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01 Enero 2019

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• implantar
• seguridad,

Ya sabes todo lo que puede hacer un buen ERP en tu empresa: gestionar y programar los procesos productivos de la empresa (fabricación, elaboración, manufactura de productos o creación de servicios), controlar el almacén, inventario o stock, la distribución física u online de los productos y servicios, establecer precios convenientes en base al coste real de los materiales o insumos, estacionalidad, etc; gestionar la flota de vehículos corporativos, gestionar las compras, las ventas en tiendas o establecimientos físicos u online (ecommerce), mejorar las relaciones con los clientes y proveedores (CRM), llevar la contabilidad financiera y analítica, crear presupuestos y convertirlos en facturación electrónica al momento de su aceptación, optimizar la gestión de los documentos y contratos de la empresa (DMS); gestionar los recursos humanos, el talento de la empresa, reclutamiento, nóminas, etc (RRHH), desarrollar campañas de marketing online y medir sus resultados, y muchas cosas más.

¿En qué puede beneficiar un ERP a tu empresa desde un punto de vista económico?

Un ERP en cierta manera unifica e integra varias aplicaciones empresariales cuyas siglas son: CRM, BI, MRP, WHM, DMS, SCM y FICO. Esto garantiza:

• Menores costes operativos: Los ERP pueden gestionar una extensa gama de información, desde asignaciones de trabajo, procesos y recursos hasta inventario, costes de mano de obra, entregas y envíos. Lo cual ayuda a las empresas a mejorar su capacidad para mejorar la eficiencia organizativa y eso se traduce en reducción de costes operativos en todos los niveles.
• Menor costo comparativo en relación al uso de múltiples aplicaciones: Es más barato administrar un ERP integrado que varias aplicaciones dispersas. Un sistema ERP centralizado y único permitirá que la empresa no tenga que pagar y gestionar múltiples licencias o suscripciones para los diferentes departamentos. Y también será más simple y económico el mantenimiento y actualizaciones del software.
• Menor necesidad de formación del personal: disponer de un solo sistema reduce las necesidades de capacitación del personal. Por otra parte hace que el personal adquiera conocimientos tecnológicos homogéneos y que puedan trabajar en otras áreas con mayor flexibilidad.

Leer más… Con un ERP te puedes organizar, ser productivo, mejorar los ingresos y vivir más relajado

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12 Diciembre 2018

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• Odoo
• presupuesto
• MRP,
• manufactura

La trazabilidad en un sistema ERP permite desarrollar información completa de toda la vida de un producto, partiendo de qué materiales, insumos o materias primas; en qué fases de trabajo; con qué equipo o máquina se ha elaborado; qué personas o empleados intervinieron en la fabricación; cuándo se fabricó el producto y cuáles han sido los lugares de distribución o entrega del producto o mercancía fabricada o elaborada. Todos los datos del seguimiento o rastreo guardan en el número de serie o el nivel de lote, según los requisitos, normas o estándares. Con éstos datos, es posible identificar los productos en los que se ha utilizado un material o componente, o un semiproducto determinado, o el lote de material con el que se ha fabricado o elaborado un producto. La trazabilidad es imprescindible en muchas industrias y sectores como el de fabricación en la industria automotriz (coches, camiones, vehículos para construcción u obras públicas), industria naval, aeronáutica y espacial, industria alimentaria y agroalimentaria (carnes, charcutería, lácteos, frutas y hortalizas, bebidas, piensos..), biotecnología, robótica, fabricación de productos utilizados en la atención de la salud (clínicas y hospitales) e industria farmacéutica, cosméticos, industria veterinaria, industrias bio y de productos ecológicos, productos congelados, industria textil, informática, mecánica y metalmecánica, industria pesada, electrodomésticos, industria militar, etc.. En muchas de estas industrias, la trazabilidad es obligatoria por ley, por ejemplo, la normativa de seguridad alimentaria y nutrición de la Unión Europea.

La trazabilidad permite rastrear los lotes de producción y encontrar fácilmente productos en el almacén o productos que hay que retirar del mercado por cualquier razón. También, permite buscar la causa de las rupturas o brechas en los movimientos de stock. Y la recopilación de este tipo de datos tiene gran importancia en otras actividades de la empresa como la gestión y distribución de materiales, control de calidad y como inputs de BI o business intelligence.

Datos que se pueden trazar con Odoo ERP MRP

• Materias primas o insumos, por lotes, códigos o número de series, fechas y características específicas
• Condiciones de fabricación, turnos, operarios y máquinas
• Condiciones de almacenaje, particularmente, cuando se requiere cadenas de frío u temperaturas específicas
• Embalajes utilizados que están en contacto con el producto
• Transportistas, distribuidores y centros de distribución
• Fechas de realización de cada traza 

Leer más… Software Odoo MRP para trazabilidad en la fabricación o manufactura de productos

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04 Diciembre 2018

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• opensource
• ERP
• salud
• Eduardo Paz Lloveras

Hay muchas razones para que el software tipo ERP de gestión médica y sanitaria (HIS) de clínicas y hospitales, software médico, o de historia clínica electrónica (EMR / ECE) se mantenga siempre actualizado. Y también con funcionalidades que permitan añadir las últimas innovaciones tecnológicas posibles relacionadas con la seguridad y la confidencialidad de todo el sistema del centro médico (software y hardware).

