El software de gestión de proyectos tiene por objetivo ayudar a las empresas a planificar, coordinar y controlar los proyectos desde un punto de vista técnico, administrativo y presupuestario. Y está enfocado a cumplir los objetivos sin dilación.

La inteligencia artificial o IA, particularmente, el Machine Learning o aprendizaje automático y Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP), tiene la capacidad de aportar muchos elementos que convierten el software de gestión de proyectos en una herramienta muy poderosa y disruptiva.

En Harvard Business Review explicaban que la IA (inteligencia artificial) permite:

- Mejorar las capacidades de selección de los proyectos que la empresa debería abordar y el orden prioridad. Es que machine learning predice mejor que un humano.

¿Sabes por qué fracasa un proyecto?: normalmente, por estimaciones demasiado pesimistas o demasiado optimistas. A un Excel lleno de millones euros, lo llaman el escenario más desfavorable.

La predicción es uno de los principales valores de la inteligencia artificial. Pone los pies en la tierra. FUENTE: Antonio Nieto-Rodriguez et al, 2023. How AI Will Transform Project Management. Harvard Business Review.

- La IA, simplifica y optimiza el papel de la oficina de gestión de proyectos (PMO). Y automatiza sus funciones y procesos.

- Mejora la definición, planificación, la gestión del riesgo y los informes de los proyectos. Y los agiliza.

- Mejora la gestión de proyectos mediante asistentes virtuales conversacionales, de texto, comandos de voz, chat, imagen, video, o sonidos. Como el modelo de lenguaje ChatGPT y todo tipo de IA Generativa, capaz de reconocer el contexto y aprender de la experiencia.

Es más, si ahora mismo le pido a ChatGPT que me genere un Diagrama de Gantt de un nuevo proyecto, lo hace sin problemas. 

Ejemplo muy simple. Escribo el promt:

"Hola, por favor, programa la ejecución de software de gestión de inventario generando un diagrama de GANTT con una duración de dos años. 

Primero, crea una tarea para la investigación y selección del software y establece su inicio para la semana 1 del año 1. 

Luego, crea una tarea para la capacitación del personal y establece su inicio para la semana 5 del año 1. 

A continuación, establece una tarea para la configuración del software y su inicio en la semana 10 del año 1. 

Continúa creando tareas para el ingreso inicial de inventario, la integración con otros sistemas, pruebas y mantenimiento para garantizar que el proyecto se cumpla en el plazo de dos años."

Y me generado un diagrama de Gantt, con todas las tareas, su tiempo de desarrollo y su deadline.

- La IA mejora los sistemas de prueba, tests funcionales y la simulación de distintos escenarios del proyecto. Muy importante en mega-proyectos.

- y cambia completamente el rol del director de proyectos, porque ha de trabajar en un entorno totalmente automatizado.

Beneficios de usar Herramientas de Inteligencia Artificial para la Gestión de Proyectos

La inteligencia artificial automatiza:

• El desarrollo de la documentación del proyecto, de la justificación y del soporte técnico.
• Lleva a cabo funciones de colaboración automatizada, como la asignación de tareas en equipo, el seguimiento del progreso y los comentarios.
• Asignación de recursos.
• Mitigación y predicción de riesgos de proyectos.
• Genera el flujo de trabajo y automatización de tareas del proyecto.
• Realiza la gestión de datos.
• La priorización de proyectos en función de importancia o urgencia.
• Gestión de tareas diarias.
• Configuración de KPI del proyecto.
• Gestiona las tareas administrativas del proyecto y deliverables o entregables del proyecto.
• El análisis de datos del proyecto.
• La categorización de tareas en función de factores como su prioridad, fecha límite y nivel de complejidad.
• El seguimiento de costes en relación al tiempo de dedicación a cada tarea.
• El presupuesto del proyecto y su rentabilidad.
• La programación de nuevos proyectos.
• Análisis de proyectos con alto grado de complejidad.

7 Software de Gestión de Proyectos Impulsados por Inteligencia Artificial para PYMES y Profesionales

1. Ayanza

Ayanza integra la inteligencia artificial para mejorar el rendimiento del programa y la colaboración entre los miembros del equipo.

La IA siempre está activa, en cualquier tarea o acción del proyecto.

• Tiene una funcionalidad de "brainstoming" que permite contrastar tus ideas con las de la Inteligencia Artificial. Activa la creatividad grupal y aporta nuevas ideas.
• Utiliza procesamiento de lenguaje natural para narración automatizada de texto. 
  Para elaborar contenidos, documentos del proyecto, informes, actualizaciones, estrategias, etc.
• Ayanza tiene una versión totalmente gratis permanente.
• Con almacenamiento ilimitado
• Gestión colaborativa de notas
• Gestión de proyectos mediante tableros Kanban, Tablas, diagramas de Gantt, entre otros.
• Gestión de Actividades
• Y Wiki de la empresa

Está disponible para iPhone y Android. En breve, para Mac y Windows en escritorio

2. Wrike

Wrike es una programa de gestión de proyectos que utiliza inteligencia artificial para automatizar los flujos de trabajo, aumentar productividad y la eficiencia operativa.

