Un sistema ERP se caracteriza por seguir una serie de principios, como el principio de Integridad (interrelación de todos los departamentos entre si y evitar la duplicidad de datos); el de Adaptabilidad (que el ERP se pueda parametrizar o configurar para se encaje perfectamente con los procesos de la empresa) y el de Modularidad (que sea capaz de poder utilizarse en función de las distintas áreas que se quieran controlar). 

En este artículo nos referiremos al último principio porque analizaremos los módulos de un ERP. Podríamos añadir, que el diseño modular también se rige por principios, como el de Independencia (los módulos pueden ser utilizados en forma independiente); Sustitución, los módulos pueden ser sustituidos e intercambiados con total facilidad y sin dejar residuos; Ampliación se pueden agregar nuevos módulos para crear nuevas soluciones; Inversión, las dependencias jerárquicas entre los módulos se pueden reorganizar; Transportación, los módulos se pueden aplicar a diferentes contextos; y Exclusión; los módulos existentes se pueden eliminar para crear una solución utilizable.

1 Módulo de Recursos Humanos - RRHH

El módulo de Recursos Humanos ayuda al equipo de recursos humanos a gestionar de forma eficiente del talento de la organización. Este módulo del ERP permite administrar la información de los empleados, hacer un seguimiento de los registros de los empleados, como evaluaciones de desempeño, designaciones, descripción de los puestos de trabajo, matriz de habilidades, seguimiento de tiempo y asistencia. Se puede gestionar el sistema de nómina para administrar los salarios, los informes de pago, etc. También puede incluir el control de gastos de viaje y reembolso o la formación de los empleados.

Las funciones de este módulo son la gestión de empleados, la asistencia, las licencias, las vacaciones, la gestión de auditoría de recursos humanos, etc.

2 Módulo de Inventario

El módulo de inventario sirve para rastrear el stock de artículos o referencias. Cada uno puede ser identificado por números de serie único. Lo interesante del sistema de inventario de números únicos es que se puede hacer un seguimiento cada artículo y determinar su ubicación, el número de existencias, fechas de caducidad, etc.

El módulo de inventario incluye funcionalidades como control de almacén, unidades maestras, informes de utilización de stock, etc. y se integra con el módulo de compra de ERP.

3 Módulo de Ventas

El proceso de ventas típico incluye procesos como consultas, solicitud de información, gestión de consultas y leads, elaboración de presupuestos, aceptación de pedidos de ventas, elaboración de facturas de ventas con impuestos adecuados, envío de material o servicio, seguimiento de pedidos de ventas pendientes. Todas estas transacciones de ventas son gestionadas por el módulo de ventas de ERP. El módulo de CRM complementa al módulo de ventas para la creación de oportunidades futuras y la generación de prospectos, se integra con contabilidad e inventario.

4 Módulo de Gestión de la relación con el cliente (CRM)

Un CRM mejora los resultados de ventas de la empresa a través de un mejor servicio al cliente y de establecer una relación de calidad con los clientes. Todo el historial interacción de la empresa con el cliente (comunicaciones, llamadas, reuniones, detalles de las compras realizadas por el cliente, reuniones, contratos, etc.) queda registrado en el módulo. El módulo de CRM se integra con el módulo de producción, inventario y ventas.

5 Módulo de Compra

El módulos de compra se encarga de los procesos que forman parte de la adquisición de artículos, materias primas o servicios que se requieren para la producción o el funcionamiento organización. El módulo de compra consta de funcionalidades como lista de proveedores, identificación de los artículos con sus proveedores, envío de solicitudes de cotización a proveedores, recibos y registros de cotizaciones, análisis de cotizaciones, preparación de pedidos de compra, seguimiento de los artículos comprados, preparación comprobante de recepción de mercancías, verificación de factura, actualización de existencias y varios informes. El módulo de compra se integra con el módulo de inventario y el módulo de ingeniería o producción para la actualización de las existencias.

6 Módulo de Finanzas y Contabilidad

En una empresa se utiliza dinero en todos los departamentos y los datos financieros de todos los departamentos convergen en este módulo. Su sistematización reduce y simplifica la carga administrativa en tu organización controlando los gastos y compromisos financieros. Gestiona la información de todos los ingresos y salida de dinero, y el capital. Realiza un seguimiento de todas las transacciones relacionadas con la cuenta, como gastos, balance, libros de contabilidad, presupuestos, estados de cuenta bancarios, recibos de pago, gestión de impuestos, etc. Almacena las actividades y transacciones de la empresa usando un orden cronológico y clasificándolos según el Plan General Contable. Permite realizar presupuestos de gastos con facilidad. Genera informes financieros.

