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Muchas empresas, particularmente pequeñas y medianas, están dando el paso de iniciar su transformación digital desde el propio corazón de sus procesos y a través de la implementación de un ERP para organizarse mejor y optimizar su forma de trabajar y de relacionarse con su entorno.
En el mercado hay muchos ERP, pero la mayoría de ellos se están focalizados en las necesidades de las grandes empresas, son caros y complejos. Odoo ha presentado un estudio que refleja las características y prestaciones ofrecidas por las principales soluciones de ERP en la nube (accesibles online, más flexibles y de coste más barato) para pequeñas y medianas empresas (PYME).
El documento profundiza en una comparación de las funciones comunes a casi todas las empresas PYME, como las relacionadas a ventas, gestión de clientes, contabilidad y finanzas, marketing, gestión almacenes, cadena de suministro, gestión de fabricación, gestión de compras, gestión de proyectos y servicios, recursos humanos y el nivel de ergonomía o facilidad / dificultad de uso del sistema.
El estudio deja en claro que la principal ventaja competitiva clave para Odoo en relación a Sage y Microsoft Dynamics NAV es que el primero tiene un marketplace o tienda de módulos y aplicaciones autoinstalables similar a App Store de Apple o Google Play; mientras que los otros dos no lo tienen. Para adquirir nuevos módulos de Sage y Microsoft Dynamics NAV los clientes tienen que ponerse en contacto con uno de sus socios o vendedores. Y estos módulos suelen tener un costo adicional (tasa de licencia y/o coste por instalación o servicio de aplicación). Odoo también es más conveniente en cuanto al coste de adquisición (en implantación en servidores del cliente porque es opensource y es gratis) y mensualidades (si se utiliza distribuido en la nube). Por otro lado como se puede ver en las tablas comparativas de aquí abajo Odoo es mucho más completo en cuanto a prestaciones. Si bien el resultado del estudio es totalmente cierto, hay que leerlo con todos los “disclaimers” posibles porque el que escribe este informe es un competidor interesado en mostrar su producto como el mejor de los tres.
Las tres aplicaciones ERP que se comparan en este estudio son:
- Microsoft Dynamics NAV: El ERP Microsoft Dynamics NAV (antes Navision) es un software que puede ser alojado en la nube Microsoft Azure (con costes adicionales). Se puede adquirir mediante una licencia perpetua o una licencia para la suscripción a un proveedor de servicios. En este momento hay dos versiones del producto de Microsoft Dynamics NAV 2016, uno es el Starter Pack, que ofrece las funcionalidades básicas para finanzas, servicios profesionales y distribución comercial: Gestión financiera y contable. Gestión de tesorería, activos y sus cuentas bancarias; Cadena de suministros, fabricación y operaciones. Gestión de producción, inventario, pedidos y proveedores; Marketing, ventas y servicio. Gestión de campañas, oportunidades de ventas, contactos y acuerdos de servicio. Gestión de proyectos. Previsiones, seguimiento de los proyectos y gestión de la capacidad de la empresa. Inteligencia empresarial (BI) y generación de informes. Análisis en tiempo real para controlar el rendimiento. El otro es el Paquete Extendido que añade módulos de finanzas y distribución de la producción y gestión de almacenes. En esta comparativa, Odoo ha elegido la versión ampliada del paquete de Microsoft Dynamics NAV 2016.
- Sage 100 Entreprise i7: Sage participa en el mercado de ERP para pymes de Francia con su solución i7 Empresa Sage 100. Esta solución está disponible en línea o en la nube (con un coste adicional) o localmente. Sage 100 Entreprise i7 ofrece varias categorías de módulos: actividad empresarial, CRM o gestión de relaciones con los clientes, gestión de la producción, contabilidad y financieros. En España la aplicación sería comparable con Sage X3.
- Odoo Online o en la nube: Odoo es software opensource o de fuente libre disponible en tres versiones, dos son locales, mientras que el tercero se encuentra alojado en la nube. Aparte de su pack básico ERP que incluye las funcionalidades que una PYME necesita ofrece 7300 módulos o aplicaciones desarrolladas por Odoo y por su comunidad. Odoo, en su versión online o en la nube, es una solución totalmente modular, cada empresa puede elegir las aplicaciones que necesite. Esto permite que las empresas en crecimiento puedan comenzar con unas pocas aplicaciones y luego ir adoptando otras de acuerdo a sus necesidades, cambios o evolución.
Leer más… Comparativa de ERP para PYMEs Microsoft Dynamics NAV, Sage y Odoo online
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Si bien se supone que las formalidades legales en campañas de email marketing ya es un tema conocido por las empresas, el hecho de recibir constantes consultas y de ver graves errores legales en correos comerciales que recibimos nos ha motivado a aclarar algunos conceptos relacionados con las políticas de protección de datos en comunicaciones comerciales por vía electrónica. Si tu empresa quiere hacer marketing legal, respetuoso con su público objetivo y no sufrir sanciones económicas por infracciones a las leyes de protección de datos debería comprometerse a tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Obligación de inscribir los ficheros en el Registro General de Protección de Datos (RGPD) la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos Personales (LOPD) dice con claridad que “cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables”, que suponga la inclusión de dichos datos en un fichero, considerado por la propia norma, artículo 3.b), como “conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso”, el fichero se encontrará sometido a la Ley, siendo obligatoria su inscripción en el Registro General de Protección de Datos (RGPD). No es un trámite complicado, lo puede hacer el personal de la empresa contando con el apoyo técnico de la propia agencia de protección de datos.
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El objetivo de las soluciones para Supply Chain Management SCM o gestión de la cadena de suministro es reducir los costes a lo largo de la cadena de procesos, tales como el diseño de almacenamiento, dónde y cuándo llegan las mercancías y materias primas, el transporte, la mejora de los procesos y en todos los ámbitos. Si se perdiese un eslabón la cadena, se impediría todo el proceso lo cual es costoso para las empresas. Una buena aplicación para Cadena de Suministro o Supply Chain Management SCM debería incluir, entre otras funcionalidades:
- Planificación de la demanda
- Planificación de inventario
- Reposición de planificación
- Planificación de demanda de colaboración, planificación de inventario de colaboración y planificación de reposición de colaboración
- Programación de fabricación
- Planificación de pedidos, compras o promesas de compraventa
- Planificación de producción
Asimismo un buen programa para Cadena de Suministro o Supply Chain Management SCM debería presentar la siguientes capacidades:
- Gestión de procesos (particularmente en producción, en plantas, calidad, logística, compras, I+D, etc.)
- Unificación de datos, procesos y modelos analíticos
- Escalabilidad para gestionar modelos de planificación global
- Apoyo a la gestión y análisis de rendimiento
- Apoyo a la colaboración
- Posibilidad de implementar modelos de planificación de cadena de aprovisionamento segmentados
- Gestión de datos maestros (MDM)
- Integración a sistemas de transacción y comercio electrónico
- Capacidad de propagar el plan a través de un modelo de planificación integrada en un entorno 24/7
La gestión del negocio requiere de una adecuada planificación, ejecución y monitorización. Una solución totalmente funcional para Supply Chain Management (SCM) permite realizar un seguimiento de los suministros y gestión de clientes de manera eficiente. El uso de SMC puede mejorar el funcionamiento de un negocio pequeño, como el de uno muy grande. El software especializado puede gestionar fácilmente los bienes físicos e intangibles; y cumplir con el requisito de los clientes y de otros miembros del canal. Y si el SCM está en un entorno ERP es muchísimo mejor porque se puede integrar fácilmente con otros procesos, por lo que se convertiría en un entorno “sin fisuras”.
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El mercado de una aplicación, app, programa informático, software complejo o de un nuevo modelo de negocio basado en entornos tecnológicos es, por definición, global o internacional. Esto es más visible en algunos modelos, en los que las aplicaciones pueden ser empaquetadas para su descarga en marketplaces como iTunes de Apple o Play de Android o distribuidas como servicios; pero mucho menos en otros, en los que el software requiere ser implantado en forma presencial o cuando es complemento de un know how específico. Pero en cualquier caso la internacionalización es posible y lo que queda por valorar es si es viable y rentable para el desarrollador o software factory.
