La automatización inteligente está cambiando la práctica cotidiana en los ámbitos de la contabilidad y las finanzas.
Todo lo que hace muy poco tiempo requería días de trabajo manual y estaba muy expuesto a errores, ahora se puede realizar en minutos con una precisión impecable.
En el mundo financiero, la automatización es el puente que conecta la eficiencia operativa con la toma de decisiones fundamentada en los datos.
Por otra parte, no se trata sólo de velocidad, sino de precisión y de capacidad de adaptación a un entorno económico dinámico.
Las automatizaciones clave en contabilidad y finanzas están convergiendo con tecnologías como Robotic Process Automation (RPA), que automatiza tareas manuales y repetitivas, como la entrada de datos, la conciliación bancaria o la generación de informes.
Converge con la Inteligencia Artificial Generativa, el Procesamiento del Lenguaje Natural y el Aprendizaje Automático. Son sistemas que no solo procesan datos; sino que interpretan información, predicen tendencias y sugieren acciones estratégicas.
Los chatbots financieros y asistentes virtuales están evolucionando hacia verdaderos consultores digitales, capaces de mantener conversaciones contextuales en relación a complejas decisiones financieras.
Y Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) basado en IA.
También convergen tecnologías como blockchain que permite crear registros contables inmutables y transparentes. O generar contratos inteligentes (smart contracts) basados en la cadena de bloques para automatizar la ejecución de acuerdos financieros.
Con la computación en la nube, visualización de datos, análisis de escenarios, etc.
La automatización está democratizando el acceso a herramientas financieras sofisticadas, permitiendo que incluso las pequeñas empresas accedan a capacidades que antes estaban reservadas para grandes corporaciones.
La verdadera revolución no está solo en la automatización de tareas repetitivas, sino en la creación de sistemas financieros inteligentes que:
Aprenden continuamente de los patrones de transacciones, y evolucionan.
Se adaptan a cambios en el entorno empresarial y de negocio
Proporcionan insights predictivos en tiempo real
Personalizan y optimizan automáticamente los procesos financieros
Garantizan el compliance o cumplimiento normativo de forma proactiva
Básicamente, la automatización no solo mejora la eficiencia operativa de los profesionales, sino también, les confiere una ventaja competitiva significativa en un mercado cada vez más digitalizado.
10 Tipos de Automatizaciones Clave en Contabilidad y Finanzas: Software para Grandes y para PYMEs
1. Automatización de Análisis Avanzado y Business Intelligence
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Análisis Avanzado y Business Intelligence en una organización?
Es fundamental para tomar decisiones sustentadas en datos concretos. Fundamentar las decisiones empresariales con información precisa y objetiva.
Identificación temprana de tendencias. Detectar cambios y oportunidades en el mercado antes que la competencia.
Mejora en la planificación estratégica. Estrategias más precisas y orientadas a resultados.
Optimización de recursos financieros, particularmente, del presupuesto y de los recursos de la empresa.
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de Análisis Avanzado y Business Intelligence?
Dashboards financieros en tiempo real
Análisis predictivo de tendencias
Modelado automático de escenarios financieros
Detección de patrones y oportunidades
Generación de insights automáticos
Soluciones tecnológicas de automatización BI:
- Sisense
Sisense es una plataforma de análisis empresarial que ofrece soluciones de automatización para la gestión y el análisis de datos financieros. Algunas de sus características incluyen:
Análisis complejo de grandes volúmenes de datos
Visualización interactiva y personalización de paneles
Integración con diversas fuentes de datos
Capacidad de toma de decisiones en tiempo real
- Looker
Looker es una plataforma de BI (Business Intelligence) y análisis que ofrece herramientas para la automatización de procesos de análisis de datos financieros en tiempo real.
No confundir con Looker Studio también de Google.
- Tableau
Plataforma de análisis y visualización de datos automatizados para informes financieros y predicción de tendencias.
- Microsoft Power BI
Generación de informes interactivos y análisis de datos para toma de decisiones financieras.
2. Automatización de Cuentas por Pagar y Cobrar
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Cuentas por Pagar y Cobrar?
Reducción del ciclo de cobro
Mejora en el flujo de caja
Disminución de facturas vencidas
Mayor precisión en la previsión de cobros
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de Automatización de Cuentas por Pagar y Cobrar?
