El proceso de implantación de un ERP pasa por varias etapas, que si se trabajan muy bien, el proyecto irá en muy buena dirección. Aquí damos algunos tips desde la planificación inicial hasta la puesta en producción del sistema ERP. Evidentemente, cada implantación será una experiencia diferente para cada empresa. No hay dos implantaciones iguales. 

I. Etapa de Planificación del proyecto ERP

- Establecer el equipo del proyecto ERP y los roles

Líderes de áreas implicados en el proyecto (ventas, servicios de atención al cliente, contabilidad, compras, operaciones y alta dirección)

- Examinar los procesos de negocio actuales y el flujo de información.

¿Qué procesos deben ser mejorados? ¿automatizados? ¿el personal debe pasar horas extras procesando documentación comercial? ¿cómo es el servicio de atención al cliente?

- Recopilar los documentos clave de la empresa

- Formularios y plantillas, facturas de compra y de venta, ofertas de venta y de compra, albaranes de venta y de compra, pedidos de compra y de venta, conocimiento de embarque, depósitos, etc.

- Establecer los objetivos core del proyecto

Reducir los retrasos, mejorar el tiempo de entrega (distribución), aumentar los rendimientos de producción,..

- Desarrollar un plan de proyecto de implantación

Metas y objetivos definidos, el presupuesto total, calendario, acciones de capacitación, responsabilidades individuales y del equipo.
El plan debe finalizar con una relación de “actividades concretas” para cada una de las personas del equipo.

II. Etapa de Revisión del Procedimiento

- Revisar las capacidades del nuevo ERP.

- Implementar un GAP Análisis, es el proceso de comparar “la brecha” entre los procesos que nuestra empresa viene realizando, con las funcionalidades del nuevo ERP.

- Identificar procesos manuales que deberán ser automatizados

- Desarrollar y documentar Procedimientos Operativos Estandarizados (POEs), es decir, las instrucciones para un determinado proceso de trabajo.

Por ejemplo:

¿Cómo gestionar los cambios de precios globales?
¿Qué pautas seguiremos para registrar nuevos prospectos y clientes en el CRM?
¿Cómo gestionaremos las campañas de email marketing para cumplir con la ley de protección de datos, la RGPD?
¿Cómo agregamos un nuevo producto o fórmula?

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III. Etapa de Parametrización – Configuración y Desarrollo

En esta etapa se deberá configurar la herramienta bajo los parámetros definidos en la etapa anterior

De ser necesario se deberán implementar desarrollos o configuraciones personalizados

Realización múltiples pruebas del sistema

IV. Etapa de Migración de datos históricos

- Definir qué datos serán migrados o convertidos al nuevo sistema. Los ERP tienen herramientas para hacerlo.

- Limpieza de datos: elimina la información innecesaria, como los clientes que no han comprado en un tiempo o ya no están en el negocio.

V. Etapa de Puesta en Producción o Go Live

Es la puesta en marcha del nuevo sistema ERP, su principal objetivo es salir del entorno de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de producción

Normalmente se trabaja con una lista de verificación final de Puesta en Producción del ERP

Se constata que el proceso de inventario físico esté completo

Se desarrollan procedimientos de entrada de saldo inicial para todos los módulos

Se abordan los problemas de transición

Se comprueban a fondo los documentos y las modificaciones

Los jefes ejecutivos y departamentos ya tienen que estar totalmente capacitados

El proveedor del ERP está disponible para el día de Puesta en Producción o Go-live, los usuarios tendrán asistencia durante sus primeras transacciones en vivo.

Video de Eduardo Paz Lloveras explicando las fases o etapas de un proceso de implantación o implementación de un ERP: