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El proceso de implantación de un ERP pasa por varias etapas, que si se trabajan muy bien, el proyecto irá en muy buena dirección. Aquí damos algunos tips desde la planificación inicial hasta la puesta en producción del sistema ERP. Evidentemente, cada implantación será una experiencia diferente para cada empresa. No hay dos implantaciones iguales.
I. Etapa de Planificación del proyecto ERP
- Establecer el equipo del proyecto ERP y los roles
Líderes de áreas implicados en el proyecto (ventas, servicios de atención al cliente, contabilidad, compras, operaciones y alta dirección)
- Examinar los procesos de negocio actuales y el flujo de información.
¿Qué procesos deben ser mejorados? ¿automatizados? ¿el personal debe pasar horas extras procesando documentación comercial? ¿cómo es el servicio de atención al cliente?
- Recopilar los documentos clave de la empresa
- Formularios y plantillas, facturas de compra y de venta, ofertas de venta y de compra, albaranes de venta y de compra, pedidos de compra y de venta, conocimiento de embarque, depósitos, etc.
- Establecer los objetivos core del proyecto
Reducir los retrasos, mejorar el tiempo de entrega (distribución), aumentar los rendimientos de producción,..
- Desarrollar un plan de proyecto de implantación
Metas y objetivos definidos, el presupuesto total, calendario, acciones de capacitación, responsabilidades individuales y del equipo.
El plan debe finalizar con una relación de “actividades concretas” para cada una de las personas del equipo.
II. Etapa de Revisión del Procedimiento
- Revisar las capacidades del nuevo ERP.
- Implementar un GAP Análisis, es el proceso de comparar “la brecha” entre los procesos que nuestra empresa viene realizando, con las funcionalidades del nuevo ERP.
- Identificar procesos manuales que deberán ser automatizados
- Desarrollar y documentar Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs), es decir, las instrucciones para un determinado proceso de trabajo.
Por ejemplo:
¿Cómo gestionar los cambios de precios globales?
¿Qué pautas seguiremos para registrar nuevos prospectos y clientes en el CRM?
¿Cómo gestionaremos las campañas de email marketing para cumplir con la ley de protección de datos, la RGPD?
¿Cómo agregamos un nuevo producto o fórmula?
Leer más… 5 Etapas de un proceso de implementación o implantación de un ERP
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La Transformación Digital es un cambio fundamental en la forma en que una organización entrega valor a sus clientes. Es un proceso de cambio organizacional planeado estratégicamente. Por definición, la Transformación Digital impone un replanteamiento profundo sobre cómo utiliza la tecnología una empresa, las personas, los modelos de negocio y los procesos para cambiar radicalmente el desempeño empresarial, entregar mayor valor a sus clientes y empleados para competir en la economía digital.
¿Cuáles son las acciones clave para una estrategia de Transformación Digital?
1. Empodera a tu equipo
La Transformación Digital se inicia dándole poder al equipo con nuevos métodos para crear estrategias, en el marco de una clara cultura de innovación.
2. Construye una mentalidad digital
La empresa debe pasar de ser testigo del cambio tecnológico a actor fundamental en su sector.
3. Establece un mapa estratégico digital
Define la dirección exacta hacia donde se dirige el proyecto de transformación digital y elabora un plan para llegar a esa meta. Se trata de un plan vivo, evolutivo y flexible, que sea capaz de explicar, sobre la marcha, los cambios que se van sucediendo en la empresa, en el mercado, la competencia y la oferta tecnológica.
4. Invierte en capacidades de tecnología digital
El mundo avanza en su interconexión con la tecnología, y también, se está buscando remover fronteras entre la mente -la psiquis humana- y lo digital. Sea cual sea el sector en que se mueve tu negocio, debes poner las tecnologías en el centro de las relaciones y transacciones. Debe ser el elemento core de la estrategia para la definición de nuevos modelos de negocio. Se utilizan tecnologías como Internet de las Cosas (IoT), Inteligencia Artificial (IA), Machine Learning, Servicios en la Nube, Blockchain, etc. Si tu empresa es muy pequeña, comienza por lo básico, un ERP podría ser tu punto de partida.
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Nos encontramos inmersos en la revolución digital o tercera revolución industrial, y las empresas tienen a disposición todo tipo de tecnologías que facilitan sus procesos y sus negocios, pero no todas dan el salto, ni se están planteando en darlo. Lo cierto es que para las empresas PYME, y por supuesto también para las grandes, hay situaciones de bloqueo que impiden comprender su estado de situación en relación al estado del arte tecnológico, y las oportunidades que se están perdiendo.
Por eso no nos debería sorprender la velocidad con que algunas startups se quedan con mercados muy valiosos destronando a sus antiguos propietarios que no supieron ver los cambios de paradigma, o no supieron “desaprender”, o no intentaron ser disruptivos en su sector.
Estas son unas ideas clave sobre que debería hacer una PYME para comenzar a dar ese salto y salir de la inercia para dominar la nueva economía digital. Pero no hablemos solo de presencia en internet, sino de todos los componentes esenciales de un negocio digital, incluso, de tecnologías de interacción y colaboración social; internet de las cosas IoT; Movilidad; Computación en La Nube, Realidad Cognitiva, Virtual y Aumentada; Big Data y Data Visualization; inteligencia artificial IA, robótica, ERP inteligentes y otras aplicaciones de gestión, etc.
Los objetivos de la nueva estrategia podría estar centrada, por ejemplo, en desarrollar:
- Nuevos productos y servicios digitales
- Nueva cadena de suministro digital
- Nuevos canales y mercados digitales
- Nuevos modelos de negocios digitales
- Aumentar generación de experiencias excelentes del cliente, generar innovación, aumentar las capacidades transformadoras en tecnología, mejorar procesos, metodologías y los recursos humanos de la empresa, aumentar los beneficios económicos y muchos más.
Batallas que la empresa PYME debe librar y ganar para desarrollar su Estrategia Digital
I. Combatir la ignorancia
Muchos directores de empresas no dominan ni conocen las tecnologías digitales, ni tienen idea de cómo podría cambiar la forma en que operan sus negocios o su contexto competitivo. Esto retrasa cualquier proceso de adopción.
Al no estar familiarizados con lo digital pueden cometer graves errores, como la adquisición de tecnologías digitales novedosas pero irrelevantes para sus negocios. Pero lo peor es no poder comprender cómo lo digital está cambiando tanto la economía de su sector y, al mismo tiempo, a todos los actores involucrados en el negocio.
La única forma de solucionar este problema es a través de educación de los directivos con el objetivo de ampliar sus capacidades digitales, que les permita adquirir ideas de vanguardia para implementar un modelo de negocio digital efectivo, invertir en nuevas ofertas digitales, diseñar y lanzar un nuevo ecosistema digital para satisfacer las necesidades emergentes de los consumidores digitales y para poder construir nuevas alianzas enlazadas a las nuevas perspectivas del negocio.
Mucho cuidado con los “ineptos enquistados”. En algunas empresas sobreviven empleados con muchísimo poder, atados a viejos estándares, algunos entienden mucho del software de la empresa, redes y mantenimiento de ordenadores, pero que no tienen ni idea de lo que es una estrategia digital. En algunos casos, harán todo lo posible para que nada cambie, para que no les afecte a ellos mismos en términos de más trabajo o menos cuota de poder. Sabotearán cualquier proyecto.
II. Combatir el miedo
No avanzar es retroceder y para una empresa es muy peligroso. Todo el mundo odia el cambio. Muchos directivos perciben el peligro, particularmente cuando se trata de hacer una apuesta muy fuerte, como construir una nueva empresa o re construirla, o desviar recursos a un proyecto digital ambicioso. Esto provoca disgustos y ansiedad en parte del personal involucrado en el cambio y puede generar inercia estratégica. A veces es difícil comprender cuál es el cambio que puede crear mas valor.
Es imprescindible atraer a las personas más influyentes de la organización, generar “héroes” y “heroínas”, y crear criterios métricos que estén en sintonía con los cambios propuestos.
Hay que luchar contra el temor de los directivos. La capacitación en liderazgo digital, el diálogo honesto a nivel interno, el apoyo constante al proyecto permitirá que se pierdan los miedos y la iniciativa avance exitosamente.
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Las empresas compran cosas, hacen cosas, mueven cosas y venden cosas, utilizando materiales, energía, información, conocimiento, tecnología; y deben hacerlo con el mínimo esfuerzo y con el mínimo costo, para poner los productos y servicios a disposición del consumidor en el momento en que lo necesita, con una calidad determinada, a un precio adecuado; y esto es lo que se llama gestión de la cadena de suministro o Supply Chain Management o SCM. La gestión de la cadena de suministro implica el movimiento de bienes tangibles y servicios desde los proveedores a los distribuidores. SCM optimiza también el flujo de información, de pagos y de productos entre las etapas del proceso de suministro para maximizar la rentabilidad.
I. Funciones principales de la Cadena de Suministro
Las funciones principales involucradas en SCM son la adquisición de materias primas, el desarrollo de productos, el marketing, las operaciones, la distribución, las finanzas y los servicios al cliente. Los clientes son una parte integral de SCM. El objetivo final del Supply Chain Management es maximizar todo el Valor de la cadena de procesos. Y el Valor se relaciona con la Rentabilidad en cada eslabón. Y en este caso, la Rentabilidad se explica como la diferencia entre los ingresos totales aportados por el cliente y los costes generales de la cadena de suministro.
