En este video explicamos en detalle cómo solicitar una cotización, presupuesto o propuesta económica de un nuevo ERP o CRM para tu empresa o institución. Son temas que hay que tener en cuenta hasta la primera reunión con el proveedor del software, la cual también hay que preparar muy bien para obtener los mejores resultados. Pautas para la solicitud de un presupuesto o cotización de un sistema ERP:

1. Ponte en el lugar del proveedor de servicios de software

Deberías comenzar por final. ¿qué ocurre cuando envías a un desarrollador, integrador, implantador o consultor una solicitud de cotización o presupuesto. Tu solicitud de presupuesto o cotización -enviada por formulario o correo electrónico- llega al proveedor de servicios de software como un lead en su CRM. Transitará por su embudo de venta. Para este proveedor es una oportunidad de negocio, y al mismo tiempo, es una oportunidad de demostrar todo su talento empresarial.

Lo primero que hace la empresa, es valorar la importancia del lead y filtrar los que realmente tienen interés para el negocio y se pueden convertir en prospectos. Es que las empresas de software reciben muchísimos mensajes de solicitud de información y una gran cantidad de éstos son intrascendentes para su negocio (estudiantes de master, empresas que sólo recaban información sin tener nada en claro, preguntas obvias..etc). Y la contestación de estos pueden tener una tramitación no urgente. Por eso, expresa con claridad quién eres, a qué empresa representas y qué quieres. La forma en que llega la solicitud al proveedor de ERP, determina su nivel de respuesta: o un simple correo electrónico genérico o una inmediata llamada telefónica del gerente comercial, para fijar un encuentro inmediato (presencial o por videoconferencia).

2. Factores de evaluación del ERP en base a criterios predefinidos

Antes de enviar la solicitud de cotización o presupuesto, deberías tener en claro cómo vas a evaluar la calidad de las ofertas de servicios que irás recibiendo. Es decir, qué propuesta tecnológica y económica va a ser más conveniente para resolver las necesidades de gestión de tu empresa. Y también deberías establecer el equipo que realizará contigo la evaluación y selección de propuestas, de acuerdo a unos criterios predefinidos, por ejemplo:

Factores de evaluación (total 100%)

Software
Amplitud de módulos: ofrece todos los módulos que necesita la empresa
Profundidad de funcionalidad: cumple con los requisitos de software
Peso del criterio: 30%

Tecnología
Compatibilidad con la estrategia de TI: plataformas, base de datos, accesibilidad
On Premise o en La Nube
Software libre o software propietario
Integración con otros sistemas que ya tiene implantado la compañía
Adopción de tecnología por parte de los proveedores.
Peso del criterio: 20%

Características del Proveedor del ERP
Viabilidad, fortaleza, visión, experiencia, confianza, conocimiento del proveedor, certificaciones del proveedor en relación a la herramienta
Experiencia en implantación con otras empresas de tamaño similar y complejidad, y sector.
Referencias que presenta el proveedor
Peso del criterio: 15%

Implementación
Servicios de implementación que ofrece
Metodología de implementación definida y probada
Cronología del proyecto propuesto

Fuerza organizativa del proveedor: recursos de personal y calificaciones
Experiencia de los consultores e implantadores
Referencias similares en tamaño y complejidad.
Peso del criterio: 20%

Coste Total de Propiedad del ERP
Coste total de propiedad durante un período de años.
Licencia de software, suscripción, etc.
Servicios de implementación
Formación
Mantenimiento y evolutivos
Peso del criterio: 15%

Total 100%

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Información y Presupuesto

Tienes todo en claro, ahora sí envía tu solicitud de presupuesto o cotización de ERP o CRM: con información corporativa, contacto personal y una descripción de los procesos que la empresa o institución necesita optimizar.

3.1 Datos de la empresa

• País: España y sus comunidades autónomas, México, Colombia, Estados Unidos, Argentina, Chile, Bolivia, Brasil, Costa Rica, Cuba, República Dominicana, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Puerto Rico, Uruguay, Venezuela, otro.
• Número de trabajadores
• Número de USUARIOS: ¿A quienes se considera como Usuario del ERP?. Un usuario se define como un empleado que tendrá acceso al sistema en modo crear y/o editar.
• Los usuarios externos (como clientes o proveedores que usan el portal) no cuentan en el número de usuarios. Por ejemplo:
• Un empleado que informa de sus gastos u horario SI cuenta como un usuario;
• Un contable externo que utiliza el sistema para trabajar en tus números SI contabilizado como un usuario;
• Los clientes y proveedores que tienen acceso a sus facturas online NO contarán como usuarios;
• Los visitantes del website NO serán contados como usuarios.
• Facturación
• Número de delegaciones, sucursales, oficinas deslocalizadas, franquicias, ..
• Software de gestión que utiliza actualmente

3.2 Módulos del ERP

Podrías anticipar algunas de las funcionalidades que necesita tu empresa, aunque el consultor más adelante realizará una TOMA DE REQUERIMIENTOS profunda. O incluso, proponerte hacer un estudio tipo GAP análisis para centrar al máximo el proyecto y los módulos que realmente váis a necesitar, para que el presupuesto no aumente innecesariamente.

• Compras
• Ventas
• CRM
• Fabricación, producción o manufactura
• Almacén
• Tesorería
• Contabilidad y Finanzas (FICO)
• Recursos Humanos RRHH
• Proyectos
• Tienda online
• Otros módulos y desarrollos a medida para procesos propios de la empresa

3.3 Datos de contacto

• Persona de contacto
• Cargo en la empresa
• Nombre de la empresa
• Website
• Correo electrónico
• Teléfono
• Horario de contacto

4. ¿Cómo preparar la Reunión con los Proveedores del sistema ERP?, preguntas, respuestas, dudas

Tienes una cita online o presencial con la empresa implantadora del ERP: ¿qué información deberías manejar? ¿qué querrá saber el consultor sobre los procesos de tu empresa?

Consejo 1: Que en la reunión participe personal propio de la empresa con experiencia en las áreas más relevantes para el proyecto.

Consejo 2: Previo a la reunión Redacta y envía para la firma de la empresa implantadora un acuerdo de confidencialidad (ADC) y de no divulgación (en inglés non-disclosure agreement o NDA).

4.1 Estado de situación. ¿En que negocio se mueve tu empresa?

Lo más básico que querrá saber el consultor para conocer la situación de la empresa y la proyección futura:

• ¿De qué sector es tu empresa? ¿Qué productos o servicios ofrece?
• ¿Cuántos empleados tiene empresa en plantilla? ¿Estáis pensando en aumentar o disminuir la plantilla?
• ¿Cuál es la facturación anual del negocio? ¿La proyección es en aumento?
• ¿Cuantas ubicaciones tiene la empresa (delegaciones, sucursales..)? ¿Alguna oficina en el extranjero?
• ¿Si tu empresa es española, tenéis sucursales en la Unión Europea?
• ¿Cuáles son los objetivos comerciales más importantes que la empresa espera lograr este año?

4.2 Motivaciones. ¿Por qué su empresa necesita un sistema ERP?

• ¿Por qué quieres implantar un sistema ERP en tu empresa u organización?
• ¿Han ocurrido cosas que te lo sugieran, presiones o puntos débiles que te hayan llevado a tomar esta decisión?
• ¿Qué cree que sucederá si no adquieres un nuevo sistema ERP para su negocio? ¿Qué coste tendrá no tomar esta decisión?
• ¿Cuáles son los 3 problemas principales que implantar un ERP solucionará en tu negocio?

4.3 Aplicaciones actuales. ¿Qué software usa su empresa actualmente?

¿Cuáles son las aplicaciones o software que estáis utilizando actualmente? ¿Algún software contable, financiero o CRM?

¿Los sistemas actuales generan la información que la empresa necesita?

¿La aplicación de contabilidad está separadas de sus aplicaciones de fabricación, distribución, gestión de inventario o ventas?

¿Las aplicaciones tienen algún grado de integración?

¿El sistema actual se puede mantener y actualizar con facilidad?

¿Cuándo se instalaron las aplicaciones actuales? ¿Tienen una suscripción anual?

¿En qué tipo de hardware tiene la empresa?

¿Qué áreas funcionales del negocio aún no están automatizadas y se deberían integrar al nuevo sistema de gestión?

¿Qué funciones comerciales no se llevan a cabo dentro del sistemas actual y deberían formar parte del nuevo sistema de gestión?

 
4.4 ¿Cuáles son las preferencias de tu empresa respecto a la solución ERP a implantar y a la misma ejecución del proyecto?

¿Quién participa en el proceso de toma de decisiones para la compra de la solución ERP?

¿El proyecto ha sido aceptado o aprobado por la dirección, gerentes y empleados necesariamente involucrados?

¿Cuentas con un equipo de proyecto para gestionar la implementación?

¿Tienes un cronograma tentativo del proyecto? ¿Cuándo debería estar en producción?

¿Qué presupuesto manejas para este proyecto? ¿Cuánto calculas que te costará?

¿Prefieres un ERP alojado en los equipos de tu empresa, o en la nube?

Video de Eduardo Paz Lloveras sobre cómo solicitar una cotización o presupuesto de software ERP o CRM