Un CRM (acrónimo de Customer Relationship Management, o Gestión de las Relaciones con Clientes) es un software pensado para conseguir una visión completa de ciclo de vida del cliente o usuario, resolver sus dudas o quejas lo más rápidamente posible y con soluciones personalizadas, con el objetivo final de mejorar el servicio y maximizar la satisfacción de los usuarios actuales o potenciales. Sirve también para crear campañas segmentadas basadas en la información del cliente que permiten rentabilizar al máximo el presupuesto de marketing. Facilita la productividad de los equipos personas, particularmente los de venta, al poder gestionar las consultas de sus clientes de manera más eficiente. Los equipos de ventas pueden obtener presupuestos más rápido para cumplir con los requisitos específicos de envío y entrega. Un CRM reduce al mínimo la duplicación de tareas. La organización es y más inteligente, particularmente, por la automatización de flujos de trabajo. Ofrece una visibilidad en tiempo real sobe el volumen y el valor de la empresa, de los patrones de venta y oportunidades de venta cruzada que impulsan la rentabilidad del negocio, y facilita el lanzamiento de nuevos productos y servicios para perfiles de clientes muy concretos.

I. Factores que influyen en el precio total de un CRM para PYMEs

• Precio según número de usuarios del servicio y las configuraciones específicas para los diferentes perfiles de usuarios.
• Precio según tamaño de la empresa u organización (número de clientes, volumen de datos almacenados, número de transacciones, número de sucursales o delegaciones)
• Costes por número de referencias (productos y servicios diferentes que vende la empresa)
• Costes de integración con aplicaciones y sistemas legados
• Costes de migración de datos: estado en que estén los datos que se necesita incluir en el CRM (si están o no en un formato estándar, organizados u ordenados, etiquetados, etc..)
• Costes de implementación: número o complejidad de los procesos de negocio en los que haya que instalar el CRM.
• Costes por verticalidad: Sector vertical o industria en que se desenvuelve la empresa u organización. El precio de si se requiere o no personalización del embudo de ventas.
• Costes de personalización: adaptación a procesos específicos de la empresa y diseño de formularios propios para la empresa
• Precio según la licencia comercial o software libre: el software propietario o comercial lleva aparejado un coste de licencia, no es así con el software libre (open source) gratuito. El costo de la licencia comercial podría representar -aproximadamente- un 35% del valor total de una implantación. Algunas aplicaciones CRM opensource son EspoCRM, SuiteCRM, Oro CRM, CiviCRM, Fat Free CRM, Zurmo y Odoo CRM. También hay aplicaciones gratis, limitadas a un espacio temporal, número de usuarios o volumen de alojamiento como HubSpot CRM, Insightly o Capsule CRM.
• Precio según alojamiento On-Premise o en La Nube (Cloud): la distribución en infraestructura propia del usuario (On-Premise) implica gastos de hardware y software y limita la movilidad al entorno propio de las redes desplegadas. En cambio la distribución en La Nube está asociada al concepto de alquiler o pago por uso, que en ciertos casos podría integrar una partida extra por el alojamiento en un servidor de internet.
• Coste según forma de pago (mensual, anual o pago único por licencia): la ventaja de la licencia anual es que se puede obtener un descuento promedio del 10-25%; la ventaja de la licencia mensual es que se puede ajustar a las necesidades de personal o usuarios específicas de cada mes. Los CRM adquiridos por licencias de pago único normalmente incluyen la responsabilidad para el usuario de mantenimiento y actualización del sistema. Este método de adquisición es comunmente utilizado por grandes empresas.
• Coste del soporte técnico

II. ¿Cuánto cuesta un CRM como Odoo (muy avanzado), Salesforce (avanzado),  Sugar CRM (moderado) y Zoho CRM (introductorio)?

En el mercado hay muchos CRM, para tener una referencia concreta del precio de esta aplicación empresarial ponemos el ejemplo de cuatro de las más conocidas como Odoo, SugarCRM, Zoho CRM, Salesforce y que representan a segmentos muy diferentes tanto para organizaciones pequeñas, medianas y grandes.

1. Odoo CRM

Odoo es un ERP modular, que permite la selección de funcionalidades en forma independiente. Se pueden utilizar solo las funcionalidades típicas de un CRM, por ejemplo, las siguientes serían suficientes para obtener un CRM del más alto nivel:

• Módulo CRM (conexión con los clientes, gestión de leads, presupuesto..)
• Módulo Facturación (facturación electrónica)
• Módulo Ventas (previsión de ventas, conversión de órdenes de ventas en facturas..)
• Módulo Marketing electrónico (campañas de mail marketing automatizadas, tratamiento de campañas), gestión de bases de datos de clientes, etc.
• Calendario (gratis)
• Estadísticas (gratis)

Precio facturación anual aproximada Odoo Enterprise: 40 Euros mes, por usuario (480 Euros usuario / año).
Precio facturación mensual aproximada Odoo Enterprise: 50 Euros mes, por usuario (600 Euros usuario / año)

Precio de Odoo Community (opensource): gratis 

Una de las características del CRM de Odoo es la facilidad de uso y aprendizaje. Gráfico comparativo con SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Salesforce, Zoho CRM, Hubspot, Magento, Shopify, Quickbooks y otras aplicaciones empresariales.