Flujos de trabajo automatizados para aprobaciones
Sistema de recordatorios para cobros pendientes
Conciliación automática de pagos con facturas
Programación y seguimiento de pagos recurrentes
Generación automática de reportes de gastos
Ejemplos de soluciones tecnológicas:
- SAP Concur
Es una plataforma líder en la automatización de gastos y facturas para empresas.
Se integra con sistemas ERP y herramientas de gestión de viajes
Captura de recibos y facturas a través de la aplicación móvil y OCR
Automatización del proceso de aprobación y pago de facturas, etc..
Para PYMES y profesionales:
- Zoho Invoice
Es una herramienta de facturación automatizada para pequeñas empresas.
100% gratuito.
Plantillas de facturas personalizables y envío automático a clientes
Recordatorios de pago programados y opción de pago en línea para los clientes
3. Automatización de Contabilidad de Activos y Pasivos
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Contabilidad de Activos y Pasivos?
Control preciso del ciclo de vida de activos
Cumplimiento normativo automatizado
Optimización de la planificación fiscal
Reducción de errores en cálculos de depreciación
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de Contabilidad de Activos y Pasivos?
Gestión automatizada del ciclo de vida de activos
Cálculo automático de depreciaciones y amortizaciones
Seguimiento de obligaciones financieras y pasivos
Actualización automática de valores contables
Registro de transacciones en tiempo real
Ejemplo de solución tecnológica:
- A3Innuva Contabilidad
Es un software en la nube de Wolters Kluwer. Destaca por su capacidad para automatizar procesos contables, incluyendo la gestión de activos y pasivos.
4. Automatización de Estados Financieros y Reportes
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Estados Financieros y Reportes?
Reducción del tiempo de cierre mensual
Mayor precisión en reportes financieros
Acceso en tiempo real a información financiera
Capacidad de análisis predictivo
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de Estados Financieros y Reportes?
Generación automática de estados de pérdidas y ganancias
Producción automatizada de balance general
Elaboración de estados de flujo de efectivo
Creación de reportes financieros personalizados
Análisis de tendencias y pronósticos financieros
Ejemplo de solución tecnológica:
- Quickbooks Enterprise
Es una solución robusta, que entre sus funciones destaca la generación automatizada de estados financieros.
Automatización de la recopilación de datos
Generación de informes personalizados
Programación de informes
Análisis de datos en tiempo real
5. Automatización de Gestión de Documentos y Transacciones
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Gestión de Documentos y Transacciones?
Reducción del tiempo de procesamiento de documentos
Eliminación de errores en la entrada manual de datos
Trazabilidad completa de documentos
Reducción significativa de costos operativos
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de Gestión de Documentos y Transacciones?
Sistemas OCR para digitalización y extracción de datos de documentos físicos
Clasificación automática de documentos por categorías y departamentos
Validación automatizada de datos contra registros existentes
Reconciliación automática de cuentas bancarias y categorización de transacciones
Ejemplos de soluciones tecnológicas:
- ABBYY FlexiCapture
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de alta precisión para la extracción de datos de documentos
Capacidad de procesar documentos estructurados y no estructurados
Integración con sistemas de ERP, CRM y RPA
Herramientas de validación de datos y corrección automática de errores
- Expensify
Aplicación móvil y escritorio para la captura y categorización de gastos y recibos
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para la extracción de datos de los recibos
Integración con sistemas de contabilidad y ERP
Generación de informes de gastos y reembolsos automáticos
6. Automatización de Gestión Presupuestaria y Planificación Financiera
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Gestión Presupuestaria y Planificación?
Mejora en la precisión de pronósticos
Reducción del ciclo de planificación
Mayor colaboración entre departamentos
Escenarios financieros más precisos
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de Gestión Presupuestaria y Planificación?
Creación automatizada de presupuestos
Seguimiento en tiempo real de ejecución presupuestaria
Análisis automático de variaciones y desviaciones
Generación de escenarios financieros
Evaluación automatizada de viabilidad de proyectos
Ejemplos de soluciones tecnológicas:
- Workday Adaptive Planning
Herramienta de planificación financiera y presupuestos en la nube
Automatización de la generación de informes y análisis financieros
Integración con sistemas de ERP y otras fuentes de datos
Capacidad de realizar pronósticos y análisis "what-if" en tiempo real
- Float
Aplicación en la nube para la planificación del flujo de caja en pequeñas empresas
Integración con cuentas bancarias y sistemas de contabilidad para el seguimiento de ingresos y gastos
Herramientas para la generación de presupuestos y pronósticos de flujo de caja
Alertas y notificaciones para la gestión del flujo de caja en tiempo real
7. Automatización de Cumplimiento Fiscal y Regulatorio
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Cumplimiento Fiscal y Regulatorio?
Reducción de riesgos de incumplimiento
Ahorro en costos de preparación fiscal
Actualización automática de normativas
Mayor precisión en declaraciones
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de Cumplimiento Fiscal y Regulatorio?
Generación automática de declaraciones de impuestos
Cálculo automatizado de obligaciones fiscales
Verificación de cumplimiento normativo
Mantenimiento de registros para auditorías
Actualización automática según cambios regulatorios
Ejemplos de soluciones tecnológicas:
- ONESOURCE de Thomson Reuters
Suite de soluciones para el cumplimiento fiscal y la gestión de impuestos corporativos
Integración con sistemas de ERP y sistemas contables
Automatización de la generación de informes y presentación de impuestos
Actualizaciones en tiempo real de cambios en la legislación tributaria
- Hurdlr TaxBot
Asistente virtual que responde preguntas básicas sobre impuestos y ayuda con la navegación en temas fiscales
Disponible a través de mensajes de texto y plataformas de mensajería
Posibilidad de programar recordatorios y recibir notificaciones sobre fechas límite tributarias
8. Automatización de Control y Auditoría
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Control y Auditoría?
Detección temprana de fraudes
Mejora en la eficiencia de auditorías
Reducción de costos de cumplimiento
Mayor cobertura en pruebas de auditoría
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de Automatización de Control y Auditoría?
Identificación automática de riesgos y anomalías
Generación de alertas sobre transacciones inusuales
Documentación automatizada para auditorías
Seguimiento de controles internos
Producción de informes de cumplimiento
Ejemplo de solución tecnológica:
- AuditBoard
Plataforma de gestión de riesgos y cumplimiento para la automatización de procesos de auditoría interna y externa
Herramientas de evaluación de riesgos y seguimiento de controles internos
Colaboración en tiempo real entre equipos de auditoría y otras partes interesadas
Generación de informes y análisis para la toma de decisiones
9. Automatización de Integración de Sistemas
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Integración de Sistemas?
Eliminación de silos de información
Reducción de errores de datos
Mejora en la eficiencia operativa
Mayor velocidad en procesos empresariales
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de la Automatización de Integración de Sistemas?
Sincronización con sistemas bancarios
Conexión automática con ERP y CRM
Integración con plataformas de e-commerce
Exportación automatizada para declaraciones fiscales
Comunicación automatizada con stakeholders
Ejemplos de soluciones tecnológicas:
- MuleSoft de Salesforce
Plataforma de integración de aplicaciones y servicios en la nube, locales y híbridos
Automatización de procesos y flujos de trabajo complejos
Capacidad de integración con múltiples sistemas y tecnologías
Herramientas de seguridad y gobernanza de APIs
- Make
Plataforma de automatización de flujos de trabajo y conexión de aplicaciones sin necesidad de programación
Integración con miles de aplicaciones y servicios web
Permite crear flujos de trabajo complejos con lógica personalizada y posibilidad de iteración
Plan gratuito con funcionalidades básicas
10. Automatización de Tesorería y Gestión de Liquidez
¿Cuáles son los beneficios de implementar la Automatización de Tesorería y Gestión de Liquidez?
Optimización del capital de trabajo
Mejora en rendimientos de inversión
Reducción de costos financieros
Control preciso de la posición de liquidez
¿Cuáles son las principales capacidades tecnológicas de los programas de la Automatización de Tesorería y Gestión de Liquidez?
Previsión automática de flujos de caja
Optimización de saldos bancarios
Gestión automatizada de inversiones
Conciliación bancaria automática
Control de posición de tesorería
Ejemplo de solución tecnológicas:
- Kyriba
Plataforma de gestión de tesorería empresarial en la nube
Herramientas para la automatización de pagos, cobros y manejo de efectivo
Capacidad de integración con sistemas ERP y bancarios
Módulos adicionales para la gestión de riesgos financieros y la optimización de liquidez
Software Mencionado:
- Sisense
- Looker
- Tableau Public
- Microsoft Power BI
- SAP Concur
- Zoho Invoice
- A3Innuva Contabilidad
- Quickbooks Enterprise
- ABBYY FlexiCapture
- Expensify
- Workday Adaptive Planning
- Float
- ONESOURCE de Thomson Reuters
- Hurdlr TaxBot
- AuditBoard
- MuleSoft de Salesforce
- Make
- Kyriba