP Educativas

Odoo ERP video

Video de OpenEduCat

Video de Eduardo Paz Lloveras sobre las 5 Plataformas opensource líderes para gestión de centros educativos

Video de Fedena

Video sobre Experiencia de Odoo ERP Educativo en la Université Catholique de Louvain, Bélgica.

Es la universidad francófona más grande de Bélgica y han implantado Odoo ERP en la Universidad y en 12 facultades, lo explica Bénédicte Bertrand.

Otras plataformas de software educativo: Gibbon, feKara, School Time, TS School, Google Classroom, ERPNext para Educación

Enlaces Relacionados con Plataformas ERP opensource para univiersidades o colegios:

• ERP Odoo plataforma para gestión de centros educativos, colegios, institutos o universidades
  
  
• The Top 6 Free and Open Source School Administration Software
  
  
• La Universidad de Coimbra ahorra con la implantación de software opensource Odoo ERP