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2. Salesforce CRM

Salesforce Essentials. Disponible para equipos de hasta cinco usuarios

• Gestión de contactos y cuentas
• Seguimiento de oportunidades
• Gestión de oportunidades
• Seguimiento de tareas y eventos
• Gestión de casos
• Informes y paneles personalizables
• Administración y acceso móviles
• Colaboración de ventas nativa
• Herramientas sociales integradas
• Integración de correo electrónico

Precio: 25 euros cada usuario por mes, facturación anual (300 euros por usuario / año)

Lightning Professional

• Consola para ventas centralizada
• Número limitado de procesos, tipos de registros, perfiles y conjuntos de permisos según funciones
• Número ilimitado de aplicaciones y pestañas
• Campañas
• Presupuestos y pedido
• Pronósticos colaborativos
• Correo electrónico masivo, listas de prospectos y trazabilidad de resultados
• Bandeja de entrada de Salesforce
• Datos de ventas
• Salesforce Engage
• Salesforce CPQ

Precio: 75 euros al mes por usuario, facturación anual (900 euros usuario / año)

Lightning Enterprise

Lighting Professional más:

• Consola para ventas múltiple
• Gestión de territorios de la empresa
• Pronósticos avanzados
• Venta en equipo
• Automatización de flujos de trabajo
• Diseños de páginas y perfiles completos
• Identidad de Salesforce
• AppExchange privado de Salesforce
• Desarrollo de aplicaciones personalizadas
• Integración mediante API del servicio web
• Zonas seguras
• Seguimiento del historial de informes
• Automatización de aprobaciones
• Bandeja de entrada de Salesforce integrada a inteligencia de ventas
• Datos de ventas
• Salesforce Engage
• SteelBrick

Precio: 150 euros al mes por usuario, facturación anual (1800 euros / año por usuario)

Lightning Unlimited

• Lightning Enterprise más:
• Almacenamiento de datos adicional
• Entornos de prueba ampliados
• Soporte ininterrumpido gratuito
• Acceso a más de 100 servicios de administración
• Formación en línea ilimitada
• Bandeja de entrada de Salesforce
• Datos de ventas
• Salesforce Engage
• SteelBrick

Precio: 300 euros al mes por usuario, facturación anual (3600 euros usuario / año)

- Limitaciones de Salesforce:

• El Flujo de Trabajo solo está disponible en versiones premium
• Su API solo está disponible en versiones premium
• Límites de almacenamiento, procesos y roles.
• No cuenta con un contrato que describe el nivel de servicio que un cliente espera de su proveedor o SLA para Soporte
• No hay opción local
• No permite el acceso a la base de datos o código

Salesforce aparece como una de las aplicaciones de automatización de equipos de venta líderes y más completas del mercado, en comparación con Microsoft Dynamics, Oracle, BPM Online, SAP, CRMNEXT, SugarCRM, Zoho CRM, Aptean y otras.

3. Sugar CRM

Sugar CRM Professional

• Automatización de ventas y pronósticos.
• Servicio a clientes y gestión de casos.
• Gestión de prospectos y campañas.
• Soporte en línea.
• 15GB de almacenamiento.
• 10 licencias de usuario

Precio: 40 Dólares estadounidenses por usuario por mes, facturación anual (USD$ 480 año / usuario). Como el precio es por 10 usuarios, el coste anual obligatorio es USD$ 4.800 por año.

Sugar CRM Enterprise

Incluye toda la funcionalidad de Sugar Professional más:

• Cotizaciones y pronósticos a nivel producto.
• Motor de flujo de negocios avanzado.
• Vistas y permisos por rol.
• Hasta 100 usuarios concurrentes para portal de autoservicio de clientes
• 12x5 (horas/días) soporte telefónico y por email
• 60GB de almacenamiento

Precio: USD$65 usuario por mes facturación anual (USD$ 780 usuario/año). Como el precio es por 10 usuarios, el costo anual obligatorio es USD$ 7800 por año.

Sugar CRM Ultimate

Es el CRM con mayor soporte que presenta SugarCRM. Incluye toda la funcionalidad de Sugar Enterprise más:

• Gerente de cuenta técnico asignado
• 5 ambientes de prueba (instancias sandbox).
• Soporte 24x7.
• 250 GB de almacenamiento.

Precio: USD$150 usuario por mes facturación anual (USD$ 1800 usuario/año). Como el precio es por 10 usuarios, el costo anual obligatorio es USD$ 18.000 por año.

4. Zoho CRM

Paquete Standar

• Reglas de puntuación
• Información de correo electrónico
• Conversión de flujo de trabajo
• Etiquetas y Grupos
• Formularios web
• Campos personalizados y únicos
• Informes y paneles personalizados
• 100.000 registros

Precio facturado anualmente: USD$12 por usuario, por mes (USD$ 144 usuario por año)
Precio facturado mes a mes: USD$18 por usuario, por mes (USD$ 216 usuario por año)

Zoho Enterprise

• Reglas de puntuación
• Información de correo electrónico
• Conversión de flujo de trabajo
• Etiquetas y grupos
• Formularios web
• Campos personalizados y únicos
• Informes y paneles personalizados
• SalesSignals, con notificaciones en tiempo real
• Blueprint - Gestión de procesos
• Formulario de web a caso
• Macros
• Gestión de inventarios
• Reglas de validación
• Actualizaciones automáticas de campo
• Integración de Google Ads
• Webhooks
• Registros ilimitados
• Zia Voz - AI conversacional
• SalesInbox - correo electrónico para vendedores
• Canvas - Vista de CRM
• Herramientas de inteligencia empresarial: medidor de objetivos, comparador, detector de anomalías
• Portales de usuarios múltiples
• Módulos y botones personalizados
• Subformularios
• SDK móvil y distribución de aplicaciones
• Respuestas automáticas
• Analizador de correo electrónico
• Campos condicionales
• Encriptado de datos (EAR)

Precio facturado anualmente: USD$35 por usuario, por mes (USD$ 420 usuario por año)
Precio facturado mes a mes: USD$45 por usuario, por mes (USD$ 540 usuario por año)

III. Video de Eduardo Paz Lloveras en el que explica cuánto vale un CRM y los factores que influyen en el precio