Evolución de Excel en Contabilidad PYME: Copilot en Microsoft Excel 365 y Python y 3 Alternativas IA. La inteligencia artificial no reemplaza el departamento de contabilidad, a asesores y profesionales contables o contadores, sino que los potencia, porque la IA transforma datos históricos en estrategia. Es decir, la tecnología les permite pasar de ser registradores de información a ser potentes asesores estratégicos.
1. Microsoft Excel Tradicional en Contabilidad PYME
La informática, particularmente las hojas de cálculo, marca un verdadero hito en la evolución de la contabilidad.
Reemplazó las antiguas prácticas de lápiz, cuaderno o papel y calculadoras mecánicas, sentando las bases para una nueva era de eficiencia y precisión en la gestión contable.
Permitiendo que las empresas alcancen unos niveles de rendimiento imposibles décadas atrás.
VisiCalc, fue la primera hoja de cálculo del mercado, en 1978.
Lotus 1-2-3, la reemplazó en 1983.
Y en 1985 Microsoft lanzó Excel para Macintosh de Apple, con posibilidad de navegar por ventanas, y utilizar un ratón.
Y la primera versión de Microsoft Excel para Windows fue lanzada en 1989.
Excel pasó de ser una simple hoja de cálculo a ser una herramienta esencial para la gestión y análisis de datos empresariales.
En sus primeras versiones, ofrecía funcionalidades muy básicas, pero con el tiempo fueron añadiendo características avanzadas como tablas dinámicas, gráficos, y fórmulas complejas, que facilitaron enormemente el trabajo contable.
Convirtiéndose en una solución líder en el segmento de pequeñas y medianas empresas, a nivel mundial.
Microsoft Excel ha sido una herramienta empresarial simple, introductoria, fundamental para contadores, profesionales y equipos financieros de PYMEs, cubriendo actividades como:
- Gestión Manual de Datos
- Registro de transacciones como ingresos, gastos, y pagos
- Creación de Estados Financieros como balances, estados de resultados y flujos de efectivo.
- Generación de informes financieros
- Cálculo del IVA y otros impuestos
- Cálculos básicos y fórmulas simples
Pero presentando ciertas limitaciones:
- Procesos lentos y propensos a errores
- Dificultad para manejar grandes volúmenes de datos
- Necesidad de conocimientos avanzados de macros y fórmulas para realizar análisis complejos.
Excel tradicional carece de capacidad de predicción
Prové información estática
Requiere recálculo manual
Presenta problemas de sincronización e integración
Y la contabilidad no se actualiza automáticamente con cambios de normativas contables o fiscales.
En resumen,
Es una herramienta versátil que permite a las empresas PYME llevar un registro básico de sus operaciones financieras.
Trabaja de forma completamente manual y basada en fórmulas predefinidas
Es demandante de constante intervención
Y dependiente de la destreza del usuario.
2. La Inteligencia Artificial en la Gestión de la Contabilidad PYME
La contabilidad impulsada por la IA representa un salto cualitativo en la gestión financiera.
Potencia la
- Automatización avanzada
Captura y categoriza automáticamente transacciones de múltiples fuentes (bancos, facturas electrónicas, etc.).
Y reduce significativamente la entrada manual de datos y los todos los errores asociados.
- Análisis predictivo
Utiliza algoritmos para predecir flujos de caja, tendencias de gastos e ingresos.
Ofrece insights financieros basados en patrones históricos y datos en tiempo real.
Y Facilita la detección temprana de riesgos económicos
- Detección de anomalías
Identifica automáticamente transacciones inusuales o potencialmente fraudulentas.
Mejora la precisión y la integridad de los registros contables.
- Automatización Inteligente
Procesamiento de facturas
Conciliación automática de cuentas
- Generación Inteligente de Informes
Crea automáticamente informes financieros complejos, adaptados a las necesidades específicas de la empresa.
Y actualiza los informes en tiempo real a medida que se registran nuevas transacciones.
- Procesamiento Inteligente de Documentos
Reconocimiento óptico de documentos
Extracción automática de datos
Clasificación inteligente de comprobantes
- Cumplimiento normativo o Compliance
Se actualiza automáticamente con los cambios en la legislación contable y fiscal.
Reduciendo el riesgo de incumplimiento normativo.
- Se integra fácilmente con otros sistemas empresariales (CRM, ERP, etc.).
- Escala eficientemente con el crecimiento de la empresa sin pérdida de rendimiento.
3. IA en Copilot en Microsoft Excel 365
Copilot es una herramienta de inteligencia artificial integrada en Microsoft 365 que ayuda a automatizar y simplificar tareas complejas en Excel.
Entre sus funcionalidades destacan:
- Sugerencias de fórmulas y análisis:
Copilot puede sugerir fórmulas y análisis basados en el aprendizaje automático, adaptándose a las necesidades específicas del usuario.
- Automatización de tareas:
Permite automatizar tareas rutinarias como la conciliación de cuentas y la generación de informes financieros.
- Análisis de datos:
Facilita el análisis de grandes volúmenes de datos, identificando patrones y tendencias que pueden ser útiles para la toma de decisiones.
Podemos desglosar la utilización de de la IA en Copilot para Microsoft Excel 365 desde tres perspectivas: técnica, táctica y estratégica.
- Perspectiva Técnica
Desde un punto de vista técnico, Copilot en Excel 365 utiliza modelos de lenguaje avanzados (LLMs) y datos de Microsoft Graph para ofrecer asistencia inteligente.
