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Las empresas compran cosas, hacen cosas, mueven cosas y venden cosas, utilizando materiales, energía, información, conocimiento, tecnología; y deben hacerlo con el mínimo esfuerzo y con el mínimo costo, para poner los productos y servicios a disposición del consumidor en el momento en que lo necesita, con una calidad determinada, a un precio adecuado; y esto es lo que se llama gestión de la cadena de suministro o Supply Chain Management o SCM. La gestión de la cadena de suministro implica el movimiento de bienes tangibles y servicios desde los proveedores a los distribuidores. SCM optimiza también el flujo de información, de pagos y de productos entre las etapas del proceso de suministro para maximizar la rentabilidad.
I. Funciones principales de la Cadena de Suministro
Las funciones principales involucradas en SCM son la adquisición de materias primas, el desarrollo de productos, el marketing, las operaciones, la distribución, las finanzas y los servicios al cliente. Los clientes son una parte integral de SCM. El objetivo final del Supply Chain Management es maximizar todo el Valor de la cadena de procesos. Y el Valor se relaciona con la Rentabilidad en cada eslabón. Y en este caso, la Rentabilidad se explica como la diferencia entre los ingresos totales aportados por el cliente y los costes generales de la cadena de suministro.
Leer más… Gestión de la Cadena de Suministro o Supply Chain Management SCM
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Un CRM (acrónimo de Customer Relationship Management, o Gestión de las Relaciones con Clientes) es un software pensado para conseguir una visión completa de ciclo de vida del cliente o usuario, resolver sus dudas o quejas lo más rápidamente posible y con soluciones personalizadas, con el objetivo final de mejorar el servicio y maximizar la satisfacción de los usuarios actuales o potenciales. Sirve también para crear campañas segmentadas basadas en la información del cliente que permiten rentabilizar al máximo el presupuesto de marketing. Facilita la productividad de los equipos personas, particularmente los de venta, al poder gestionar las consultas de sus clientes de manera más eficiente. Los equipos de ventas pueden obtener presupuestos más rápido para cumplir con los requisitos específicos de envío y entrega. Un CRM reduce al mínimo la duplicación de tareas. La organización es y más inteligente, particularmente, por la automatización de flujos de trabajo. Ofrece una visibilidad en tiempo real sobe el volumen y el valor de la empresa, de los patrones de venta y oportunidades de venta cruzada que impulsan la rentabilidad del negocio, y facilita el lanzamiento de nuevos productos y servicios para perfiles de clientes muy concretos.
I. Factores que influyen en el precio total de un CRM para PYMEs
- Precio según número de usuarios del servicio y las configuraciones específicas para los diferentes perfiles de usuarios.
- Precio según tamaño de la empresa u organización (número de clientes, volumen de datos almacenados, número de transacciones, número de sucursales o delegaciones)
- Costes por número de referencias (productos y servicios diferentes que vende la empresa)
- Costes de integración con aplicaciones y sistemas legados
- Costes de migración de datos: estado en que estén los datos que se necesita incluir en el CRM (si están o no en un formato estándar, organizados u ordenados, etiquetados, etc..)
- Costes de implementación: número o complejidad de los procesos de negocio en los que haya que instalar el CRM.
- Costes por verticalidad: Sector vertical o industria en que se desenvuelve la empresa u organización. El precio de si se requiere o no personalización del embudo de ventas.
- Costes de personalización: adaptación a procesos específicos de la empresa y diseño de formularios propios para la empresa
- Precio según la licencia comercial o software libre: el software propietario o comercial lleva aparejado un coste de licencia, no es así con el software libre (open source) gratuito. El costo de la licencia comercial podría representar -aproximadamente- un 35% del valor total de una implantación. Algunas aplicaciones CRM opensource son EspoCRM, SuiteCRM, Oro CRM, CiviCRM, Fat Free CRM, Zurmo y Odoo CRM. También hay aplicaciones gratis, limitadas a un espacio temporal, número de usuarios o volumen de alojamiento como HubSpot CRM, Insightly o Capsule CRM.
- Precio según alojamiento On-Premise o en La Nube (Cloud): la distribución en infraestructura propia del usuario (On-Premise) implica gastos de hardware y software y limita la movilidad al entorno propio de las redes desplegadas. En cambio la distribución en La Nube está asociada al concepto de alquiler o pago por uso, que en ciertos casos podría integrar una partida extra por el alojamiento en un servidor de internet.
- Coste según forma de pago (mensual, anual o pago único por licencia): la ventaja de la licencia anual es que se puede obtener un descuento promedio del 10-25%; la ventaja de la licencia mensual es que se puede ajustar a las necesidades de personal o usuarios específicas de cada mes. Los CRM adquiridos por licencias de pago único normalmente incluyen la responsabilidad para el usuario de mantenimiento y actualización del sistema. Este método de adquisición es comunmente utilizado por grandes empresas.
- Coste del soporte técnico
II. ¿Cuánto cuesta un CRM como Odoo (muy avanzado), Salesforce (avanzado), Sugar CRM (moderado) y Zoho CRM (introductorio)?
En el mercado hay muchos CRM, para tener una referencia concreta del precio de esta aplicación empresarial ponemos el ejemplo de cuatro de las más conocidas como Odoo, SugarCRM, Zoho CRM, Salesforce y que representan a segmentos muy diferentes tanto para organizaciones pequeñas, medianas y grandes.
1. Odoo CRM
Odoo es un ERP modular, que permite la selección de funcionalidades en forma independiente. Se pueden utilizar solo las funcionalidades típicas de un CRM, por ejemplo, las siguientes serían suficientes para obtener un CRM del más alto nivel:
- Módulo CRM (conexión con los clientes, gestión de leads, presupuesto..)
- Módulo Facturación (facturación electrónica)
- Módulo Ventas (previsión de ventas, conversión de órdenes de ventas en facturas..)
- Módulo Marketing electrónico (campañas de mail marketing automatizadas, tratamiento de campañas), gestión de bases de datos de clientes, etc.
- Calendario (gratis)
- Estadísticas (gratis)
Precio facturación anual aproximada Odoo Enterprise: 40 Euros mes, por usuario (480 Euros usuario / año).
Precio facturación mensual aproximada Odoo Enterprise: 50 Euros mes, por usuario (600 Euros usuario / año)
Precio de Odoo Community (opensource): gratis
Una de las características del CRM de Odoo es la facilidad de uso y aprendizaje. Gráfico comparativo con SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Salesforce, Zoho CRM, Hubspot, Magento, Shopify, Quickbooks y otras aplicaciones empresariales.
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El precio de implementar un ERP se establece teniendo en cuenta muchas variables, y a veces es particularmente difícil porque cada empresa u organización funciona de manera diferente y según como sean sus procesos demandará una tecnología o unos servicios que hay que determinar caso por caso. En este sentido, podríamos analizar cuales son los factores que influyen en el establecimiento del precio del ERP en las pequeñas y medianas empresas PYMEs que requieren servicios externos para la implantación y cuales son los modelos de distribución del software para evaluar también su potencial impacto en el precio. Damos por sentado que el retorno de la inversión (ROI) de la adquisición de un ERP es muy alto para las empresas en términos de mayor eficiencia productiva, menores costes laborales, ahorro de tiempo en tareas administrativas, datos unificados o consolidados (no duplicación de datos), mejora de la planificación operativa, mejor tratamiento de las oportunidades de negocio, etc.
I. Factores que influyen en el precio de un ERP para PYMEs
- Precio de licencia de software (en caso de software libre y gratis, no existe este coste) o sistema híbrido
- Análisis GAP o similar para establecer las necesidades reales de la empresa y el alcance del proyecto, si fuera necesario (Consultoría)
- Nivel de cobertura del ERP (implantación de módulos, por ejemplo, de gestión financiera, CRM, ventas y marketing, gestión de recursos humanos; fabricación, ingeniería o producción; gestión de la cadena de abastecimiento o SCM, gestión de almacén o inventario, compras o adquisiciones, etc. (Consultoría)
- Sistema de distribución del software (distribución en la nube, cloud o SAAS; en local, o distribución on-premise, o sistema de licencia perpetua)
- Coste de alojamiento en servidores y hardware de red
- Migración de datos de al nuevo ERP
- Personalización o adecuación del software a los procesos particulares de la empresa (Consultoría)
- Pruebas de funcionamiento
- Formación o entrenamiento para que el personal saque el máximo provecho a la aplicación
- Servicios de apoyo postventa o consultoría post implementación (Consultoría)
- Mantenimiento o soporte técnico (incidencias, fallos, actualizaciones del software principal y actualización evolutiva de módulos)
- Gastos de desplazamientos en caso de que sea necesario (transporte, hotel, restaurante)
- Costos imprevistos
II. ¿Cuánto puede costar un ERP para tu empresa?
Antes de hablar de un precio, habría que ver algunos factores que reducen el precio gracias a avances tecnológicos recientes.
Normalmente, lo primero que hay que se hace es centrar el alcance del proyecto a través de un trabajo de consultoría para definir las funcionalidades. Pero a veces surgen problemas, por ejemplo, la empresa que se aventura a adquirir un ERP por primera vez no sabe con claridad qué procesos debe optimizar o automatizar, o la empresa que abandona un ERP antiguo por uno nuevo buscan una aplicación similar a la anterior para no perder los conocimientos adquiridos con los años de uso. En cualquier caso, los consultores saben orientar al usuario y tienen el ojo clínico necesario para centrar correctamente el alcance de los proyectos para PYMEs. En los proyectos grandes, más complejos o muy verticales, no dudan en llevar a cabo un estudio profundo de los procesos a través de un análisis GAP.
Es importante es no cometer el error de adquirir funcionalidades inútiles para la empresa, lo cual es un error muy común que encarece innecesariamente el proyecto.
Actualmente hay una clara tendencia hacia el software libre (opensource) o sistemas híbridos. Esto permite reducir mucho una de las variables tradicionales mas sensibles del precio que es el coste de licencias. La empresa puede ahorrar mucho dinero en este concepto. Por ejemplo, con un ERP como Odoo que ofrece una versión con licencia (Odoo Enterprise) y otra totalmente opensource (Odoo Community) permite la implantación híbrida. Y hay empresas que quieren mantener una actualización de calidad de módulos críticos como el financiero y contabilidad con “localización” o adaptación perfecta a la legislación de su país. Odoo ERP Enterprise garantiza esa localización, pues la empresa, puede contratar a Odoo el módulo de Contabilidad y Facturación (que son interdependientes) y para el resto del proyecto de implantación, optar por los módulos gratis de la versión Community de Odoo.
Por otra parte, hay una marcada preferencia por los ERP en versión en la nube, Software-As-a-Service (SaaS) o on-cloud. Esto también reduce costos porque no es necesaria su implantación en máquinas físicas (servidores) de las empresas. Sólo se llevan a cabo parametrizaciones o configuraciones sobre la instancia del software que se contrata para cada empresa.
Respecto a las migraciones de datos, normalmente no son complicadas y hay proveedores de ERP que las incluyen en el servicio. Hay datos de conversión obligada como los Estáticos (datos de clientes o listas de precios, por ejemplo), los datos Dinámicos, por ejemplo, las órdenes de trabajo abiertas, son de conversión deseable. Y datos Históricos, como el historial de órdenes de trabajo o el historial contable que no hay que conservar por ley son de conversión opcional. Sólo se migrarán los datos claramente indispensables.
A veces, aparecen gastos inesperados, trabajos extras, mejoras no planeadas, reingeniería de procesos. Para estos gastos, y los que no se han podido cuantificar inicialmente, se puede contratar un bolsa de horas o plan de servicios (Consultoría) permita afrontarlos sin sobresaltos.
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Un sistema ERP se caracteriza por seguir una serie de principios, como el principio de Integridad (interrelación de todos los departamentos entre si y evitar la duplicidad de datos); el de Adaptabilidad (que el ERP se pueda parametrizar o configurar para se encaje perfectamente con los procesos de la empresa) y el de Modularidad (que sea capaz de poder utilizarse en función de las distintas áreas que se quieran controlar).
En este artículo nos referiremos al último principio porque analizaremos los módulos de un ERP. Podríamos añadir, que el diseño modular también se rige por principios, como el de Independencia (los módulos pueden ser utilizados en forma independiente); Sustitución, los módulos pueden ser sustituidos e intercambiados con total facilidad y sin dejar residuos; Ampliación se pueden agregar nuevos módulos para crear nuevas soluciones; Inversión, las dependencias jerárquicas entre los módulos se pueden reorganizar; Transportación, los módulos se pueden aplicar a diferentes contextos; y Exclusión; los módulos existentes se pueden eliminar para crear una solución utilizable.
1 Módulo de Recursos Humanos - RRHH
El módulo de Recursos Humanos ayuda al equipo de recursos humanos a gestionar de forma eficiente del talento de la organización. Este módulo del ERP permite administrar la información de los empleados, hacer un seguimiento de los registros de los empleados, como evaluaciones de desempeño, designaciones, descripción de los puestos de trabajo, matriz de habilidades, seguimiento de tiempo y asistencia. Se puede gestionar el sistema de nómina para administrar los salarios, los informes de pago, etc. También puede incluir el control de gastos de viaje y reembolso o la formación de los empleados.
Las funciones de este módulo son la gestión de empleados, la asistencia, las licencias, las vacaciones, la gestión de auditoría de recursos humanos, etc.
2 Módulo de Inventario
El módulo de inventario sirve para rastrear el stock de artículos o referencias. Cada uno puede ser identificado por números de serie único. Lo interesante del sistema de inventario de números únicos es que se puede hacer un seguimiento cada artículo y determinar su ubicación, el número de existencias, fechas de caducidad, etc.
El módulo de inventario incluye funcionalidades como control de almacén, unidades maestras, informes de utilización de stock, etc. y se integra con el módulo de compra de ERP.
3 Módulo de Ventas
El proceso de ventas típico incluye procesos como consultas, solicitud de información, gestión de consultas y leads, elaboración de presupuestos, aceptación de pedidos de ventas, elaboración de facturas de ventas con impuestos adecuados, envío de material o servicio, seguimiento de pedidos de ventas pendientes. Todas estas transacciones de ventas son gestionadas por el módulo de ventas de ERP. El módulo de CRM complementa al módulo de ventas para la creación de oportunidades futuras y la generación de prospectos, se integra con contabilidad e inventario.
4 Módulo de Gestión de la relación con el cliente (CRM)
Un CRM mejora los resultados de ventas de la empresa a través de un mejor servicio al cliente y de establecer una relación de calidad con los clientes. Todo el historial interacción de la empresa con el cliente (comunicaciones, llamadas, reuniones, detalles de las compras realizadas por el cliente, reuniones, contratos, etc.) queda registrado en el módulo. El módulo de CRM se integra con el módulo de producción, inventario y ventas.
5 Módulo de Compra
El módulos de compra se encarga de los procesos que forman parte de la adquisición de artículos, materias primas o servicios que se requieren para la producción o el funcionamiento organización. El módulo de compra consta de funcionalidades como lista de proveedores, identificación de los artículos con sus proveedores, envío de solicitudes de cotización a proveedores, recibos y registros de cotizaciones, análisis de cotizaciones, preparación de pedidos de compra, seguimiento de los artículos comprados, preparación comprobante de recepción de mercancías, verificación de factura, actualización de existencias y varios informes. El módulo de compra se integra con el módulo de inventario y el módulo de ingeniería o producción para la actualización de las existencias.
6 Módulo de Finanzas y Contabilidad
En una empresa se utiliza dinero en todos los departamentos y los datos financieros de todos los departamentos convergen en este módulo. Su sistematización reduce y simplifica la carga administrativa en tu organización controlando los gastos y compromisos financieros. Gestiona la información de todos los ingresos y salida de dinero, y el capital. Realiza un seguimiento de todas las transacciones relacionadas con la cuenta, como gastos, balance, libros de contabilidad, presupuestos, estados de cuenta bancarios, recibos de pago, gestión de impuestos, etc. Almacena las actividades y transacciones de la empresa usando un orden cronológico y clasificándolos según el Plan General Contable. Permite realizar presupuestos de gastos con facilidad. Genera informes financieros.
7 Módulo de Ingeniería o Producción
El módulo de producción es fundamental para las empresas industriales. Ofrece funcionalidades como la planificación de la producción, la programación de las máquinas, materias primas, la preparación (lista de materiales), seguimiento del progreso de la producción diaria, pronóstico la producción e informe de producción real. Controla las estaciones de trabajo, las fórmulas de los productos y los procesos de producción, realizar la explosión de materiales (explicación detallada de la composición de cada material), controlar los lotes de producción, costos y mucho más. Básicamente, este módulo sirve para gestionar la estructura de productos, programación de producción, carga de máquinas, asignación de mano de obra productiva, imputación de mano de obra a órdenes / productos, mantenimiento de máquinas y equipos, control de calidad, etc).
8 Módulo de Gestión de la cadena de suministro (SCM)
La cadena de suministro permite planificar y optimizar la red de logística y los recursos de la empresa que se coordinan para conformar una cadena de suministro. La Gestión de la cadena de suministro o Supply Chain Management es un poderoso sistema capaz de llevar adelante la planificación de la demanda, la planificación de los procesos de la cadena de suministro, la planificación de la producción y la planificación de la distribución y transporte.
9 Módulo de Gestión de Proyectos
El módulo de gestión de proyectos permite controlar todo el ciclo de vida de un proyecto desde su planificación hasta su implantación y finalización. Permite establecer un seguimiento cercano y constante de todos los aspectos del proyecto controlar el tiempo, el personal involucrado en cada etapa, los gastos y su implicación en las finanzas de la organización.
10 Otros Módulos
Un ERP moderno se integra con otros módulos o aplicaciones complementarias como gestión documental (para avanzar hacia la oficina sin papel), Comercio Electrónico, BI (Business Intelligence), BPM (Business Process Management), ECM (Enterprise Content Management) entre otros.
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Tal vez te estés preguntando si tu empresa necesita un ERP. Posiblemente actualmente gestiones toda la información y los procesos con una hoja de cálculo tipo Excel, o con algún programa hecho a medida hace muchos años, o con cinco o seis aplicaciones diferentes que hacen un poco de todo pero lo más complicado hay que hacerlo manualmente. Tal vez quieras comprar o implantar un ERP pero piensas que la economía de tu empresa no se lo puede permitir (infórmate porque ahora los ERP son modulares y pagarás sólo por lo que usas y están implantados en "la nube", es decir, no se hace una instalación completa en las redes de la empresa). En este artículo te damos una orientación sobre algunos indicadores que te pueden sugerir que ya es hora de te decidas a implantar un buen ERP en tu empresa y que no te arrepientas de ello.
Un ERP hará que tu empresa se organice mejor, que la información sirva para crecer económicamente y para evitar riesgos innecesarios; y para que puedas gestionar con más tranquilidad, porque cada paso que des tendrá más sentido.
¿Tu empresa PYME necesita un ERP? ¿Cuales serían los indicadores clave para saber si necesitas un ERP?
1 Necesidad de aumentar la eficiencia y en consecuencia de la productividad
Uno de los beneficios inmediatos de la implantación de un ERP es el aumento de la eficiencia de la empresa y en consecuencia, de la productividad. Reduce procesos manuales como generación de albaranes, propuestas comerciales o presupuestos, facturas, nóminas, informes, etc.), la entrada de datos lo cual elimina duplicidades y unificación la información disponible, generando una única fuente centralizada de datos.
2 Tu empresa tiene un ambicioso planes de crecimiento
Ya sea que desee crecer orgánicamente o atraer fondos o inversiones, un ERP es un buen motor de un crecimiento comercial. Es un muy buena base para que las empresas se expandan y se vuelvan más complejas, porque crea una fuente de información centralizada que puede expandirse sin volverse incontrolable. Y genera informes de previsión comercial imprescindibles para obtener la financiación y la inversión que la empresa necesita a través de inversores o proyectos.
3 Quieres flexibilizar el trabajo
La flexibilidad laboral y en remoto es una práctica beneficiosa para la empresa, permite captar muy buenos talentos y mejora la productividad del negocio. Para que funcione un esquema de flexibilidad hay que establecer un sistemas centralizado basado en la nube que permita el acceso de las personas a las fuentes de información desde sus lugares de trabajo. Esto lo hace un ERP.
4 Tu empresa tiene procesos y procedimientos inconsistentes
La inconsistencia es el enemigo de la productividad y de la inteligencia empresarial. Si los diferentes departamentos de tu empresa ejecutan los procesos de manera diferente, recopilan, registran y aprovechan la información de manera diferente tu empresa está en peligro. Podrás experimentar una caída en la productividad o tratar con información contradictoria por culpa de datos conflictivos. Un ERP fuerza la creación de un solo proceso y una base de datos unificada.
5 Tu competencia está utilizando ERP
Si toda tu competencia está utilizando un ERP y tu no, es posible que te estés quedando atrás, por razones de colaboración e innovación. Es una clara señal, solicita información sobre un buen ERP.
Leer más… 7 Señales clave que indican que tu empresa necesita un ERP
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