Básicamente, la IA ayuda a los usuarios a: 
identificar los cuellos de botella en los procesos y 
a programar tareas y recursos en forma automatizada para acelerar los proyectos y enfocarte en lo que realmente interesa.

• Mejora la colaboración en el equipo
• Y el control de riesgo del proyecto.
• Gestiona los proyectos mediante tableros Kanban totalmente personalizables.
• Identifica y anticipa los retrasos
• Respecto al precio, ofrecen un plan gratis permanente, y varias opciones de pago.

Disponible para iPhone y Android.

3. Forecast

Forecast utiliza aprendizaje automático para predecir el progreso del proyecto y para programar tareas automáticamente y los recursos en función de los datos históricos y del progreso del proyecto. 

• Aprende tanto de los proyectos exitosos y de los que han fracasado.
• Y presenta recomendaciones personalizadas para la empresa. 
• Realiza predicciones sobre tareas, hitos, fechas de finalización del proyecto. Y sobre el nivel de consumo del presupuesto.
• Ayuda a tomar medidas para que un proyecto no altere peligrosamente su curso. 
  Determina factores críticos de gestión de riesgos.
• Ofrece varios planes de pago.

Y está disponible para iPhone y Android.

4. ClickUp

ClickUp  es un sistema de gestión de proyectos basado en IA muy potente e intuitivo.

• Presenta toda la información en un tablero personalizable.
• Gestiona muy bien la comunicación de los equipos.
• Utiliza AI para generar instantáneamente narraciones: 
• Un primer borrador, o llevar a cabo un brainstorming.
• O crear propuestas o planes detallados útiles en la gestión de los proyectos de la empresa.
• O redactar emails.
• O resumir documentos, tareas, comentarios, y lo tratado en una reunión.

ClickUp crea:

• Mapas mentales
• Listas de control
• Gestión de Prioridades
• Dependencias de tareas
• Plantillas de tareas
• Gestión de Documentos y wikis
• Seguimiento de objetivos
• Gestión de Carga de trabajo

Y tiene una versión gratuita, para siempre y varias versiones de pago.

5. Asana

Asana es una de las mejores soluciones de gestión de proyectos del mercado y la inteligencia artificial predomina en casi todas sus funcionalidades.

• Potencia la planificación estratégica enfocada a objetivos.
• Ayuda a los equipos a acelerar los procesos de negocio.
• Asigna y prioriza la dedicación del equipo en las actividades y tareas de mayor impacto para el proyecto.
• Identifica los hitos esenciales y los obstáculos que podrían impedir el éxito del proyecto.
• Ofrece tableros personalizados para visibilizar lo que realmente te importa.
• Realiza "inteligencia de recursos" que detecta todas las capacidades y recursos de la organización. Y las optimiza.
• E "inteligencia de ejecución" para optimizar al máximo los flujos de trabajo.

Está disponible para iPhone, Android, Mac y Windows. Tiene una versión gratuita, permanente pero básica. Y versiones Premium y Business.

6. Proofhub

Proofhub es una suite de gestión de proyectos basada en inteligencia artificial que utilizan empresas como Disney, Netflix, Google, la NASA o Nike.

• Está muy enfocada en la comunicación y colaboración.
• Conversaciones de personas, seguimiento de discusiones.
• Ofrece múltiples herramientas de visualización de proyectos, desde tablas, calendario, tableros Kanban.
• Informes de alto nivel y en tiempo real impulsados por IA
• Facilidades para los gerentes de proyectos, com delegar tareas en miembros del equipo.
• Gestión de aprobaciones.
• Creación de borradores de trabajo.
• Seguimiento del tiempo de tareas y presupuestos.

No ofrece una versión gratuita, pero si una más económica para PYMEs.

7. Hive

Hive es una herramienta de gestión de proyectos que utiliza modelos de lenguaje natural. Por ejemplo, que sugieren qué pasos y tareas debería implementar para iniciar y estructurar tu nuevo proyecto. 

• Redacta contenido e emails automáticamente
• Responde a encargos o solicitudes personalizadas
• O diseña imágenes generadas por IA
• Tiene una versión gratis permanente

Y Está disponible para iPhone, Android, 

Otros programas para gestión de proyectos basados en IA que podrías revisar son: Monday, Basecamp, Jira, Tara y Project Insight.