A falta de que se publique la normativa y procedimentos finales sobre facturación electrónica en España, explicaremos algunos puntos a tener en cuenta en relación a la implantación de la facturación electrónica, y lo que debes saber y anticipar, para no incurrir en penalizaciones o multas por parte de la Agencia Tributaria. 

Presentamos tres programas gratuitos que tu empresa podría utilizar para emitir y recibir facturas electrónicas que cumplen la normativa vigente de la Agencia Tributaria. Inicialmente, la Facturación Electrónica en España solo será obligatoria cuando cuando vaya dirigida a un cliente que sea otro autónomo o una empresa.


1. Cambio del Sistema de Facturación Electrónica en España

Este cambio se sustenta en tres pilares: 

- Emisión y recepción electrónica:
 
Las facturas deberán emitirse en formato electrónico y enviarse al destinatario a través de un sistema de facturación totalmente electrónica.

La factura en papel, de toda la vida, es historia. Ya no tendrá validez.

- Formato específico

Las facturas electrónicas deberán cumplir con un formato y una estructura estándar establecido por la nueva legislación.

- Registro y control

Las facturas electrónicas se registrarán y serán controladas en una plataforma digital especial de la Agencia Tributaria. Para detectar o evitar irregularidades como facturas falsas o facturas infladas, por ejemplo.


2. Objetivos e importancia de la Facturación Electrónica en España

Básicamente, los objetivos e importancia de la Facturación Electrónica en España son:.

Digitalización de los procesos: 
Modernizar la gestión fiscal y empresarial mediante la digitalización de los flujos y procesos de facturación.

Agilizar los pagos y el cumplimiento: 
Reducir los tiempos y costes asociados a la emisión, recepción y pago de las facturas.

Aumentar el Control Activo sobre el Contribuyente: 
La Agencia Tributaria busca tener en la mira al contribuyente. 
Un mayor control y trazabilidad de las facturas y de las transacciones comerciales, para minimizar el fraude fiscal.


3. ¿Cuáles son las Ventajas de la Factura Electrónica?

Son muchas las ventajas para las empresas, las administraciones públicas y los consumidores:

- Eficiencia y rapidez de los procesos administrativos y de pago.

- Reduce costes de transacción del tráfico mercantil, porque todo es digital. No papel, no impresión y no espacio de almacenamiento. Pero, necesitarás herramientas de gestión.

- Sostenibilidad, porque no se usa papel disminuyendo la tala de árboles y minimizando la huella de carbono asociada con la producción y distribución de papel, etc.

- Aumenta la seguridad, conservación e integridad de la factura emitida.

- Mejora de la trazabilidad: Permite un mejor seguimiento de las facturas.


4. Excepciones a la Obligatoriedad de la Factura Electrónica

La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas, profesionales y autónomos en España que realicen transacciones entre sí (relaciones B2B). 

Hay 3 excepciones clave:

(i) Las facturas emitidas a consumidores finales: 
Las empresas y autónomos podrán seguir emitiendo facturas en papel a los consumidores finales.

(ii) Las facturas de importe inferior a 400 euros

(iii) Las facturas emitidas por entidades en régimen de IVA especial: 
Entidades de salud y las entidades de enseñanza.
Éstas a partir del 2025 se tendrán que actualizar.


5. ¿Qué pasa si se Incumple la Legislación de Factura Electrónica en España?

Las principales sanciones son las siguientes:

Multa de hasta 3.000 euros: 
por cada factura emitida o recibida que no cumpla con los requisitos de la normativa.

Inhabilitación para emitir o recibir facturas electrónicas: 
en caso de reincidencia o incumplimiento grave.

Dificultades para deducir el IVA: 
si las facturas no se emiten o reciben electrónicamente de forma correcta, la Agencia Tributaria (AEAT) podría denegar la deducción del IVA.

Daño a la Reputación del contribuyente: 
el incumplimiento de la normativa puede dañar la imagen y la reputación de la empresa ante sus clientes y proveedores. 

Posibilidad de pérdida del derecho a determinadas subvenciones o ayudas públicas en caso de reincidencia.

FUENTES:
Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (ley Crea y Crece), Ley Antifraude y Reglamento Veri*factu.


6. Factura Electrónica en Excel, World o PDF

Al menos de momento, las aplicaciones tan extendidas en las empresas como Excel, World o PDF no son formatos electrónicos estándar que cumplan con los requisitos de la nueva normativa de factura electrónica.

Pero durante los primeros 12 meses desde el inicio de esta iniciativa los profesionales que estén obligados a emitir facturas electrónicas deberán acompañarlas de un documento en formato PDF.

Los estándares legales estructurados son:

  • Factura Electrónica Estandarizada (FEF)
  • Factura Electrónica en Formato XML (Facturae)
  • Suministro Inmediato de Información (SII)

El software de facturación debe seguir principios de Interoperatividad, integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad y trazabilidad. 

Registro de Eventos. 

Publicación de que la factura cumple con el formato Reglamento Veri*factu.

Reporte fiscal a la AEAT de los registros de facturación. 

Y no incurrir en prácticas ilegales como software de doble uso o software de ocultación de ventas.


7. Información que debe Contener la Nueva Factura Electrónica de España

La nueva factura básicamente contiene la misma información que una factura tradicional con algunos añadidos. 

¿Qué información deberá contener la nueva factura electrónica? En resumen:

  • Código único de identificación
  • Número y serie de la factura
  • Fecha y hora de expedición
  • Datos y NIF del emisor y del receptor
  • Descripción de los bienes o servicios prestados
  • Precio
  • Tipo impositivo
  • Forma de pago.
  • En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
  • Código QR,
  • Entre otras..


8. Software Gratis de Facturación Electrónica en España que Cumplen la Normativa AEAT

8.1 Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE)

Es un software 100% gestionado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y tiene como objetivo facilitar a las empresas y autónomos la emisión y recepción de facturas electrónicas de forma segura y fácil de usar.

El programa SPFE se encuentra en fase de desarrollo, pero ya permite:

Emitir y recibir facturas electrónicas en los formatos Facturae y SII.

Consultar el estado de las facturas electrónicas emitidas y recibidas.

Descargar las facturas electrónicas emitidas y recibidas.

8.2 B2b Router

B2B Router es una aplicación de facturación electrónica gratuita permanente para 1 solo usuario.

Envío ilimitado de facturas electrónicas nacionales, custodia de facturas durante 3 meses, creación de hasta 10 contactos.


8.3 VisionWin

VisionWin una aplicación de facturación electrónica gratuita permanente para 1 usuario. 

Que a su vez ofrece la opción de contratar un servicio de asesoramiento y soporte técnico personalizado.