Contabilidad y ERP 

 

El software de contabilidad y los ERP (enterprise resource planning o planificación de los recursos de la empresa) son aplicaciones diferentes. Pero teniendo en cuenta que hay gente que se ha interesado en varias ocasiones sobre cuáles son sus diferencias creemos interesante hacerlo en este artículo. En primer lugar decir que un software ERP no es lo mismo que un programa de contabilidad. Es más, una parte importante de un ERP es el componente financiero, que incluye finanzas y contabilidad (FICO) y muchas funcionalidades más como:

  • Gestión de Fabricación
  • Gestión de Logística
  • Gestión de Almacenes, Bodegas
  • Gestión de Inventario o Stock
  • Recursos Humanos / Nómina
  • CRM de relaciones con los clientes
  • Ventas
  • Compras
  • Gestión Cadena de Suministro
  • Gestión de proyectos
  • Gestión de Marketing

 

I. Propiedades clave del sistema contable integrado en un ERP

Básicamente, el módulo de contabilidad genera un repositorio de datos donde se capturan las transacciones diarias de la empresa y permite determinar los estados de resultado, balance general, balanza de comprobación, estados de cuenta, etc. del los períodos de tiempo que se establezcan (mes, trimestre, año...)

 

  • Integración: Un sistema ERP integrado mejora la contabilidad de costes y permite a los gerentes definir con precisión el presupuesto y asignar gastos (para materias primas, mano de obra, transporte y otros gastos generales).
  • Coordinación: Permite administrar la facturación, los pagos y los ingresos de una forma coordinada. El ERP garantiza que se cumpla el cronograma o calendario de pagos a los clientes, el seguimiento de ingresos y la gestión del crédito. Por otra parte, se integra con el CRM para automatizar los recordatorios y evitar quejas de los clientes
  • Evita duplicación de datos
  • Acceso las 24 horas, durante los 356 días del año a datos de calidad e información financiera
  • Facturación más ágil y rápida
  • Generación de informes contables automatizados


II. Localización financiera y contable

La localización contable (en algunos países de América Latina lo llaman “tropicalización”) es la adaptación del software a las políticas, legislación o normativa financiera, fiscal y al Plan Contable de cada país.

La empresa desarrolladora del ERP o las comunidades de usuarios en los diferentes países, adaptan el software contable teniendo en cuenta los estándares locales, normalmente marcados por las agencias tributarias, por ejemplo por:

 

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III. Funcionalidad básicas de un módulo contable en un ERP

Entre las funicionalidades básicas de un módulo de contabilidad de en un ERP destacan la Contabilidad General totalmente adaptada al Plan Contable de cada país, la Contabilidad Presupuestaria, la Contabilidad Analítica, la Gestión de Tesorería, la gestión de Activos Fijos y el Suministro de información del IVA y otros impuestos o contribuciones fiscales.

 

Contabilidad general totalmente adaptada al Plan Contable de cada país

  • Control de parámetros contables: definición de la sociedad, bloqueo de apuntes por año, mes o días, definición de conceptos contables.
  • Multiempresa y multimoneda
  • Definición y mantenimiento del plan contable
  • Consulta de saldos de cuentas
  • Asientos Contables
  • Enlace con módulo de ventas y compras
  • Diarios generales y de imputación
  • Control de asientos
  • Control de Impuestos. Declaraciones a la agencia tributaria.
  • Automatización de cierres contables
  • Balances de Comprobación, situación
  • Cuentas de Resultados 

- Contabilidad Presupuestaria

  • Planificación de presupuestos
  • Actualización y reasignación dinámica de presupuestos
  • Listados presupuestarios
  • Análisis de desviaciones 

- Contabilidad Analítica

  • Gastos generales
  • Costes y la rentabilidad de los productos, departamentos, empleados o clientes
  • Gestión de costes directos, indirectos, fijos, variables, desviaciones 

- Gestión de Tesorería

  • Gestión efectiva de Cobros y Pagos
  • Gestión de remesas automatizadas
  • Previsiones de liquidez
  • Gestión de Relaciones con Bancos
  • Integración telemática con Bancos
  • Informes por cuentas de cancelación, formas de pago y vencimientos
  • Gestión de impagados y de riesgo

- Activos Fijos

  • Previsiones y cálculo de amortizaciones.
  • Ubicaciones, causas de baja.
  • Reasignación de cuotas de amortización.
  • Consultas y listados de elementos.


- Suministro de información del IVA

  • Presentación online de las facturas (emitidas y recibidas, simplificadas y tickets o boletas) a la agencia tributaria.

 

IV. Video de Eduardo Paz Lloveras sobre Contabilidad y ERP