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Un CRM (acrónimo de Customer Relationship Management, o Gestión de las Relaciones con Clientes) es un software pensado para conseguir una visión completa de ciclo de vida del cliente o usuario, resolver sus dudas o quejas lo más rápidamente posible y con soluciones personalizadas, con el objetivo final de mejorar el servicio y maximizar la satisfacción de los usuarios actuales o potenciales. Sirve también para crear campañas segmentadas basadas en la información del cliente que permiten rentabilizar al máximo el presupuesto de marketing. Facilita la productividad de los equipos personas, particularmente los de venta, al poder gestionar las consultas de sus clientes de manera más eficiente. Los equipos de ventas pueden obtener presupuestos más rápido para cumplir con los requisitos específicos de envío y entrega. Un CRM reduce al mínimo la duplicación de tareas. La organización es y más inteligente, particularmente, por la automatización de flujos de trabajo. Ofrece una visibilidad en tiempo real sobe el volumen y el valor de la empresa, de los patrones de venta y oportunidades de venta cruzada que impulsan la rentabilidad del negocio, y facilita el lanzamiento de nuevos productos y servicios para perfiles de clientes muy concretos.
I. Factores que influyen en el precio total de un CRM para PYMEs
- Precio según número de usuarios del servicio y las configuraciones específicas para los diferentes perfiles de usuarios.
- Precio según tamaño de la empresa u organización (número de clientes, volumen de datos almacenados, número de transacciones, número de sucursales o delegaciones)
- Costes por número de referencias (productos y servicios diferentes que vende la empresa)
- Costes de integración con aplicaciones y sistemas legados
- Costes de migración de datos: estado en que estén los datos que se necesita incluir en el CRM (si están o no en un formato estándar, organizados u ordenados, etiquetados, etc..)
- Costes de implementación: número o complejidad de los procesos de negocio en los que haya que instalar el CRM.
- Costes por verticalidad: Sector vertical o industria en que se desenvuelve la empresa u organización. El precio de si se requiere o no personalización del embudo de ventas.
- Costes de personalización: adaptación a procesos específicos de la empresa y diseño de formularios propios para la empresa
- Precio según la licencia comercial o software libre: el software propietario o comercial lleva aparejado un coste de licencia, no es así con el software libre (open source) gratuito. El costo de la licencia comercial podría representar -aproximadamente- un 35% del valor total de una implantación. Algunas aplicaciones CRM opensource son EspoCRM, SuiteCRM, Oro CRM, CiviCRM, Fat Free CRM, Zurmo y Odoo CRM. También hay aplicaciones gratis, limitadas a un espacio temporal, número de usuarios o volumen de alojamiento como HubSpot CRM, Insightly o Capsule CRM.
- Precio según alojamiento On-Premise o en La Nube (Cloud): la distribución en infraestructura propia del usuario (On-Premise) implica gastos de hardware y software y limita la movilidad al entorno propio de las redes desplegadas. En cambio la distribución en La Nube está asociada al concepto de alquiler o pago por uso, que en ciertos casos podría integrar una partida extra por el alojamiento en un servidor de internet.
- Coste según forma de pago (mensual, anual o pago único por licencia): la ventaja de la licencia anual es que se puede obtener un descuento promedio del 10-25%; la ventaja de la licencia mensual es que se puede ajustar a las necesidades de personal o usuarios específicas de cada mes. Los CRM adquiridos por licencias de pago único normalmente incluyen la responsabilidad para el usuario de mantenimiento y actualización del sistema. Este método de adquisición es comunmente utilizado por grandes empresas.
- Coste del soporte técnico
II. ¿Cuánto cuesta un CRM como Odoo (muy avanzado), Salesforce (avanzado), Sugar CRM (moderado) y Zoho CRM (introductorio)?
En el mercado hay muchos CRM, para tener una referencia concreta del precio de esta aplicación empresarial ponemos el ejemplo de cuatro de las más conocidas como Odoo, SugarCRM, Zoho CRM, Salesforce y que representan a segmentos muy diferentes tanto para organizaciones pequeñas, medianas y grandes.
1. Odoo CRM
Odoo es un ERP modular, que permite la selección de funcionalidades en forma independiente. Se pueden utilizar solo las funcionalidades típicas de un CRM, por ejemplo, las siguientes serían suficientes para obtener un CRM del más alto nivel:
- Módulo CRM (conexión con los clientes, gestión de leads, presupuesto..)
- Módulo Facturación (facturación electrónica)
- Módulo Ventas (previsión de ventas, conversión de órdenes de ventas en facturas..)
- Módulo Marketing electrónico (campañas de mail marketing automatizadas, tratamiento de campañas), gestión de bases de datos de clientes, etc.
- Calendario (gratis)
- Estadísticas (gratis)
Precio facturación anual aproximada Odoo Enterprise: 40 Euros mes, por usuario (480 Euros usuario / año).
Precio facturación mensual aproximada Odoo Enterprise: 50 Euros mes, por usuario (600 Euros usuario / año)
Precio de Odoo Community (opensource): gratis
Una de las características del CRM de Odoo es la facilidad de uso y aprendizaje. Gráfico comparativo con SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Salesforce, Zoho CRM, Hubspot, Magento, Shopify, Quickbooks y otras aplicaciones empresariales.
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