Principales Riesgos del software obsoleto en clínicas y hospitales

Haciendo un breve recuento de los graves problemas que normalmente ocasionan los programas de gestión clínico hospitalarios anticuados podríamos resumirlos en cinco: seguridad, incompatibilidades, incumplimientos, costos operativos y bajo rendimiento productivo.

• Vulnerabilidades de seguridad: Es el principal riesgo. Cuando utiliza un software obsoleto, no tiene protección de seguridad contra ataques cibernéticos. Un cortafuegos y un antivirus no son una protección suficiente contra vulnerabilidades irreparables, que los piratas informáticos pueden detectar y explotar rápidamente (por ejemplo, encriptar y tornar inutilizable una aplicación obsoleta, para desencriptarla a cambio del pago de una importante cantidad de dinero es actualmente una actividad delictiva muy común). No es necesario que el equipo esté conectado a internet para ser vulnerable, con un disco CD o un pendrive USB es suficiente para infectar un sistema y robar de forma encubierta datos de redes protegidas y aisladas de dudosa seguridad.
• Incompatibilidad de software: las nuevas aplicaciones están optimizadas para los sistemas operativos más recientes. Eso significa que cuando usan sistemas operativos anticuados, no se puede actualizar a la versión más reciente y mejor, por lo que tendrá que aferrarse a aplicaciones heredadas (que probablemente también sean anticuados o pronto lo serán).
• Problemas de cumplimiento: los sectores regulados como el sector salud tratan con cantidades masivas de datos confidenciales de los clientes. No se debe confiar información crítica en un sistema que está por cumplir una década o una aplicación que ya no es segura. Además de los lapsus de seguridad, podría dar lugar a multas por razones de protección de datos sensibles o incluso a imputación de delitos.
• Altos costos operativos: los costos de mantenimiento y corrección de errores de software obsoleto suelen ser elevados. El costo de pagar a un proveedor de servicios tecnológicos para implementar un parche para permitir almacenar datos de respaldo, para corregir o mejorar un sistema obsoleto puede exceder en gran medida el precio de reemplazar la aplicación por una de última generación.
• Rendimiento y confiabilidad deficientes: es probable que, si aún están ejecutando aplicaciones heredadas o versiones anteriores del software, también tenga algunos servidores y estaciones de trabajo obsoletos en la oficina aumentando el riesgo porque es probable que también estén fuera de garantía. El tiempo de inactividad puede ser más costoso que una actualización atrasada.

Los riesgos potenciales de mantener sistemas anticuados u obsoletos generalmente superan los posibles beneficios de no tener que enfrentarse a un nuevo escenario de trabajo. La falta de seguridad, de interoperabilidad y de prestación ininterrumpida de servicios son problemas importantes comunes en todas las aplicaciones obsoletas, incluso a las más básicas.

Leer más… Riesgos de utilizar software obsoleto para gestión de clínicas y hospitales

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23 Noviembre 2018

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• ERP
• sistema

Un software o sistema de gestión documental ahorra tiempo y esfuerzos del personal dedicado a clasificar, organizar, rastrear y almacenar grandes cantidades de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel creados por la organización o previamente escaneados y digitalizados. En resumen un buen sistema DMS permite ahorrar una buena cantidad de recursos económicos y mucho tiempo en gestión. Una etapa fundamental para convertir una empresa tradicional en una empresa digital es antes convertirse en una “empresa sin papel” y Odoo ERP a través de su infraestructura de Gestión Documental o DMS facilita este importante salto. Odoo Documents integrado, puede compartir, enviar, clasificar, archivar o aprobar documentos escaneados y generar fácilmente documentos comerciales como facturas de proveedores, registrar facturas, reembolsos de proveedores, tareas, escanear contratos y firmar electrónicamente.

Un sistema inteligente de gestión documental es muy útil en muchos sectores. Empresas industriales, comerciales y de servicios de todo tipo, empresas de macrodatos,​ datos masivos, inteligencia de datos, datos a gran escala o Big Data; industrias de la comunicación e internet (televisión, periódicos, cine, producciones para streaming); fotografía; bibliotecas; sector sanitario o salud, medicina, laboratorios, clínicas y hospitales (expediente clínico electrónico, por ejemplo); sector de la justicia o legal y despacho de abogados; las gestorías y administradores; ingeniería y arquitectura, educación y capacitación, colegios, escuelas, universidades y centros de entrenamiento; las Administraciones Públicas, etc.

