Todo list organización de tareas 

Por definición, un To Do List contiene todas las tareas que una persona, trabajador o profesional realizar cada día. Es una aplicación productiva, de organización personal. Hay varios programas, software o aplicaciones que gestionan perfectamente este tipo de necesidades y en este artículo recomendamos 5 de las mejores aplicaciones TO DO List (tres privativas y dos opensource libre y gratis). Pero también se reflexiona sobre cómo mejorar el sistema de gestión de prioridades y enfoque en la selección de actividades a realizar, para buscar la eficiencia y un beneficio más amplio y a largo plazo, que llamamos: To Be List y To Stop Doing List, es decir, lo que debemos buscar SER y lo que debemos DEJAR de HACER. 

Indice de aplicaciones To Do List

1. Any.do

2. Tick Tick

3. nTask

4. Habitica

5. Task Coach

Consejos para la gestión a mediano y largo plazo

To Be List

To Stop Doing List

 

Razones por la gente utiliza To Do List:

  • Reducen la ansiedad en relación al caos del día a día
  • Dan una estructura o plan que señirnos, lo cual ayuda a gestionar el día
  • Nos dan una prueba de lo que hemos logrado en el día, semana o mes
  • Y porque recordamos mejor las cosas que tenemos que hacer, que las que ya hicimos (Efecto Zeigarnik).


Video de Eduardo Paz Lloveras sobre To-Do List y reflexiones

Un software To Do List (crea la lista de lo que debo hacer) es una herramienta de productividad creada para administrar, priorizar, y completar las tareas más importantes para tí o para tu empresa, y relegar a un segundo o tercer plano las menos trascendentes.


Características principales de un software To Do List

  • Un To Do List es una aplicación muy básica y ligera
  • Interfaz de usuario y flujo de trabajo muy limpios
  • Agiliza la forma de añadir y organizar las tareas por realizar. Un par de clicks son suficientes
  • Ofrece múltiples formas de organizar las tareas: mediante etiquetas, equipos, responsables, listas de tareas, proyectos, por fechas de vencimiento,...
  • Recuerda o notifica los deadlines, fechas o plazos que hemos fijado: mediante notificaciones, widgets, correos electrónicos o recordatorios por WhatsApp o SMS
  • Disponibles para Android, iPhone y iPad, Mac, Windows, Smartwatch, Apple Watch, etc..

  

5 Mejores Aplicaciones To Do List privativas y opensource gratis

 

1. Any.do

La versión gratuita es suficiente para organizar tus tareas.
Tiene funciones de geoposicionamiento, para lanzar notificación al llegar a un sito determinado


Características clave:

  • Gestión de listas de tareas junto con tareas recurrentes
  • Recordatorios basados ​​en la ubicación
  • Interfaz de usuario intuitiva
  • Prioridades y categorías de tareas
  • Códigos de colores y temas personalizados.
  • Chat de equipo y archivos adjuntos
  • Vistas de proyecto, Kanban y calendario
  • Asistente personal para hacer las cosas.
     

Precios
Any.do está disponible en dos planes:

Versión gratuita
Premium a $ 2.99 por mes

 

2. Tick Tick


 
Puedes crear tareas usando Siri.
Y también con Google Assistant mediante Google Home o con la APP de Google Assistant


Características clave:

  • Creación inteligente de tareas utilizando Siri.
  • Gestión de tareas, incluidas tareas únicas y recurrentes, asignación, programación en el calendario, subtareas, prioridad y etiquetado.
  • Temporizador Pomo para rastrear la duración de la tarea.
  • Convierte correos electrónicos en tareas.
  • Listas de tareas completas y compartibles para usar personal o profesionalmente.
  • Múltiples recordatorios para horarios incluyendo alertas basadas en ubicación.
  • Potente vista de calendario.
  • Sincronización de datos y respaldo.
  • Aplicaciones móviles para iOS y Android.
     

Precio:
Básico gratis
Premium a $ 28 por año

 


3. nTask

 

nTask es una de herramienta de administración de tareas muy completa.
Incluye administración de proyectos con diagramas de Gantt
Módulo de gestión de problemas

 

Características clave:

  • Gestión de tareas para crear, asignar, organizar, priorizar y compartir tareas con múltiples estados.
  • La administración de proyectos incluye diagramas de Gantt, informes de proyectos y cronogramas de proyectos para administrar y monitorear el progreso del proyecto.
  • Comentarios flexibles que incluyen comentarios sobre tareas en proyectos y convertir comentarios en tareas utilizando Slack.
  • Múltiples espacios de trabajo específicos del equipo que se pueden administrar y monitorear simultáneamente.
  • Módulo de administración de partes de horas para crear y administrar secciones específicas del equipo para los esfuerzos de tareas de los empleados y la nómina.
  • Módulo de gestión de reuniones que incluye organizar, programar y gestionar reuniones (una vez o recurrentes).
  • Módulo de gestión de problemas para facilitar la identificación y el listado de problemas.
  • El módulo de gestión de riesgos lo ayuda a identificar y realizar un seguimiento de los riesgos potenciales.
  • Potentes herramientas de búsqueda y filtro para buscar tareas, proyectos, reuniones, problemas y riesgos.
  • Alertas, notificaciones y recordatorios para mantener a los equipos en camino.
  • Autenticación de dos factores para una amplia seguridad.
  • Acceso de terceros.
  • Aplicaciones móviles 
     

iOS y Android


Precio
Gratis: tareas ilimitadas, listas de verificación, reuniones, problemas y más.
Pro a partir de $ 1 por usuario por mes.