I. Consideraciones iniciales: Exportar software o No exportar software, esa es la cuestión
- Exportar software o aplicaciones es proceso de iteración y aprendizaje requiere una importante inversión de tiempo, energía y recursos económicos. Pero si se alcanza el éxito el negocio puede ser extraordinario.
- Considera las ventajas reales: ¿tu servicio realmente necesita ser global? ¿dispones de los recursos adecuados (humanos, financieros y técnicos) para la internacionalización?
- ¿Tu empresa es escalable?: el coste del despliegue internacional debería crecer más lento que el incremento de los ingresos de las nuevas localizaciones.
- La clave es el usuario final: lo que estás haciendo es tan solo crear una gran experiencia de usuario. ¿Cómo va a beneficiar a tu usuario? ¿Se lo vas a poder explicar allí donde esté tu software, App móvil, programa informático, suite de aplicaciones o lo que estés desarrollando?
- ¿Eres consciente de las diferencias culturales que existen en el mercado de destino?. Este es otro de los factores clave de éxito o fracaso.
- Mantente centrado en los objetivos de tu negocio. No pierdas lo que has ganado hasta hoy para dar el salto a la internacionalización porque el riesgo siempre es importante.
II. Plan de exportación de aplicaciones, programas o software
No es posible proyectar un salida internacional sin un plan de marketing que explique las variables implicadas en este sector tan particular. Para exportar software es imprescindible tener en consideración -entre muchísimas otras cuestiones- las características y tipo de programa, el tipo de usuario final y su ecosistema (sus prácticas, tipo de información que utilizan y comparten, gente con que interactúan, servicios disponibles para ellos, dispositivos que utilizan y canales a través de los cuales ellos se comunican), los derechos intelectuales (patentes de software propietario si la legislación lo permitiese o software libre comercial o no comercial en los que los usuarios tienen la libertad de ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar la aplicación), las regulaciones de exportación, los paises objetivo o de destino, forma de distribución (particularmente si el software se distribuye en soportes magnéticos lo cuál es totalmente anticuado pero para algunos productos se sigue haciendo o si se hace como un bien intangible -bites descargables o distribuido en la nube-), promoción (comunicación, app marketing, branding, diseño gráfico, social media, Search Engine Optimization SEO y App Store Optimization ASO..), soporte técnico, presupuesto, etc.
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Interfaz de usuario de Odoo CRM, en inglés. Se puede configurar en idioma español.
Un CRM (Customer Relationship Management) es una plataforma que gestiona las relaciones e interacciones con los clientes y consumidores actuales y potenciales, tendente a llevar a cabo la estrategia de fidelización de la compañía. En pocas palabras, un CRM sirve para mejorar relación, la producción, satisfacción, retención y hacer crecer el negocio.
Básicamente, un CRM es una aplicación que almacena y organiza en un solo lugar toda la información relacionada con el contacto y el historial de interacción con el cliente. Esta información puede ser generada, compartida y utilizada por todo el equipo, cada miembro puede tener un grado o categoría diferente de información. Permite conocer, por ejemplo, cuál fué la última comunicación con un cliente determinado y que tema se trató. Un buen CRM, como Odoo, es capaz de generar, en el momento que se requiera, informes de varios aspectos del negocio. Generará pronósticos y planificará el futuro. Y ayudará a mejorar la aproximación con cada cliente, en relaciones uno a uno. Básicamente, Odoo CRM gestiona las solicitudes de información de los potenciales clientes, las oportunidades comerciales que llegan desde diferentes fuentes, las reuniones, comunicaciones telefónicas, campañas de marketing directo e email marketing, reclamaciones, atención al cliente y la gamificación. Y no sólo está limitado a la relación con los clientes, sino también a todas aquellas personas o entidades relacionadas con la organización: proveedores, socios, empleados, colaboradores, comisionistas, etc.
Odoo CRM es un programa opensource o software libre y gratis. El usuario solo paga por la implantación, configuración, hosting, mantenimiento y si fuera necesario formación.
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