7 Módulo de Ingeniería o Producción

El módulo de producción es fundamental para las empresas industriales. Ofrece funcionalidades como la planificación de la producción, la programación de las máquinas, materias primas, la preparación (lista de materiales), seguimiento del progreso de la producción diaria, pronóstico la producción e informe de producción real. Controla las estaciones de trabajo, las fórmulas de los productos y los procesos de producción, realizar la explosión de materiales (explicación detallada de la composición de cada material), controlar los lotes de producción, costos y mucho más. Básicamente, este módulo sirve para gestionar la estructura de productos, programación de producción, carga de máquinas, asignación de mano de obra productiva, imputación de mano de obra a órdenes / productos, mantenimiento de máquinas y equipos, control de calidad, etc).

8 Módulo de Gestión de la cadena de suministro (SCM)

La cadena de suministro permite planificar y optimizar la red de logística y los recursos de la empresa que se coordinan para conformar una cadena de suministro. La Gestión de la cadena de suministro o Supply Chain Management es un poderoso sistema capaz de llevar adelante la planificación de la demanda, la planificación de los procesos de la cadena de suministro, la planificación de la producción y la planificación de la distribución y transporte.

9 Módulo de Gestión de Proyectos

El módulo de gestión de proyectos permite controlar todo el ciclo de vida de un proyecto desde su planificación hasta su implantación y finalización. Permite establecer un seguimiento cercano y constante de todos los aspectos del proyecto controlar el tiempo, el personal involucrado en cada etapa, los gastos y su implicación en las finanzas de la organización.

10 Otros Módulos

Un ERP moderno se integra con otros módulos o aplicaciones complementarias como gestión documental (para avanzar hacia la oficina sin papel), Comercio Electrónico, BI (Business Intelligence), BPM (Business Process Management), ECM (Enterprise Content Management) entre otros.

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11 Ejemplos de módulos en ERP

Módulos de SAP

Módulos funcionales SAP ERP

• Gestión de Recursos Humanos (SAP HRM), también conocida como Recursos Humanos (HR)
• Planificación de la producción (SAP PP)
• Gestión de materiales (SAP MM)
• Gestión de la cadena de suministro financiero (SAP FSCM)
• Ventas y Distribución (SAP SD)
• Sistema de proyectos (SAP PS)
• Contabilidad Financiera y Controlling (SAP FICO)
• Mantenimiento de Planta (SAP PM)
• Gestión de la calidad (SAP QM)

Módulos técnicos de SAP ERP

• Base de SAP
• Seguridad de SAP
• Programación avanzada de aplicaciones empresariales (SAP ABAP)
• Dispositivo analítico de alto rendimiento (SAP HANA)
• SAP NetWeaver
• Gestión de sistemas de información (SAP IS)
• Gestión de la relación con el cliente (módulo técnico de SAP CRM)
• Infraestructura de intercambio (SAP XI)
• Gestor de soluciones SAP

Módulos de Dynamics 365 Bussiness Central

Módulos de la versión esencial:

Gestión financiera

• Contabilidad general básica, libro mayor, el plan de cuentas, las revistas generales, las facilidades de IVA, las revistas periódicas y los códigos fuente.
• Presupuestos
• Trabajar con presupuestos en cuentas del libro mayor.
• Plantillas de aplazamiento que automaticen el proceso de aplazamiento de ingresos y gastos en un calendario predefinido.
• Registro de los activos fijos y transacciones relacionadas, tales como adquisiciones, depreciaciones, amortizaciones, apreciaciones y enajenaciones.
• Pistas de auditoría y descripciones de publicación a cada transacción.
• Gestión de cuentas bancarias
• Múltiples cuentas bancarias
• Reconciliación

CRM

• Contactos
• Campañas
• Gestión de oportunidades
• Pedidos de venta, disponibilidad de artículos, unidades de medida y monedas

Cadena de suministro

• Gestión de órdenes de venta
• Cuentas por cobrar básicas
• Post venta de transacciones en revistas y gestión de cuentas por cobrar
• Gestión de órdenes de compra.
• Gestione compras, pedidos generales y procesos de compra.
• Inventario en múltiples ubicaciones que pueden representar una planta de producción, centro de distribución, almacén, sala de exposición, punto de venta o automóvil de servicio.
• Transferencias de artículos
• Almacenaje basico
• Administrar artículos en un nivel de bin.

Recursos Humanos

• Empleados, información, como experiencia, habilidades, educación, capacitación y afiliación sindical.
• Administración de gastos

Gestión de Proyectos

• Recursos
• Estimación y planificación de pedidos y presupuestos.
• Trabajos
• Hojas de tiempo

Módulos de la Versión Premium:

• Gestión de Servicios
• Ordenes de servicio, postventa, incluidas solicitudes de servicio, servicios vencidos, pedidos de servicio y solicitudes de reparación.
• Servicio de gestión de precios.
• Gestión de elementos de serviciom información del contrato, la gestión de componentes y la información de referencia y garantía de la lista de materiales.
• Gestión de contratos de servicios.
• Planificación
• Asignar personal a las órdenes de trabajo y registrar detalles como el manejo de las órdenes de trabajo

Video de Eduardo Paz Lloveras sobre los Módulos de un ERP: