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Un software ERP (Enterprise Resource Planning) o de planificación de los recursos de la empresa, sirve para controlar, integrar la gestión y automatizar muchos procesos de la organización.
Un ERP, recopila, almacena, administra, controla e interpreta datos de varias unidades de negocio. Al recopilar los datos transaccionales compartidos en una empresa desde múltiples fuentes, el ERP elimina la duplicación de información y proporcionan integridad de los datos, porque actúa como una única fuente de información. Los ERP se diseñaron para la gestión de inventarios. Pero ahora, los sistemas ERP se han focalizado en la automatización de las tareas administrativas y en la optimización de los flujos de trabajo interdepartamentales. Básicamente, los ERP buscan maximizar la eficiencia, reducir los costes y aumentar la rentabilidad de la empresa.
¿Cuales son las funcionalidades clave de un ERP que impulsan la transformación de una empresa?
1. Gestión financiera
Un sistema ERP almacena, monitoriza y analiza todos los datos financieros, cuentas por pagar (deudas) y cuentas por cobrar (cobros), los activos, los cobros de proveedores y clientes, gastos de personal, los riesgos, presupuestos y predicciones.
Hace que aflore la información sobre gastos, para descubrir tendencias de ganancias o épocas del año en las que los gastos se disparan. Los datos permiten cambiar procesos improductivos que recortan ganancias o encarecen el producto final.
Un ERP con un buen sistema de gestión financiera (y que integre contabilidad, banca y pagos) puede optimizar la rentabilidad, medir el flujo de efectivo, determinar las obligaciones fiscales, garantizar el cumplimiento normativo y mantener la sostenibilidad de la empresa a largo plazo.
2. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Un ERP debe ayudar a reunir datos permitan a al equipo de marketing y de ventas conocer mejor las necesidades, preferencias y patrones de compra de los clientes. El CRM realiza el seguimiento de los datos de clientes y de las ventas.
La información que consigue el CRM ayuda a optimizar los esfuerzos de marketing y ventas. También ayuda a gestionar la facturación, proporciona información relevante y en tiempo real para preparar propuestas económicas o cotizaciones y controlar el estado general de los contratos. Facilita la trazabilidad del historial de compra de cada cliente, lo cual activa la posibilidad de realizar tácticas de ventas cruzadas o ventas adicionales de productos o servicio.
3. Ventas y marketing
El componente de ventas y marketing gestiona el flujos de trabajo de ventas: consultas de ventas, cotizaciones o presupuestos, pedidos de ventas y facturas de ventas.
Algunos sistemas ERP integran reglas de impuestos y rastreador de envíos.
Ventas y CRM trabajan juntos para acelerar el ciclo de ventas.
El cálculo manual de los márgenes de beneficios por ventas y de las ganancias es realmente complicado cuando hay muchas referencias. (Si la demanda es inelástica, podría fijarse un precio superior y tener más beneficios)
Un ERP automatiza este tipo análisis.
4. Recursos Humanos (RRHH)
El módulo de Recursos Humanos de un sistema ERP integra una serie de procesos que afectan a todos los trabajadores, y a la organización en su conjunto.
Unifica la gestión de la selección de personal, la incorporación a la empresa, el desempeño y compensación, la sucesión, la formación y la motivación de los empleados.
Pero la funcionalidad más importante de un módulo de RRHH es la gestión de nómina. Y la creación de las nóminas es una de las tareas más complejas a las que se enfrentan en el área de personal.
Hay actividades relacionadas con las nóminas que es muy pesado hacerlas manualmente, por ejemplo, el cálculo de nóminas con salarios garantizados, brutos o netos, transferencias de pago, impuestos, finiquitos, etc.
Leer más… 6 Funcionalidades Clave de un Software ERP para Transformar y Controlar tu Negocio
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Implantar o implementar un ERP en una empresa industrial o de manufactura es a veces complicado porque pueden surgir potenciales conflictos entre la empresa implantadora o integradora del software ERP y la empresa en dónde el software se va a implantar. En este artículo analizamos por un lado las expectativas, intereses y en qué tipo de valores se enfoca la empresa de software y la empresa que contrata los servicios para implantar el ERP. Y al final del artículo, damos unos pautas sobre la forma en que el consultor o el equipo de consultores debería abordar la implantación a fin de mejorar las posibilidades de éxito en esta tarea.
Comparación de objetivos entre las partes
(i) El objetivo de la empresa de software
El objetivo principal es lograr éxito en la implantación del ERP
Para conseguir este objetivo, la empresa debe vender más Software. Porque vender más software les garantiza ampliar sus margenes de beneficios económicos, realizar más actividades de consultoría y formación, y también su contrato de mantenimiento anual recurrente. Es la base de su modelo de negocio.
Y para vender más software se debe centrar o poner el foco en prescribir más “funcionalidades”.
(ii) El objetivo de la empresa industrial
El objetivo principal es tener éxito en la implantación del ERP (objetivo compartido)
Pero, para esta empresa, éxito significa ver resultados, por ejemplo, reducir tiempo de procesos, aumentar la colaboración y centralizar los datos de la empresa.
Y para ver resultados necesitan el nuevo software.
Y para poder tener el software, la empresa se debe centrar en el proceso de implantación o implementación.
Leer más… Conflicto de objetivos y enfoque al implantar un software ERP
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El proceso de implantación de un ERP pasa por varias etapas, que si se trabajan muy bien, el proyecto irá en muy buena dirección. Aquí damos algunos tips desde la planificación inicial hasta la puesta en producción del sistema ERP. Evidentemente, cada implantación será una experiencia diferente para cada empresa. No hay dos implantaciones iguales.
I. Etapa de Planificación del proyecto ERP
- Establecer el equipo del proyecto ERP y los roles
Líderes de áreas implicados en el proyecto (ventas, servicios de atención al cliente, contabilidad, compras, operaciones y alta dirección)
- Examinar los procesos de negocio actuales y el flujo de información.
¿Qué procesos deben ser mejorados? ¿automatizados? ¿el personal debe pasar horas extras procesando documentación comercial? ¿cómo es el servicio de atención al cliente?
- Recopilar los documentos clave de la empresa
- Formularios y plantillas, facturas de compra y de venta, ofertas de venta y de compra, albaranes de venta y de compra, pedidos de compra y de venta, conocimiento de embarque, depósitos, etc.
- Establecer los objetivos core del proyecto
Reducir los retrasos, mejorar el tiempo de entrega (distribución), aumentar los rendimientos de producción,..
- Desarrollar un plan de proyecto de implantación
Metas y objetivos definidos, el presupuesto total, calendario, acciones de capacitación, responsabilidades individuales y del equipo.
El plan debe finalizar con una relación de “actividades concretas” para cada una de las personas del equipo.
II. Etapa de Revisión del Procedimiento
- Revisar las capacidades del nuevo ERP.
- Implementar un GAP Análisis, es el proceso de comparar “la brecha” entre los procesos que nuestra empresa viene realizando, con las funcionalidades del nuevo ERP.
- Identificar procesos manuales que deberán ser automatizados
- Desarrollar y documentar Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs), es decir, las instrucciones para un determinado proceso de trabajo.
Por ejemplo:
¿Cómo gestionar los cambios de precios globales?
¿Qué pautas seguiremos para registrar nuevos prospectos y clientes en el CRM?
¿Cómo gestionaremos las campañas de email marketing para cumplir con la ley de protección de datos, la RGPD?
¿Cómo agregamos un nuevo producto o fórmula?
Leer más… 5 Etapas de un proceso de implementación o implantación de un ERP
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La Transformación Digital es un cambio fundamental en la forma en que una organización entrega valor a sus clientes. Es un proceso de cambio organizacional planeado estratégicamente. Por definición, la Transformación Digital impone un replanteamiento profundo sobre cómo utiliza la tecnología una empresa, las personas, los modelos de negocio y los procesos para cambiar radicalmente el desempeño empresarial, entregar mayor valor a sus clientes y empleados para competir en la economía digital.
¿Cuáles son las acciones clave para una estrategia de Transformación Digital?
1. Empodera a tu equipo
La Transformación Digital se inicia dándole poder al equipo con nuevos métodos para crear estrategias, en el marco de una clara cultura de innovación.
2. Construye una mentalidad digital
La empresa debe pasar de ser testigo del cambio tecnológico a actor fundamental en su sector.
3. Establece un mapa estratégico digital
Define la dirección exacta hacia donde se dirige el proyecto de transformación digital y elabora un plan para llegar a esa meta. Se trata de un plan vivo, evolutivo y flexible, que sea capaz de explicar, sobre la marcha, los cambios que se van sucediendo en la empresa, en el mercado, la competencia y la oferta tecnológica.
4. Invierte en capacidades de tecnología digital
El mundo avanza en su interconexión con la tecnología, y también, se está buscando remover fronteras entre la mente -la psiquis humana- y lo digital. Sea cual sea el sector en que se mueve tu negocio, debes poner las tecnologías en el centro de las relaciones y transacciones. Debe ser el elemento core de la estrategia para la definición de nuevos modelos de negocio. Se utilizan tecnologías como Internet de las Cosas (IoT), Inteligencia Artificial (IA), Machine Learning, Servicios en la Nube, Blockchain, etc. Si tu empresa es muy pequeña, comienza por lo básico, un ERP podría ser tu punto de partida.
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Nos encontramos inmersos en la revolución digital o tercera revolución industrial, y las empresas tienen a disposición todo tipo de tecnologías que facilitan sus procesos y sus negocios, pero no todas dan el salto, ni se están planteando en darlo. Lo cierto es que para las empresas PYME, y por supuesto también para las grandes, hay situaciones de bloqueo que impiden comprender su estado de situación en relación al estado del arte tecnológico, y las oportunidades que se están perdiendo.
Por eso no nos debería sorprender la velocidad con que algunas startups se quedan con mercados muy valiosos destronando a sus antiguos propietarios que no supieron ver los cambios de paradigma, o no supieron “desaprender”, o no intentaron ser disruptivos en su sector.
Estas son unas ideas clave sobre que debería hacer una PYME para comenzar a dar ese salto y salir de la inercia para dominar la nueva economía digital. Pero no hablemos solo de presencia en internet, sino de todos los componentes esenciales de un negocio digital, incluso, de tecnologías de interacción y colaboración social; internet de las cosas IoT; Movilidad; Computación en La Nube, Realidad Cognitiva, Virtual y Aumentada; Big Data y Data Visualization; inteligencia artificial IA, robótica, ERP inteligentes y otras aplicaciones de gestión, etc.
Los objetivos de la nueva estrategia podría estar centrada, por ejemplo, en desarrollar:
- Nuevos productos y servicios digitales
- Nueva cadena de suministro digital
- Nuevos canales y mercados digitales
- Nuevos modelos de negocios digitales
- Aumentar generación de experiencias excelentes del cliente, generar innovación, aumentar las capacidades transformadoras en tecnología, mejorar procesos, metodologías y los recursos humanos de la empresa, aumentar los beneficios económicos y muchos más.
Batallas que la empresa PYME debe librar y ganar para desarrollar su Estrategia Digital
I. Combatir la ignorancia
Muchos directores de empresas no dominan ni conocen las tecnologías digitales, ni tienen idea de cómo podría cambiar la forma en que operan sus negocios o su contexto competitivo. Esto retrasa cualquier proceso de adopción.
Al no estar familiarizados con lo digital pueden cometer graves errores, como la adquisición de tecnologías digitales novedosas pero irrelevantes para sus negocios. Pero lo peor es no poder comprender cómo lo digital está cambiando tanto la economía de su sector y, al mismo tiempo, a todos los actores involucrados en el negocio.
La única forma de solucionar este problema es a través de educación de los directivos con el objetivo de ampliar sus capacidades digitales, que les permita adquirir ideas de vanguardia para implementar un modelo de negocio digital efectivo, invertir en nuevas ofertas digitales, diseñar y lanzar un nuevo ecosistema digital para satisfacer las necesidades emergentes de los consumidores digitales y para poder construir nuevas alianzas enlazadas a las nuevas perspectivas del negocio.
Mucho cuidado con los “ineptos enquistados”. En algunas empresas sobreviven empleados con muchísimo poder, atados a viejos estándares, algunos entienden mucho del software de la empresa, redes y mantenimiento de ordenadores, pero que no tienen ni idea de lo que es una estrategia digital. En algunos casos, harán todo lo posible para que nada cambie, para que no les afecte a ellos mismos en términos de más trabajo o menos cuota de poder. Sabotearán cualquier proyecto.
II. Combatir el miedo
No avanzar es retroceder y para una empresa es muy peligroso. Todo el mundo odia el cambio. Muchos directivos perciben el peligro, particularmente cuando se trata de hacer una apuesta muy fuerte, como construir una nueva empresa o re construirla, o desviar recursos a un proyecto digital ambicioso. Esto provoca disgustos y ansiedad en parte del personal involucrado en el cambio y puede generar inercia estratégica. A veces es difícil comprender cuál es el cambio que puede crear mas valor.
Es imprescindible atraer a las personas más influyentes de la organización, generar “héroes” y “heroínas”, y crear criterios métricos que estén en sintonía con los cambios propuestos.
Hay que luchar contra el temor de los directivos. La capacitación en liderazgo digital, el diálogo honesto a nivel interno, el apoyo constante al proyecto permitirá que se pierdan los miedos y la iniciativa avance exitosamente.
Leer más… Estrategia digital: 4 batallas que la empresa PYME debe librar y ganar
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