 

4. Habitica

 

Habitica es una app opensource gratuita de construcción de hábitos y productividad basada en gamificación

Es como un juego con recompensas y castigos en el juego para motivar y una fuerte red social para inspirar al usuario.
Si cumples objetivos ganas premios, subirás de nivel, desbloquearás armaduras, tendrás mascotas,...

Funcionalidades:
Gestión de hábitos
Objetivos diarios
Lista de tareas pendientes

Licencia opensource propia, libre y gratis

 

5. Task Coach

 

es un administrador de tareas opensource muy bien organizado. Muy básico.

Task Coach ofrece funcionalidades de:

  • Seguimiento de esfuerzos
  • presupuestos
  • Notas
  • Ajustes de prioridad
  • Recordatorios y mas.

Licencia opensource GNU GPL, libre y gratis

 

¿Cómo obtener más eficiencia y beneficios a más largo plazo en la gestión de las prioridades? 


Las TO DO Lists están muy bien, pero para ganar mayor es imprescindible focalizar en las cosas que realmente importan a tu empresa.

Creo que en vez de una To Do List, deberías tener tu lista de lo que quieres SER o lo que quiero que tu empresa sea, (tu TO BE list) y como refuerzo, tu lista de lo que debes dejar de hacer inmediatamente (Stop Doing List) para poder lograrlo.


Lista de lo que quieres que tu empresa sea, o lo que quiero ser (tu TO BE list)


TO DO hacer o lograr


Ser en lugar de hacer


Quiero SER:

  • Sano, saludable
  • Enfocado
  • Motivado


Y que ¿Qué necesito hacer para SER?

Debo Convertir las intenciones en acciones:

  • Comer alimentos nutritivos (saludables)
  • Eliminar la multitarea, las distracciones, ... (enfocado)
  • Rodearme de personas influyentes positivas (motivadas)

 

Quiero SER una empresa:

  • Sana, saludable
  • Enfocada
  • Motivada … o lo que sea

Hay que Convertir las intenciones en acciones:

Ejemplos de Quiero SER una empresa,

Conseguir la rentabilidad de la empresa y mantenerla:

Intenciones:
Que los ingresos se mantengan por encima de los costes del negocio.

Acciones:
Centrarse en controlar los costes de producción, operaciones y mantener un margen de beneficio racional en los productos vendidos.


Mayor Productividad de las personas y de los recursos de la empresa

Intenciones:
Que los recursos de la empresa sean lo más productivos posible.

Acciones:
Capacitación de los empleados
Mantenimiento de los equipos y maquinarias
Compra de equipos más eficientes


Llevar el servicio al cliente a un nivel de excelencia

Intenciones:
Un buen servicio al cliente ayudará a retener clientes y generar mayores ingresos recurrentes.

Acciones:
Mantener felices a los clientes como objetivo principal de la organización.


Atraer y retener talento

Intenciones:
La rotación de personal cuesta mucho dinero en pérdida de productividad y los costes asociados con el reclutamiento (publicidad de empleo, agencias de empleo o trabajo temporal, headhunters, etc).

Acciones:
Mantener un entorno productivo y positivo para los empleados para favorecer la retención.


— O podría ser también:
Mantener un flujo de caja saludable
Gestionar el cambio para enfrentar a los nuevos desafíos de su sector o industria
Llegar a los clientes adecuados o al track de mercado más conveniente
Superar a la competencia

 

 

Lista de lo que debes dejar de hacer inmediatamente (Stop Doing List)

Lo que no dejas ir, lo cargas

Lo que cargas, te pesa

Y lo que te pesa, te hunde


Básicamente lo importante es tener en claro hacia a dónde ir, concentrarse en ello y descartar lo que interfiera en el camino.

 

Cinco consejos para crear tu lista de "dejar de hacer", tu (Stop Doing List)


1. Recorta las actividades que no respalden los valores de tu empresa.

2. Deja de establecer prioridades a corto plazo. Eleva la mira: 10 años, cinco años y un año
La planificación a largo plazo te ayudará a aclarar las prioridades y ver cuáles de sus actividades actuales no te ayudarán a alcanzar sus objetivos.


3. Recorta el 80% (Principio de Pareto)

Vilfredo Federico Pareto (1848-1923)​ fue un ingeniero, sociólogo, economista y filósofo italiano,

El Principio de Pareto sostiene que el 80 por ciento de los resultados provienen del 20 por ciento del esfuerzo.

El 80% de las ventas de una empresa proviene de un 20% de los clientes, o de un 20% de los productos.

O el 80% de tus gastos, se hace con el 20% de sus proveedores.

En logística (controlando el 20% de los productos almacenados puede controlarse el 80% del valor de los productos del almacén)

El 80% de las quejas de nuestros clientes recaen sobre el 20% de nuestros productos.


Eso significa que probablemente estás gastando el 80 por ciento de tu tiempo sin lograr poco o nada.


Hay que reenfocar, cambiar la energía al 20 por ciento del mejor rendimiento en cualquier área; el resto a la (Stop Doing List)

 

4. Elimina los vampiros que te roban la energía (y no sientas ninguna culpa)

Los vampiros del tiempo y narcisistas pueden ser muy tóxicos

Prioriza las actividades con personas que te aporten energía.

 

5. Determina el ROI de tu lista de tareas pendientes para centrarte en el valor

El retorno de la inversión en tiempo y esfuerzo puede establecerse como un valor económico, o emocional, o de aportación a los objetivos de la empresa.

No hay que confundir el movimiento con la acción. A veces tiene más valor quedar con tu equipo en una reunión de estrategia, que hacer un viaje de negocio que seguramente no va a tener ningún tipo de impacto (o bajo ROI)

 

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