Principales Funcionalidades del Software de Gestión Documental o DMS en Odoo ERP

• Reingeniería del concepto DMS (Document Management System): Pasar a un sistema sin papel. Odoo Documentos se ha creado para compartir, enviar, clasificar y archivar fácilmente documentos escaneados. Asimismo para generar documentos comerciales como facturas de proveedores, tareas y hojas de productos para la fabricación.
• Optimización del flujo de trabajo: Implica el proceso de aprobación, control y validación totalmente integrado, con actividades, reglas de chatter y acción que en cada etapa participe la persona correcta en el momento previamente establecido.
• Correo electrónico como base: El correo electrónico actúa como medio de enlace, las facturas se crean automáticamente, desde un documento procesado con un scanner o directamente desde el correo electrónico de proveedores.
• Colaboración entre el equipo de la empresa u organización y los clientes: Asigna documentos a los miembros de tu equipo, clientes o proveedores. Colabora compartiendo archivos y carpetas públicas con clientes y pudiendo ellos importar documentos directamente.
• Firma digital: los documentos pueden pasar a la firma digital de la persona asignada, sin tener que ser impresos o encaneados.
• Procesar lotes de documentos: Odoo Documents permita gestionar lotes de documentos, solicitando aprobación, cambiando carpetas, etiquetando y asignando varios archivos a la vez en lugar de cada uno individualmente.
• Integración con todas las aplicaciones de Odoo ERP: Los documentos se integran con otras aplicaciones de Odoo, siguen las diferentes versiones de planes, cambios de ingeniería y hojas de trabajo de Gestión del Ciclo de Vida de Productos o Product Lifecycle Management PLM; convierte las cotizaciones en en facturas de proveedores con el sistema de contabilidad de Odoo con elementos de Inteligencia Artificial; gestiona previsiones de proyectos, equipos y archivos. O delegar tareas y supervisar cada paso del proyecto.

 

Detalles de las funciones de gestión de documentos de Odoo ERP

• Avance: vista previa de los formatos de archivo: PDF, imágenes, videos.
• Chat: dialogar sobre documentos, crear actividades y realizar seguimiento de las actividades que se realizan sobre un documento.
• Selección de procesos: Subir archivos normales o crear documentos como enlaces
• Asignación de documentos: Asignar documentos a usuarios, clientes / proveedores o documentos de Odoo ERP (presupuestos, facturas, tareas, productos, informes,..)
• Organizar carpetas: Crear jerarquía de carpetas con etiquetas y tipos de acciones.
• Etiquetas: Establecer etiquetas para estructurar documentos por carpeta
• Recursos: Los documentos vinculados a los recursos (facturas, tareas) están integrados en el sistema de gestión de documentos.
• Filtros: Definir filtros propios
• Dividir archivos PDF: Dividir archivos PDF de varias páginas en varios documentos; particularmente necesario cuando se escasean documentos en lotes.
• Trabajo en lote: Etiquetar, pre-visualizar o iniciar acciones en un conjunto de documentos a la vez.
• Archivo: Posibilidad de archivar o borrar documentos.
• Derechos de acceso personalizados: Establecer derechos de acceso o privilegios personalizados por carpeta o etiquetas.
• Compartir carpetas: para ofrecer acceso a usuarios externos (con o sin inicio de sesión) y permitirles cargar nuevos documentos
• Compartir documentos: compartir listas de documentos con clientes o proveedores para colaborar. Establecer fecha de validez de los documentos compartidos.
• Pasarela de correo electrónico: los usuarios pueden crear documentos enviando un correo electrónico. Definir reglas para establecer etiquetas y carpetas automáticamente de acuerdo con el correo electrónico.
• Definir acciones automatizadas por carpetas, contactos o tareas: creación de documentos, procesar facturas, firmar, organizar archivos, etc.
• Bloqueo y desbloqueo: bloqueo de archivo cuando se está modificando con el objetivo de que otros no intervengan
• Solicitudes de documentos: Crear alerta de "documentos faltantes" y organizarlos como documentos, para indicar al equipo que hay que añadir esos documentos.
• Proceso de validación: proceso de validación personalizado con etiquetas y acciones automatizadas.
• Integraciones: Integración con gestión de proyectos, firma electrónica, facturación de proveedores, gestión del ciclo de vida de productos o Product Lifecycle Management PLM, etc. Hay que tener en cuenta que las posibilidades son múltiples porque Odoo ERP es un software modular que puede integrar CRM (ventas), compras, inventarios, facturación electrónica, contabilidad, producción, proyectos, recursos humanos, códigos de barras, nóminas, centros de costos, gestión de activos, cobranzas, gestión de miembros y descuentos, control de calidad, control de créditos, logística, conciliación bancaria automática, comercio electrónico o ecommerce, Google Maps, tipos de cambio automáticos, etc.

Videos de Odoo Sistema de Gestión Documental DMS

Odoo Documents: Sistema de Gestion de Documentos, video (en inglés)

Sistema de Gestión de Documentos o Document Management System, video (en inglés):