Integra:
Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP): Permite a los usuarios interactuar con Excel mediante comandos en lenguaje natural, facilitando tareas como la creación de fórmulas, análisis de datos y generación de gráficos.
Integración con Microsoft Graph: Accede a datos contextuales y relevantes de otros servicios de Microsoft 365, mejorando la precisión y relevancia de las sugerencias.
Automatización de Tareas:
Copilot facilita la automatización de procesos repetitivos, como la limpieza y estructuración de datos, la conciliación de cuentas o la generación de informes financieros.
Sugerencias de fórmulas y análisis: Copilot puede sugerir fórmulas y análisis basados en el aprendizaje automático, adaptándose a las necesidades específicas del usuario.
- Perspectiva Táctica
Copilot en Excel 365 mejora la eficiencia operativa y la productividad diaria mediante la:
Generación de Informes:
Facilita la creación de informes financieros personalizados y en tiempo real, lo que permite a los contadores tomar decisiones informadas rápidamente.
Análisis Predictivo:
Utiliza modelos predictivos para identificar tendencias financieras intervención manual y posibles problemas, ayudando a planificar acciones correctivas.
Optimización de Procesos:
Identifica áreas de mejora en los procesos contables y sugiere optimizaciones para aumentar la productividad
Colaboración:
Mejora la colaboración porque permite que varios usuarios trabajen simultáneamente en un documento, con Copilot proporcionando sugerencias y correcciones en tiempo real.
- Perspectiva Estratégica
Desde el punto de vista estratégico, Copilot en Excel 365 puede transformar la función contable en un socio estratégico dentro de la empresa:
Planificación Financiera:
Ayuda en la elaboración de presupuestos y previsiones financieras a
largo plazo, alineando los objetivos financieros con la estrategia empresarial.
Análisis de Rentabilidad:
Proporciona análisis detallados de rentabilidad por producto, cliente o
proyecto, apoyando decisiones estratégicas de inversión y desinversión.
Cumplimiento y Auditoría:
Facilita el cumplimiento normativo y la preparación para auditorías mediante la automatización de la documentación y la generación de informes de cumplimiento.
Reducción de Costes:
Copilot puede ayudar a las empresas a reducir costes operativos porque mejora la eficiencia y reduce el tiempo necesario para completar tareas complejas, .
4. Integración con Python en Microsoft Excel 365 Copilot
La integración de Python en Excel Copilot permite realizar análisis aún más avanzados y personalizados sin necesidad de ser expertos en programación.
Permite crear scripts personalizados: Para automatizar procesos específicos y realizar análisis complejos que no serían posibles solo con Excel.
Visualización de datos: Ofrece la opción de utilizar bibliotecas de Python como
Pandas: para manipulación de datos financieros
NumPy: para cálculos numéricos avanzados
Matplotlib/Seaborn: para visualización de tendencias
La integración de Python en Excel mejora la capacidad de las empresas para tomar decisiones informadas y rápidas a través de:
- Análisis de grandes volúmenes de datos en tiempo real
- Personalización de los informes y análisis
- Y facilita la colaboración entre equipos.
5. 3 Alternativas a Excel Copilot, Inteligentes y con Versión Gratis
Pongo el foco en tres soluciones comparables a Excel, pero que mejoran funcionalidades importantes en contabilidad:
- Rows AI
Es una herramienta de hojas de cálculo online que combina las funcionalidades habituales de las hojas de cálculo, pero las potencian con desarrollos propios impulsados por inteligencia artificial.
- Google Sheets
Es el editor de hojas de cálculo online gratuito de Google. Se integra en Workspace para gestionar, visualizar y analizar datos mediante IA.
- Airtable
Es una plataforma de gestión de bases de datos y gestión de proyectos IA, que combina las características de una hoja de cálculo con las de una base de datos relacional.
Dispone de un plan gratis para equipos, con ciertas limitaciones.
Las tres aplicaciones mencionadas mejoran las prestaciones de Excel Copilot en tres aspectos:
- Integración de la Inteligencia artificial:
Rows AI, Google Sheets (con funciones como "Explorar" y Google App Script) y Airtable disponen de IA integrada en sus herramientas, lo cual facilita el análisis de datos y la automatización de procesos contables.
En cambio Excel con Copilot o Python requieren conocimientos adicionales para aprovechar al máximo su potencial.
- Colaboración en tiempo real:
Rows AI, Google Sheets y Airtable están diseñadas para permitir una colaboración en tiempo real entre varios usuarios, lo cual facilita la comunicación y la eficiencia en el trabajo en equipo.
Excel no es tan eficiente en esto.
- Integración con otras herramientas:
Rows AI, Google Sheets y Airtable ofrecen una integración más fluida con otras herramientas y aplicaciones en la nube, lo cual facilita la automatización de procesos contables y la conexión con otras áreas de la empresa, como con el CRM, marketing y gestión de proyectos.
En cambio Excel es más limitado.
Dicho todo esto, evidentemente, una plantilla de cálculo no tiene la potencia funcional y estratégica de un software de contabilidad o un módulo contable integrado en un ERP o sistema empresarial.
Pero en muchos casos puede ser una solución inicial muy conveniente para un PYME un profesional.
Si quieres dar un salto cualitativo te invito a que mires este video sobre Inteligencia Artificial en CONTABILIDAD y FINANZAS: 9 Programas Contables IA para PYMES Más Usados.